Każdy, nawet najmniejszy, projekt potrzebuje odpowiedniego planu. To właśnie najczęściej słaby i niekompletny plan potrafi być przyczyną niepowodzenia danej inicjatywy lub inwestycji.
Właściwie opracowany plan, który uwzględnia wszystkie najważniejsze aspekty działania, jest zatem podstawą każdego przedsięwzięcia osiągającego sukces. W jaki sposób stworzyć skuteczny plan projektu pozwalający na osiągnięcie zamierzonych celów?
W tym artykule zaprezentujemy kilka praktycznych wskazówek, które pomogą w napisaniu skutecznego planu projektu.
Co to jest plan projektu?
Plan jest intuicyjnym przedstawieniem zakresu działań, które zamierza się wykonać. Tak z pewnością wyglądałaby książkowa definicja planu, jednakże w praktyce plan projektu musi być o wiele bardziej złożony. Dlaczego? Ponieważ służy on jako podstawa skutecznego zarządzania danym projektem i umożliwia konsekwentne egzekwowanie zaplanowanych działań.
Taki plan powinien przede wszystkim zawierać dokładnie opisane etapy realizacji projektu. Stworzenie harmonogramu prac projektowych jest bardzo ważne, ponieważ pozwala na wykonywanie postanowień. Jest to swoisty kompas, dzięki któremu wcielanie projektu w życie trzyma się obranego kursu.
Jak stworzyć efektywny plan projektu?
Stworzenie efektywnego planu projektowego nie jest wcale takie proste, jak mogłoby się to na samym początku wydawać. Przemyślane podejście oraz wzięcie pod uwagę kluczowych czynników to sposoby na stworzenie skutecznego planu projektowego, którego potrzebuje tak naprawdę każde przedsięwzięcie.
Oto przykład planu zarządzania projektem, czyli kilka praktycznych wskazówek na temat tego, co powinno znaleźć się w takim dokumencie.
- Wyraźne określenie celów projektu. Trafne wyznaczenie celów decyduje często o sukcesie. Ważne, aby ustanowione cele były realistyczne, mierzalne i możliwe do osiągnięcia dla interesariuszy danego przedsięwzięcia.
- Ustalenie zakresu prac. Bardzo istotny punkt, od którego zależy nie tylko tempo progresu, ale przede wszystkim jego jednostajność. Pozwala to uniknąć niejasności i nieporozumień co do tego, kto jest odpowiedzialny za daną część projektu.
- Harmonogram wdrożenia projektu. Ten punkt to tak naprawdę meritum i to właśnie od dobrego harmonogramu zależy powodzenie całego planu. W takim harmonogramie trzeba ustalić nie tylko termin rozpoczęcia i zakończenia działań, ale także należy uwzględnić takie niuanse, jak deadline’y poszczególnych zadań.
- Przydział zasobów. Przypisanie odpowiedniej ilości zasobów do konkretnych zadań jest receptą na skuteczne wykonanie zaplanowanego projektu. Chodzi zarówno o budżet, siłę roboczą (pracowników), jak i sprzęt.
- Identyfikacja ryzyka i skuteczne nim zarządzanie. Sytuacje kryzysowe to nieuchronna część każdej realizacji planu. Sztuką jest zatem nie tylko odpowiednie przewidzenie takich sytuacji, ale także ustalenie sposobu radzenia sobie z ewentualnymi kryzysami. Skuteczne zarządzanie ryzykiem zwiększa szanse na pomyślny finał. Plan działania na wypadek kryzysu jest niezbędnym elementem każdego planu projektowego.
- Monitorowanie postępów. Ostatnim, ale nie najmniej ważnym punktem jest wpisanie do planu projektowego sposobu monitorowania postępów jego realizacji. Wyznaczenie konkretnych terminów i ścisłe sprawdzanie ich przestrzegania jest jedyną metodą, aby cały projekt został wykonany we wcześniej założonym czasie.
Czym cechuje się skuteczny plan projektowy?
Skoro wiesz już, w jaki sposób zbudować plan projektowy, to z pewnością zastanawiasz się, dlaczego każdy plan nie jest maksymalnie skuteczny i efektywny? Odpowiedź jest złożona, z tego powodu warto wyjaśnić kilka kwestii. Przede wszystkim należy wspomnieć o tym, że plan musi być napisany w sposób jasny, czytelny i możliwie najprostszy.
Dowiedz się więcej o szkolenia zarządzanie projektami
Kolejną istotną cechą skutecznego planu jest jego realizacja. Wyznaczenie sobie w planie projektowym celów, które nie są możliwe do zrealizowania, będzie powodowało tylko frustrację, przepalanie zasobów oraz ostatecznie spowoduje porażkę całego przedsięwzięcia.
Skuteczny plan projektowy cechuje się także elastycznością oraz spójnością. Jego modyfikacja w razie sytuacji kryzysowych musi być możliwa,ale jednocześnie wszystkie etapy wciąż powinny być ze sobą spójne.
Gdzie możesz zdobyć wiedzę, jak tworzyć plany projektowe?
Najlepszym i najbardziej skutecznym sposobem na to, by zdobyć wiedzę z zakresu tworzenia planów projektowych jest uczestnictwo w szkoleniach związanych z tą tematyką. Na takich szkoleniach możesz dowiedzieć się, w jaki sposób konstruować poszczególne etapy realizacji zadań na podstawie przykładowych projektów.
Taki sposób nauki jest najbardziej skuteczny i owocny, ponieważ wystarczy jedno szkolenie, aby wiedzieć, w jaki sposób tworzyć skuteczne plany projektowe. Wiedza ta przydaje się na każdym etapie przedsięwzięcia, czyli zarówno na jego początku, jak i już w trakcie realizacji.Stworzenie planu projektowego jest fundamentem każdej inwestycji, dlatego tak istotne jest, aby wiedzieć, w jaki sposób przekuć założenia w głowie na gotowy plan.