Według popularnej definicji to: „automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”. Jeśli nie wszystko wydaje Ci się w tym momencie jasne, to nie szkodzi. W dalszej części tekstu, rozłożymy definicję na poszczególne elementy, na podstawie których, wyjaśnimy jak działa taki system w konkretnej firmie.
Ponieważ myśląc o systemie workflow przed oczami stają nam najczęściej firmy z branży finansowej i informatycznej, to sposób działania takiego programu pokażemy na przykładzie branży budowlanej. Będzie to dowód, że nie ma obecnie rynku, na którym takie rozwiązanie nie zwiększą wydajności i jakości pracy.
Workflow w praktyce
Limax Contractors Ltd jest londyńską firmą specjalizującą się w zaawansowanych robotach ziemnych, małej architekturze, renowacjach, rozbudowach oraz tworzeniu nowych konstrukcji. Ponieważ ich praca opierała się na kilku różnych systemach – od Estimate and Project Expert, po Xero i Excel -utrudniało i opóźniało to realizację poszczególnych zleceń. Informacje o postępach w projektach były trudno dostępne, co spowalniało reagowanie na sytuacje odbiegające od przyjętych założeń. Aby kontynuować dalszy rozwój firmy, konieczna była optymalizacja procesów i to w jak najszybszym czasie.
Zdecydowano się na współpracę z polską firmą Kotrak S.A. ze względu na jej wieloletnie doświadczenie w dostarczaniu oprogramowania dla branży budowlanej.
Wdrożone rozwiązanie pozwoliło zintegrować posiadane systemy i aplikacje, co przełożyło się na szybki dostęp do potrzebnych informacji. Dzięki nowemu oprogramowaniu udało się zoptymalizować procesy składania zamówień i ułatwić kontrolę nad płatnościami oraz uprościć proces przesuwania zasobów ludzkich pomiędzy projektami. Dodatkowo wdrożone narzędzie usprawniło obieg dokumentów m.in. odzyskano pełną kontrolę nad projektami w zakresach: budżetowania i płatności, tworzenia harmonogramu wykorzystania zasobów oraz przenoszenia ich między konkretnymi zleceniami. W samym wykonaniu zaskakuje tempo prac. Wstępna analiza trwała jedynie 2 dni, a wdrożenie systemu zakończyło się po 2 miesiącach.
Obecnie całe oprogramowanie należy do Limax Contractors Ltd, więc nie są więc oni zależni od żadnej zewnętrznej firmy, mogą je dowolnie rozszerzać i modyfikować. Choć w razie potrzeby, do ich dyspozycji pozostaje asysta Grupy Kotrak.
Działaj, analizuj, archiwizuj
Jakie są zatem główne zalety wprowadzenia systemu workflow do firmy lub organizacji? Po pierwsze: pozwala on podzielić i przypisać zadania odpowiednim osobom, a co ważniejsze, wcześniej potrafi te procesy określić i umieścić w odpowiednim miejscu. Po drugie: dzięki workflow można na bieżąco monitorować każdy aspekt działalności, od stanu danych zadań, przez ich wykonawców, po dokonywanie zmian, gdy wymaga tego projekt. Wreszcie po trzecie: archiwizując zadania system tworzy ogromną bazę danych przedsiębiorstwa dostępną z poziomu komputera, pozwala to na analizowanie i modyfikowanie procesów na podstawie wcześniejszych informacji.
Wdrożenie systemu workflow do firmy może być oparte o dwa modele. Jednym z nich jest skorzystanie z gotowych rozwiązań, na które kupuje się licencję i jedynie dostosowuje do potrzeb firmy. Innym, droższym i bardziej czasochłonnym, ale pozwalającym otrzymać idealnie dopasowany system, jest stworzenie go od podstaw dla konkretnej firmy. Oba rozwiązanie mają swoje wady i zalety, dlatego decyzję o zdecydowaniu się na dany model, powinno się podejmować po dokładnej analizie potrzeb i zasobów firmy.