Prowadzenie biznesu wiąże się z szeregiem obowiązków, jakim trzeba sprostać. To konieczność bycia specjalistą w kilku obszarach i osobą gotową zarządzać nie tylko zespołem pracowników, ale również niespodziewanie pojawiającymi się kryzysami. Wie o tym każdy, kto posiada własną firmę lub też zarządza(ł) przedsiębiorstwem.
Im większy biznes, im większa liczba zatrudnionych, tym więcej satysfakcji i… obowiązków, wynikających z przepisów prawa pracy. Konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przestrzegania czasu pracy zatrudnionych, odpowiedniego rozliczania godzin nadliczbowych, pilnowania kwestii urlopowych, zwolnień lekarskich i terminowego wypłacania wynagrodzeń w odpowiedniej wysokości to nie lada wyzwanie zarówno dla Ciebie, jak i Twojego działu księgowości oraz HR. Na szczęście wraz z rozwojem technologii powstają systemy wspierające firmy w realizacji pracochłonnych zadań. Dziś, dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu, możliwe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, podobnie jak i całej dokumentacji pracowniczej, w formie elektronicznej. Pożegnaj się więc przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej! Na cztery spusty zamknij archiwum, w którym piętrzą się stosy teczek wszystkich pracowników – zarówno tych obecnych, jak i byłobych. Skończ z gromadzeniem niepotrzebnej (i nieekologicznej) makulatury przez długie lata (obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej trwa przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia), Postaw na dostosowane do współczesności, skrojone na miarę każdego biznesu, rozwiązania, czyli elektroniczną ewidencję czasu pracy.
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Zgodnie z przepisami, ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu obliczaniu należnych pracownikom wynagrodzeń oraz innych świadczeń, które są związane ze stosunkiem pracy. W myśl regulacji prawnych, dopuszczalne jest prowadzenie ww. dokumentacji w jednej z dwóch postaci – papierowej lub elektronicznej. Warto podkreślić, że obie formy prowadzenia ewidencji są równoważne i mogą się wzajemnie zastępować.
Komu potrzebna jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?
Odpowiedź brzmi: każdemu, kto chce prowadzić nowoczesną firmę i zautomatyzować powtarzalne, odtwórcze procesy.
Każdemu, kto chce usprawnić funkcjonowanie swojego biznesu oraz poprawić efektywność działań.
W końcu każdemu, kto chce zwiększyć produktywność swoich pracowników i jednocześnie odciążyć dział księgowości, kadr czy HR.
Na czym polegają ułatwienia związane z prowadzeniem elektronicznej ewidencji czasu pracy?
Prowadząc ewidencję w formie elektronicznej nie musisz martwić się wspomnianym archiwizowaniem papierowych teczek z dokumentacją pracowników. Ryzyko zagubienia lub zniszczenia jakiegokolwiek dokumentu jest wyeliminowane praktycznie do zera – wszystkie dokumenty masz w formie elektronicznej, odpowiednio zaszyfrowane w celu maksymalnego zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych.
Co więcej, prowadząc elektroniczną ewidencję eliminujesz pomyłki związane z wpisami na papierową listę obecności. Koniec ze źle zaznaczonymi godzinami pracy, podpisami pracowników pod niewłaściwymi datami, czy tzw. koleżeńskimi wpisami, tuszującymi spóźnienia kolegów. Ewidencjonowanie czasu rozpoczęcia oraz zakończenia pracy za pomocą foto-rejestratorów to zdecydowanie lepsze rozwiązanie – prostsze w obsłudze, bardziej niezawodne i dokładniejsze.
Dodatkowo, dzięki prowadzeniu całości dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz pełnej synchronizacji systemów ewidencjonowania czasu pracy z danymi takimi jak skany pism, w każdej chwili masz podgląd na to, jak przebiega praca danego pracownika. Za pomocą jednego kliknięcia możesz sprawdzić ego miesięczny rozkład pracy, ilość wykorzystanych dni urlopowych, okresy przebywania na zwolnieniu lekarskim oraz to, ile czasu poświęca na realizację codziennych obowiązków zawodowych. Możesz kontrolować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników biurowych czy magazynowych wiedząc, że są to wiarygodne dane. Przy prowadzeniu elektronicznej ewidencji czasu pracy nie mam mowy o tzw. koleżeńskich wpisach na listę obecności czy odbijaniu karty za kolegę.
Rozbudowane aplikacje do ewidencjonowania czasu pracy, dadzą Ci wgląd również w realizację obowiązków przez pracowników terenowych. Chcesz sprawdzić, w którym punkcie trasy znajduje się Twój kurier lub kierowca? Nic prostszego – oprogramowanie ustala geolokalizację oraz trackuje trasę przejazdu. Dzięki temu dowiesz się, kiedy Twój pracownik dotrze do Klienta i jak często robi postoje. Co więcej, dzięki dodatkowej funkcjonalności aplikacji, w każdej chwili możesz wysłać pracownikowi wiadomość z dodatkowymi informacjami czy słowami wsparcia.
Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i już dziś kontroluj swój biznes z dowolnego miejsca na świecie!
Podsumowanie – postaw na nowoczesne rozwiązania i wprowadź swoją firmę na wyższy poziom
Papierowa ewidencja czasu pracy przegrywa w zestawieniu z nowoczesnymi rozwiązaniami, jakie oferują aplikacje do prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. Rozwój technologii wspiera biznes, zarówno ten mały, pozwalając mu szybciej rosnąć, jak i ten duży, usprawniając działania.
Jeśli w swojej firmie stawiasz na efektywność oraz produktywność, a dodatkowo chcesz usprawnić pracę swojego działu kadr i księgowości, a także lepiej zarządzać pracownikami i wykształcić w nich poczucie bycia traktowanymi w sposób sprawiedliwy, postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy.