Hybrydowa praca z roku na rok zyskuje na popularności, stając się w przypadku niektórych branż preferowanym modelem zatrudnienia. To sprawia, że firmy na całym świecie adaptują się do nowej rzeczywistości, w której elastyczność w parze z efektywnością stanowią kluczowe elementy. W odpowiedzi na te zmiany rośnie również zainteresowanie zaawansowanymi rozwiązaniami do rezerwacji przestrzeni biurowych – sal konferencyjnych, biurek czy szafek, a także miejsc parkingowych dla pracowników. Nowoczesne technologie umożliwiają firmom lepsze zarządzanie zasobami i przestrzenią, co znacząco przekłada się na komfort i efektywność pracowników. Systemy rezerwacyjne oferują łatwy dostęp do firmowych zasobów, umożliwiając pracownikom planowanie i organizowanie swojego czasu pracy w bardziej efektywny sposób. Jednocześnie dają kadrze kierowniczej jasne informacje na temat miesięcznego wykorzystania zasobów, wskazując obszary wymagające ekspansji bądź redukcji. Dodatkowo, dzięki nim możliwa jest eliminacja problemów z dostępnością sal konferencyjnych czy miejsc parkingowych, co dziś często stanowi wyzwanie w przypadku większości firm.
Zarządzanie przestrzenią w modelu hybrydowym
Implementacja rozwiązań rezerwacyjnych pozwala nie tylko na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej, ale także na redukcję kosztów operacyjnych. Pracownicy mogą rezerwować biurka z wyprzedzeniem, co eliminuje konieczność posiadania stałych miejsc pracy dla każdego członka zespołu. Przykładowo w przedsiębiorstwie część pracowników (lub wszyscy) pracują w modelu hybrydowym. W takim przypadku zapewnianie miejsca do pracy wszystkim pracownikom, podczas gdy w siedzibie firmy przebywa 20-30 proc., a pozostałe 70-80 proc. pracuje z domu bądź z innego miejsca, generuje kompletnie nieuzasadnione koszty. Podobnie sytuacja przedstawia się w przypadku rezerwacji miejsc parkingowych dla pracowników lub szafek (jeżeli takie zasoby są również wykorzystywane). Systemy rezerwacji sal konferencyjnych umożliwiają zaś łatwe planowanie spotkań, eliminując sytuacje, w których pracownik np. chce przeprowadzić spotkanie, ale nie ma dostępnej sali bo wszystkie aktualnie są zajęte.
Od biurka po parking: jak hybrydowa praca zmieniła zarządzanie przestrzenią w firmach
Nowoczesne systemy rezerwacyjne automatyzują powtarzalne procesy biurowe oraz udostępniają szerokie możliwości administracyjne, dzięki czemu upraszczają codzienne funkcjonowanie biura, a jednocześnie pozwalają zmniejszyć koszty za niewykorzystywane zasoby.
Tego typu systemy rezerwacyjne są projektowane z myślą o integracji z popularnymi aplikacjami i systemami wykorzystywanymi przez organizacje. Pozwalają pracownikom na samodzielne dokonywanie rezerwacji oraz sprawdzanie zajętości za pośrednictwem aplikacji mobilnej, strony www, poprzez system pocztowy Microsoft Outlook lub panele dotykowe w biurze.
Wśród nowoczesnych systemów rezerwacyjnych wyróżnia się Smart Office, który dzięki zaawansowanym modułom rezerwacyjnym, takim jak rezerwacja sal konferencyjnych, biurek, szafek i miejsc parkingowych, staje się niezbędnym narzędziem dla firm stosujących elastyczne modele pracy.
Jak to działa? Zastosowania, które zrewolucjonizują funkcjonowanie biur
REZERWACJA SAL KONFERENCYJNYCH
Firmy coraz częściej stawiają na organizację kilku dodatkowych małych przestrzeni do pracy wspólnej, zamiast jednej dużej sali konferencyjnej, która zwykle jest wykorzystywana przez 1-4 osoby, a dostosowana jest do obsługi nawet 20. Wielką popularnością cieszą się zatem małe salki, często nazywane focus rooms lub huddle rooms, mieszczące zazwyczaj maksymalnie do 6 osób. Takie sale są zwykle wyposażone w zaawansowane rozwiązania technologiczne, umożliwiające organizację wideo spotkań bądź prezentacji.
O zaletach takich pomieszczeń nie trzeba dziś wiele mówić, ale o tym jak efektywnie nimi zarządzać już tak. Systemy do rezerwacji oferują możliwość wyszukiwania sal spełniających konkretne wymagania, pokazują pracownikom czas zajętości takich pomieszczeń, umożliwiają im rezerwację (jednorazowo bądź cyklicznie), a nawet pozwalają na zamówienie cateringu lub zgłoszenie zapotrzebowania na dodatkowy sprzęt. Ponadto – aby nikomu nie umknęło spotkanie – systemy rezerwacyjne pozwalają na zapraszanie uczestników i dodają przypomnienia o spotkaniach w kalendarzu.
