Udana konferencja to wypadkowa wielu czynników. Jednym z nich jest odpowiednie miejsce. Dobry hotel na konferencje powinien spełniać konkretne kryteria. Chcesz, aby goście zapamiętali na długo wizytę w Twoim hotelu? Poznaj najważniejsze wymagania organizatorów konferencji względem hotelu.
Wybór hotelu na konferencję
Dopasowanie hotelu do potrzeb organizatorów konferencji to inwestycja, która przynosi długoterminowe korzyści finansowe i wizerunkowe.
Chcesz zwiększyć zyski, rozszerzając ofertę hotelu? Sprawdź najpierw, co możesz zyskać, wchodząc na rynek konferencyjny.
Zwiększona atrakcyjność obiektu – hotel, który oferuje profesjonalne udogodnienia dla konferencji, przyciąga organizatorów wydarzeń biznesowych, co generuje dodatkowe źródło pozyskania klientów.
Lepsze wykorzystanie przestrzeni – dostosowanie sal hotelowych do różnych typów spotkań pozwala lepiej wykorzystać obiekt i miejsca, które na co dzień nie są mocno eksploatowane.
Długość pobytu gości – dzięki atrakcyjnej ofercie hotelu możesz zachęcić gości konferencyjnych do przedłużenia pobytu nawet po zakończeniu wydarzenia.
Budowanie długotrwałych relacji – zadowoleni uczestnicy konferencji często wracają w przyszłości lub polecają obiekt innym, co sprzyja budowaniu lojalności klientów.
Wzmocnienie reputacji – hotel, który doskonale sprawdza się jako miejsce konferencji, zyskuje renomę jako partner doświadczony w obsłudze biznesowych wydarzeń. To może przyciągnąć kolejne konferencje oraz spotkania korporacyjne.
Przygotowania zaczynają się wcześniej niż myślisz
Twój hotel ma szansę przyciągnąć uwagę gości już na etapie poszukiwań, gdy potencjalny organizator konferencji jeszcze wyszedł z domu.
Jest wiele dróg, którymi klient może trafić do Twojego hotelu. Duże znaczenie ma kontakt bezpośredni – polecenia wśród partnerów biznesowych. O ile na ten aspekt masz niewielki wpływ, tak na kolejny wręcz przeciwnie.
Klienci często analizują rankingi internetowe, które umożliwiają im szczegółowe filtrowanie wyników wyszukiwania. Sprawdź, czy Twój hotel jest obecny w najistotniejszych rankingach branżowych na skalę krajową i lokalną. Jeśli nie, zadbaj o stworzenie i skrupulatne uzupełnienie tam konta, a następnie zachęcanie gości do pozostawiania opinii.
Jak dostosować hotel pod konferencje?
Zrozumienie, a następnie spełnienie oczekiwań organizatorów oraz gości konferencji to podstawa, by stworzyć optymalne, atrakcyjne środowisko konferencyjne.
Poznaj najważniejsze wymagania i istotne kryteria, którymi kierują się organizatorzy konferencji podczas wyboru idealnego hotelu.
Znaczenie lokalizacji i udogodnień
Bliskość ważnych punktów komunikacyjnych, takich jak lotnisko, dworzec czy droga szybkiego ruchu, to bardzo ważny aspekt z punktu widzenia organizatorów konferencji. Często uczestnikami tego typu wydarzeń są goście z całego kraju, a nawet z zagranicy. O ile nie masz oczywiście wpływu na zmianę lokalizacji obiektu, tak możesz zadbać o dobre oznaczenia dla gości. Jeśli Twój hotel jest dobrze skomunikowany z istotnymi punktami dla organizatorów i gości konferencyjnych, otwarcie to komunikuj na swojej stronie internetowej, w platformach dystrybucji treści (np. w social mediach) oraz w kontakcie bezpośrednim z potencjalnymi klientami.
Infrastruktura i wyposażenie techniczne
Dostosuj obecną infrastrukturę i wyposażenie techniczne hotelu do współczesnych wymagań organizatorów konferencyjnych. Zadbaj o podstawy, takie jak:
Sprzęt multimedialny – wysokiej jakości projektory, ekrany o odpowiednich rozmiarach i parametrach, a także nagłośnienie. Upewnij się, że sprzęt jest w nienagannym stanie technicznym, by uniknąć nieplanowanych przestojów podczas prezentacji.
Szybkie i stabilne połączenie internetowe – szybki dostęp do internetu to podstawa. Zainwestuj w profesjonalne rozwiązania zapewniające stabilne Wi-Fi o szerokim zasięgu.
Systemy wideokonferencyjne – w przypadku konferencji hybrydowych lub udziału prelegentów z odległych lokalizacji, rozważ zastosowanie zaawansowanych systemów wideokonferencyjnych.
Systemy kontroli i automatyki – np. panel dotykowy, który umożliwi prostą zmianę źródła obrazu czy regulację oświetlenia.
Wsparcie techniczne na miejscu – zatrudnij lub skorzystaj z usług zewnętrznych ekspertów technicznych, którzy będą dostępni na miejscu w razie jakichkolwiek problemów technicznych.
Pamiętaj, że technologia jest po Twojej stronie. Jeśli chcesz przyciągnąć uwagę dużych firm, możesz zainwestować w nowoczesne rozwiązania, które wyróżnią Twój hotel spośród konkurencji. Wśród technologicznych nowinek dużym zainteresowaniem cieszą się m.in.:
Rozszerzona i wirtualna rzeczywistość – AR i VR mogą być wykorzystane do tworzenia interaktywnych prezentacji i warsztatów, dzięki którym uczestnicy wejdą w wirtualne środowiska.
