Dobrze zorganizowany i poprowadzony event jest niezwykle silnym i skutecznym narzędziem marketingowym o szerokim spektrum oddziaływania. Promuje marki, jednoczy firmy i wzbudza pozytywne emocje. Pod warunkiem, że impreza zostanie zorganizowana profesjonalnie, a wszystko będzie dopięte na ostatni guzik we właściwym miejscu i czasie. W organizacji wydarzeń można liczyć na pomoc fachowych firm, takich jak wypożyczalnia mebli eventowych, systemów wystawienniczych i multimediów.
Event to niezwykle skuteczne narzędzie marketingowe
Największa siła eventu tkwi w korzyściach, których doświadczy konsument. Wydarzenie jest przyjemne, dostarcza wrażeń i emocji, pozwala na wyjątkowe i atrakcyjne spędzenie czasu. Nic więc dziwnego, że jest tak chętnie wykorzystywane przez firmy jako narzędzie marketingowe. Ponieważ zorganizowanie eventu wiąże się ze znacznie większą ilością pracy, a często i zaangażowania niż np. wystawa na targach, a do tego bywa i bardziej kosztowne, wydarzenia przygotowywane są z dużym wyprzedzeniem i w oparciu o bardzo szczegółowe plany. By osiągnąć „efekt wow” potrzeba sporo wysiłku, dynamicznego i kreatywnego zespołu oraz odpowiedniego zaplecza, jak choćby sprzęt, moduły zabudowy, meble czy stoiska eventowe. Możliwość intensyfikacji kontaktu z uczestnikami wydarzenia, jakie stwarzają wydarzenia typu event, wydają się rekompensować każdy wkład.
Dobrze przygotowany event to szansa na sukces
Odpowiednio zorganizowany event pomaga wykreować markę, ukształtować opinie, zwiększyć sprzedaż, zaprezentować firmę w dobrym świetle i ugruntować jej pozycję na rynku, a także wspomóc nawiązywanie kontaktów biznesowych. Efekt i cel eventu będą różne w zależności od rodzaju wydarzenia – konferencji, prelekcji, koncertu, biznesowego spotkania, imprezy sportowej, kulturalnej czy integracyjnej. Podobnie zresztą jak idealna oprawa wizualna i optymalna aranżacja przestrzeni. Ponieważ wydarzenie jest zazwyczaj jednorazowe, najkorzystniej jest skorzystać z usług firm zewnętrznych – przygotowując plan i projekt, podnajmując pomieszczenie i wypożyczając meble. Wynajem będzie nie tylko znacznie tańszą opcją niż zakup i magazynowanie wyposażenia, ale i wystarczającą w sytuacji, gdy nie planujemy cyklicznych imprez.
Estetyczne stoiska wystawowe i rozbudowane scenografie
Aby event spełnił pokładane w nim nadzieje, dekoracja i oprawa imprezy, a także jej wymowa i charakter powinny być spójne z komunikacją wizualną marki. Warto zadbać o systemy wystawiennicze w stylu i kolorystyce związanej z firmą oraz o dostępność elementów promujących markę – dyskretnych i wysmakowanych, a jednocześnie zdecydowanych i widocznych. Innej scenerii wymagać będzie firmowa impreza integracyjna czy konwent, a innej wielkie, medialne wydarzenie. O ile w przypadku kameralnych spotkań, czy drobnych akcji marketingowych wystarczyć może wynajem mebli na imprezy, o tyle eventy z udziałem szerokiej publiczności będą już potrzebować zaawansowanych projektów dekoracyjnych, odpowiedniego nagłośnienia i oprawy świetlnej, ekranów multimedialnych i innego rodzaju profesjonalnego sprzętu.
Przestrzeń eventowa z podziałem na funkcjonalne strefy
Event, choć jest wydarzeniem „żywym”, zapraszającym gości do udziału i przez nich współtworzony, by odniósł zaplanowany cel, powinien być przeprowadzony ściśle według założonego scenariusza. Choć wydarzenie czasem robi wrażenie spontanicznego i zaskakującego, od strony organizatorów wygląda zupełnie inaczej. Każdy stolik i sofa, które pojawią się na sali, mają swoje dokładnie wyznaczone miejsce, podobnie jak objęte szczegółowym projektem pozostałe części wyposażenia. Musi być oryginalnie i estetycznie, ale i wygodnie i funkcjonalnie, z wyraźnym podziałem na istotne strefy, zależnie od charakteru spotkania. By impreza zrobiła należne wrażenie na gościach, wszystko musi zostać odpowiednio zgrane i dopasowane do całości. W ten sposób powstanie wyjątkowy nastrój, który uczestnicy zapamiętają na długo.
Wynajem mebli eventowych – sposób na udaną imprezę
Po podjęciu decyzji o organizacji eventu i określeniu jego celów warto w pierwszej kolejności określić budżet imprezy. Pozwoli to racjonalnie rozplanować wydatki i świadomej rozporządzać kosztami. Świetnym pomysłem będzie skorzystanie z oferty doświadczonych firm, które podobne wydarzenia z powodzeniem organizują od lat. Może się bowiem okazać, że strzałem w dziesiątkę i rozwiązaniem, na które sami byśmy nie wpadli, okaże się na przykład wynajem recepcji, elementów zabudowy targowej czy lad, nieoczekiwany podział przestrzeni czy zaskakująca i wyrafinowana scenografia. Ogrom doświadczenia, jakim dysponują renomowane firmy wystawiennicze, bardzo ułatwi nam zadanie i stanie się gwarantem udanej imprezy eventowej. Profesjonaliści, jak na przykład Movement, oprócz biegłości, wiedzy i praktyki, posiadają również doskonale wyposażone zaplecze, ofertę produkcyjną i projektową i oferują wynajmem mebli eventowych.