Dodatkową informację dla pracowników o zajętości/dostępności oferują specjalne panele dotykowe umieszczane przy salach. Kolor sygnalizuje czy sala jest wolna czy zajęta, a na wyświetlaczu widzimy takie informacje, jak: do której godziny sala będzie zajęta, o której zaczyna się kolejne spotkanie itp. Z poziomu panelu dotykowego możemy również dokonać szybkiej rezerwacji.
REZERWACJA BIUREK
Firma zatrudnia pracowników, którzy pracują w modelu zdalnym i stacjonarnym. Przykładowo, w modelu stacjonarnym zwykle jest około 30 proc. pracowników. Z perspektywy organizacji system umożliwiający redukcję kosztów wynikających z utrzymywania nieużywanych biurek to strzał w dziesiątkę. Dodatkowo system taki oferuje możliwość monitorowania wykorzystania zasobów, co może być pomocne w długoterminowym planowaniu rozwoju lub redukcji przestrzeni biurowej.
Z punktu widzenia pracownika – system wspiera w elastycznym planowaniu swojej pracy, co może zwiększać satysfakcję i produktywność. Jest też niezwykle prosty w użyciu – interaktywna mapa biura lub piętra umożliwia znalezienie miejsca pracy obok członków jednego zespołu, co korzystnie wpływa na współpracę i integrację. Podgląd zajętości i dostępności biurek wykorzystujący kolory (czerwony – zajęte, zielony – dostępne), możliwość dokonywania rezerwacji poprzez aplikację mobilną lub przeglądarkę internetową, a także opcja wyboru rezerwacji jednorazowych bądź cyklicznych (np. co tydzień o tej samej porze), to kolejne atuty tego rozwiązania. System jest również narzędziem, które pomaga dostosowywać się do zmieniających się potrzeb rynku i oczekiwań pracowników.
REZERWACJA MIEJSC PARKINGOWYCH
Dzięki systemom umożliwiającym rezerwację miejsc parkingowych pracodawcy raz na zawsze pozbędą się chaosu na parkingu – zwłaszcza w przypadku, gdy zarządzanie dotyczy ograniczonej liczby miejsc. W jaki sposób? System wyeliminuje straty czasu związane z krążeniem po parkingu i szukaniem wolnego miejsca, pracownicy mogą dostać miejsca przypisane do nich na stałe, a odwiedzający goście – po wprowadzeniu numeru rejestracyjnego – będą mieli zagwarantowane miejsca postoju. To wszystko, podobnie jak w przypadku systemu rezerwacji biurek, dostępne jest z poziomu aplikacji mobilnej lub przeglądarki internetowej. System rezerwacji miejsc parkingowych to proste w obsłudze rozwiązanie, z interaktywną mapą przedstawiającą miejsca wolne (zielone) i zajęte (czerwone) oraz możliwością sprawdzania czasu zajętości danego miejsca. Pracownicy hybrydowi mogą z wyprzedzeniem rezerwować miejsce w dni, w których planują pracować w biurze. System też może uwzględniać preferencje pracowników, takie jak lokalizacja (blisko wejścia do budynku, w cieniu itp.), a także specjalne potrzeby, na przykład miejsca dla osób niepełnosprawnych.
REZERWACJA SZAFEK
System rezerwacji szafek dla pracowników to rozwiązanie, które pozwala na efektywne zarządzanie przestrzenią przechowywania w firmach, zwłaszcza w tych, które stosują elastyczne modele pracy. Dzięki niemu pracownicy mogą zarezerwować swoje szafki na rzeczy osobiste, co zapewnia im komfort i bezpieczeństwo. System rezerwacji zintegrowany jest z mechanizmem otwierającym drzwiczki szafek. Wszechstronność rozwiązania pozwala nie tylko na wykorzystanie go do rezerwacji szafek pracowniczych w biurach czy zakładach produkcyjnych, szkołach i uczelniach, w szatniach basenowych i na siłowniach, ale również umożliwia obsługę paczkomatów biurowych. System cieszy się także powodzeniem jako depozytor kluczy.
Trendy i wyzwania
Rozwiązania te są nie tylko odpowiedzią na potrzeby współczesnych firm, ale również stanowią krok w stronę zrównoważonego zarządzania przestrzenią biurową. W miarę jak hybrydowy model pracy będzie się rozwijał, możemy spodziewać się dalszego wzrostu popularności takich systemów, które nie tylko poprawiają organizację, ale również przyczyniają się do tworzenia bardziej ekologicznych i zrównoważonych miejsc pracy.
Jeśli Twoja firma szuka kompleksowego rozwiązania, które umożliwi efektywne zarządzanie przestrzenią biurową, Smart Office jest idealnym wyborem, oferując narzędzia dostosowane do potrzeb współczesnych organizacji.