Aplikacje mobilne – opracowanie dedykowanej aplikacji mobilnej dla organizatorów konferencji umożliwi łatwiejszą komunikację między uczestnikami, dostęp do programu wydarzenia oraz dostarczanie informacji w czasie rzeczywistym.
Holografia – nowoczesne rozwiązania holograficzne pozwalają na tworzenie trójwymiarowych obrazów i prezentacji, które wyróżniają Twoją ofertę na tle tradycyjnych rozwiązań.
Wiele sal i przestrzeni do dyspozycji
Jeśli jesteś dopiero na etapie projektowania obiektu, zadbaj o to, by hotel posiadał różne typy sal konferencyjnych (duże sale wykładowe i mniejsze pokoje warsztatowe) i przestrzenie wspólne do networkingu (lobby, strefa wypoczynku), w których goście mogą nawiązać kontakty.
Jednak nawet jeśli zarządzasz już istniejącym hotelem, istnieje wiele sposobów na dostosowanie obecnego układu obiektu do potrzeb gości konferencyjnych. Niewielkie zmiany w aktualnej przestrzeni mogą sprawić, że hotel stanie się bardziej atrakcyjny dla klientów organizujących konferencje. Przykładowo, można rozważyć umieszczenie ścianek działowych, które pozwolą na podzielenie większej sali na kilka mniejszych, co umożliwi jednoczesne prowadzenie kilku równoległych sesji lub warsztatów. Elastyczne układy mebli oraz odpowiednie układy miejsc siedzących również pozwalają na dostosowanie przestrzeni do różnych typów wydarzeń.
Niezależnie od tego, czy budujesz nowy obiekt, czy zarządzasz istniejącym hotelem, warto stale analizować, jak można dostosować przestrzeń do zmieniających się potrzeb gości konferencyjnych. Niewielkie modyfikacje mogą znacząco wpłynąć na atrakcyjność Twojego hotelu w oczach organizatorów konferencji, co z kolei przyczyni się do zwiększenia liczby rezerwacji i sukcesu biznesowego.
Stały dostęp do napojów
Stały dostęp do wody to absolutna podstawa obsługi gościa hotelowego i prosty sposób na podniesienie poziomu satysfakcji klienta. To aspekt, który często pozostaje niezauważony, ale już jego brak może wywołać uczucie dyskomfortu i niezadowolenia. Goście przybywający do hotelu oczekują, że miejsce będzie zaspokajało wszystkie ich potrzeby, zwłaszcza po długiej podróży i w trakcie wielogodzinnych prelekcji i warsztatów. Dlatego zapewnienie stałego dostępu do napojów, zarówno w pokojach, jak i w przestrzeniach wspólnych, to ważny element dbałości o komfort gości i budowania pozytywnego wizerunku hotelu.
Dyspensery do wody – Nowoczesne udogodnienie dla udanych konferencji
Hotele konferencyjne coraz częściej decydują się na wprowadzenie do swojej oferty innowacyjnych rozwiązań, takich jak dyspensery do wody. To nie tylko estetyczny element wystroju, ale także praktyczne udogodnienie, które niewątpliwie podnosi jakość obsługi i zadowolenia uczestników wydarzeń biznesowych. Dowiedz się, dlaczego dyspensery do wody stanowią integralną część wyposażenia nowoczesnego hotelu konferencyjnego.
Zobacz także: Automat do wody pitnej w biurze. Dlaczego warto go mieć?
Dostęp do zdrowej i świeżej wody
Dyspensery do wody BRITA zapewniają stały dostęp do czystej, świeżej i dobrze schłodzonej wody. Dla uczestników wielogodzinnych konferencji to niezwykle ważne, ponieważ odpowiednie nawodnienie wpływa na koncentrację, ogólne samopoczucie oraz zdolność skupienia uwagi. Woda jest nieodłączną składową codziennej diety, niezbędna zwłaszcza podczas długich prezentacji i dyskusji.
Redukcja plastikowych odpadów
Wprowadzenie dyspenserów do wody to krok w kierunku ochrony środowiska. Eliminuje się potrzebę używania plastikowych butelek wody, które generują znaczną ilość odpadów. To rozwiązanie doskonale wpisuje się w ideę zrównoważonego rozwoju i wrażliwości na problemy środowiskowe.
Komfort i personalizacja
Dyspensery pozwalają na wybór temperatury wody i jej rodzaj – gość może wybrać zarówno gazowaną, jak i niegazowaną – co stanowi istotne udogodnienie. Uczestnicy mogą cieszyć się zimną, orzeźwiającą wodą w cieplejsze dni, a także gorącą herbatą lub kawą w chłodniejsze dni.
Promowanie wizerunku ekologicznego
Obecność dyspenserów do wody w hotelu konferencyjnym świadczy o pozytywnym zaangażowaniu właścicieli obiektu w kwestiach ekologicznych. Uczestnicy wydarzeń biznesowych są świadomi wpływu swoich działań na środowisko. Obecność takiego udogodnienia może przyczynić się do pozytywnego odbioru nieruchomości przez gości oraz podkreślić troskę o planetę.
Zobacz także: ESG dla Twojej firmy – zacznij od wody
Oczywiście istnieje wiele innych detali, które mogą wpłynąć na wybór odpowiedniego hotelu konferencyjnego. Kluczem jest zrozumienie oczekiwań organizatorów i uczestników oraz stworzenie otoczenia sprzyjającego owocnym dyskusjom i nawiązywaniu relacji biznesowych.