W większości firm pranie nie ma własnej pozycji w budżecie. Pralka stoi na zapleczu, proszek kupuje się razem z kawą i papierem, a ktoś z zespołu „ogarnia ręczniki” między innymi obowiązkami. Dopóki wszystko działa, nikt nie pyta, ile to kosztuje. Tymczasem w wielu branżach tekstylia to wydatek stały, powtarzalny i całkiem spory. Po prostu rozsypany po kilku rubrykach, przez co nie widać go w całości.
Ten tekst to prosta instrukcja: jak zebrać te koszty w jedno miejsce, jak policzyć koszt jednego kilograma prania we własnym zakresie i jak porównać go z ofertą pralni zewnętrznej. Bez gotowej tezy. W części firm wynik wskaże, że własna pralka jest w porządku. W innych okaże się, że firma od lat dopłaca do czegoś, czego nie musi robić sama.
Kogo to dotyczy
Tekstylia to nie tylko domena hoteli. Regularne pranie generują między innymi:
- gastronomia: obrusy, serwetki, ścierki, fartuchy i odzież kucharska,
- gabinety medyczne, stomatologiczne i fizjoterapeutyczne: odzież personelu, prześcieradła, ręczniki,
- salony kosmetyczne, fryzjerskie i SPA: ręczniki, pelerynki, prześcieradła do zabiegów,
- kluby fitness: ręczniki i odzież obsługi,
- zakłady produkcyjne, warsztaty i firmy budowlane: odzież robocza,
- żłobki i przedszkola: pościel, ręczniki, śliniaki,
- biura: firany, zasłony, obrusy do sali konferencyjnej, ścierki z firmowej kuchni.
Wspólny mianownik jest jeden: pranie nie jest głównym zajęciem żadnej z tych firm, a mimo to zabiera im pieniądze, czas i miejsce.
Dlaczego koszt prania jest niewidoczny
Koszt własnego prania rozkłada się na kilka pozycji, które w księgowości lądują w zupełnie różnych miejscach:
- zakup pralki i suszarki idzie w środki trwałe albo jednorazowy wydatek sprzed lat,
- prąd i woda są częścią ogólnego rachunku za lokal,
- detergenty są w „materiałach biurowych i środkach czystości”,
- czas pracownika jest w wynagrodzeniach, bez podziału na zadania,
- pomieszczenie gospodarcze jest w czynszu,
- nowe ręczniki czy obrusy zamiast zniszczonych są w zakupach bieżących.
Każda z tych pozycji osobno wygląda niegroźnie. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy się je zsumuje i podzieli przez liczbę wypranych kilogramów.
Jak policzyć koszt kilograma prania we własnym zakresie
Potrzebne są dwie liczby: miesięczny koszt całego „działu pralni” i miesięczna liczba kilogramów, które przez niego przechodzą. Wynik dzielenia to stawka, którą można uczciwie porównać z ofertą pralni.
1. Ile kilogramów prania miesięcznie?
Najprostsza metoda: przez dwa tygodnie ważyć każdy wsad przed włożeniem do pralki, np. zwykłą wagą łazienkową. Wynik pomnożyć przez dwa. Szacowanie „na oko” zwykle zaniża wynik.
2. Amortyzacja sprzętu.
Cena pralki, suszarki i ewentualnie magla podzielona przez liczbę miesięcy, przez które realnie pracują. Sprzęt eksploatowany codziennie w firmie zużywa się szybciej niż w domu, więc warto przyjąć ostrożny okres.
3. Media.
Prąd, woda i ścieki zużyte przez pralnię. Jeśli nie ma podlicznika, można skorzystać z danych producenta o zużyciu na cykl i pomnożyć przez liczbę cykli w miesiącu.
4. Środki piorące.
Detergenty, odplamiacze, płyny zmiękczające, odkamieniacze. Kupowane w małych opakowaniach są wyraźnie droższe niż w hurcie.
5. Czas pracy.
Najczęściej pomijany, a zwykle największy składnik. Sortowanie, ładowanie, przekładanie do suszarki, składanie, prasowanie, rozkładanie na miejsca. Warto przez tydzień zapisywać, ile minut dziennie to zajmuje, i pomnożyć przez godzinowy koszt pracodawcy (nie stawkę netto pracownika).
6. Powierzchnia.
Metry kwadratowe zajęte przez pralnię i magazynek czystych i brudnych rzeczy, razy koszt metra w czynszu. W lokalu usługowym w dobrej lokalizacji to pozycja, która potrafi zaskoczyć.
7. Serwis, awarie i zniszczone tekstylia.
Przeglądy, naprawy, a także ręczniki, obrusy czy fartuchy, które trzeba wymienić przedwcześnie, bo zostały źle wyprane: zafarbowane, skurczone albo z utrwalonymi plamami.
Przykład poglądowy
Poniższe liczby to założenia przykładowe, a nie dane rynkowe. Chodzi o pokazanie mechaniki, a nie o gotowy wynik. Każda firma powinna podstawić własne wartości.
Załóżmy niewielki salon z zabiegami, który pierze ok. 60 kg tygodniowo, czyli ok. 260 kg miesięcznie:
| Składnik | Założenie | Koszt miesięczny |
|---|---|---|
| Amortyzacja | pralka i suszarka za 30 000 zł na 5 lat | 500 zł |
| Media | prąd, woda, ścieki | 350 zł |
| Środki piorące | detergenty i odplamiacze | 200 zł |
| Czas pracy | 1 h dziennie × 22 dni × 35 zł kosztu pracodawcy | 770 zł |
| Powierzchnia | 8 m² × 60 zł | 480 zł |
| Serwis i wymiana tekstyliów | średnio w skali roku | 150 zł |
| Razem | 2 450 zł |
2 450 zł podzielone przez 260 kg daje ok. 9,40 zł za kilogram.
Dla porównania, pralnie przemysłowe obsługujące firmy zwykle rozliczają się za kilogram. Stawka zależy od rodzaju tekstyliów, stopnia zabrudzenia, regularności zleceń i tego, czy w cenie jest maglowanie i transport. W tym przykładzie outsourcing najpewniej wyszedłby taniej. Ważniejsze jest jednak to, co się dzieje z godziną dziennie i ośmioma metrami kwadratowymi, które się zwalniają.
Warto też uczciwie powiedzieć, kiedy rachunek wychodzi odwrotnie. Przy bardzo małych ilościach, np. kilka kilogramów tygodniowo, stawka pralni za kilogram będzie wyższa, a koszt własnej pralki rozkłada się na niewiele. Podobnie gdy tekstylia muszą wracać do użytku w ciągu kilku godzin, a firma nie ma zapasu na rotację.
Czego nie widać w arkuszu
Są rzeczy, których nie da się łatwo przeliczyć na złotówki, a które często przesądzają o decyzji.
Obowiązki pracodawcy. Jeśli pracownicy dostają odzież roboczą lub ochronną, zgodnie z Kodeksem pracy (art. 237⁹) to pracodawca zapewnia ich pranie, konserwację i naprawę. Wyjątek dotyczy wyłącznie odzieży roboczej: jeśli pracodawca nie może zapewnić jej prania, może powierzyć je pracownikom, ale musi wtedy wypłacać ekwiwalent pieniężny. W branżach, w których odzież ma kontakt z żywnością, pacjentem lub substancjami szkodliwymi, „pranie w domu” to kiepski pomysł z punktu widzenia higieny. Przy kontroli trudno też cokolwiek udokumentować.
Higiena i temperatura. Odzież kucharska czy ręczniki gabinetowe wymagają prania w wysokiej temperaturze i oddzielnie od reszty tekstyliów. W małej firmowej pralce łatwo o kompromisy, np. „wrzućmy wszystko razem, żeby było szybciej”.
Ciągłość. Awaria pralki w piątek po południu w salonie, który w sobotę ma pełny grafik, to problem, którego pralnia zewnętrzna nie ma. Ona pracuje na wielu maszynach równolegle.
Wizerunek. Szary ręcznik w gabinecie, pognieciony obrus w restauracji czy poszarzałe firany w biurze klient zauważa od razu. O kosztach prania nie pomyśli, o standardzie firmy owszem.
Jak wybrać pralnię dla firmy
Jeśli rachunek wskazuje, że warto spróbować, oto krótka lista rzeczy do sprawdzenia przed podpisaniem umowy:
- Sposób rozliczenia. Za kilogram czy za sztukę? Co jest w cenie: samo pranie i suszenie czy również maglowanie, prasowanie i transport?
- Czas realizacji. W branży standardem jest 24–48 godzin od odbioru. Dobrze zapytać, czy da się ustalić stały harmonogram, np. odbiór dwa razy w tygodniu.
- Transport. Przy stałej współpracy i odpowiednim wolumenie wiele pralni wlicza odbiór i dowóz w cenę. Warto dopytać, od jakiej ilości.
- Zasięg. Nie każda pralnia dojeżdża poza granice miasta. Firmy z gmin podmiejskich powinny ustalić to na starcie.
- Dokumenty. Faktura VAT, ewidencja zleceń, informacja o stosowanych środkach. Przydają się w księgowości i przy kontrolach.
- Moce przerobowe. Czy zakład udźwignie szczyt sezonu, gdy wszyscy klienci naraz oddają więcej?
- Test. Zamiast od razu przenosić całość, lepiej oddać jedną partię i ocenić jakość, terminowość i faktyczny koszt.
Konkretne widełki pomagają urealnić własne wyliczenia. Przykładowo krakowska TOP Pralnia, działająca od 1952 roku i obsługująca firmy z miasta i okolicznych gmin, publikuje cennik prania dla firm ze stawkami od 5 do 9 zł netto za kilogram. Zakład zaznacza, że współpraca staje się szczególnie korzystna cenowo przy zleceniach od ok. 30–50 kg tygodniowo. Przy stałej współpracy i odpowiednim wolumenie transport na terenie Krakowa jest wliczony w cenę.
Podsumowanie
Pranie w firmie to jeden z tych kosztów, które „jakoś się robią”. Właśnie dlatego rzadko ktoś sprawdza, czy robią się w najtańszy sposób. Wystarczy jedno popołudnie z kalkulatorem: dwa tygodnie ważenia wsadów, rachunki za media, szacunek czasu pracy i czynsz za zajmowane metry. Wynik podzielony przez liczbę kilogramów daje stawkę, którą można porównać z każdą ofertą.
W małej skali własna pralka nadal może mieć sens. Przy kilkudziesięciu kilogramach tygodniowo rachunek często wygląda inaczej, niż podpowiada intuicja. Do tego dochodzą korzyści, których nie ma w arkuszu: wolny czas zespołu, odzyskane metry i spokój przy kontroli. Warto to policzyć, zanim zapadnie kolejna decyzja o zakupie nowej pralki.