Na początku prowadzenia firmy dokumentów zwykle nie ma dużo. Kilka faktur sprzedażowych, kilka kosztowych, potwierdzenia płatności, umowy z klientami, czasem dokumenty z ZUS albo urzędu skarbowego. Wszystko wydaje się proste, dopóki przedsiębiorca pamięta, gdzie co zapisał.
Problem zaczyna się wtedy, gdy firma zaczyna działać szybciej. Pojawia się więcej klientów, więcej zakupów, więcej maili i więcej terminów. Faktury trafiają do różnych folderów, część dokumentów zostaje w telefonie, część w papierowej teczce, a część ginie w wiadomościach od kontrahentów.
Bałagan w dokumentach nie pojawia się nagle. Zwykle rośnie po cichu przez kilka miesięcy. Dlatego najlepiej zająć się nim zanim zacznie zabierać czas, powodować stres i utrudniać bieżące rozliczenia.
Dlaczego dokumenty tak szybko wymykają się spod kontroli?
W małej firmie właściciel często zajmuje się wszystkim sam. Rozmawia z klientami, wystawia faktury, realizuje usługi, zamawia materiały, odpowiada na maile i pilnuje płatności. Dokumenty schodzą na drugi plan, bo nie wydają się pilne.
Do czasu.
W pewnym momencie trzeba znaleźć fakturę kosztową sprzed dwóch miesięcy, sprawdzić, czy klient zapłacił, przesłać dokumenty do księgowości albo odtworzyć szczegóły zakupu. Wtedy okazuje się, że brak prostego systemu kosztuje więcej czasu niż jego wcześniejsze wdrożenie.
Najczęstsze źródła chaosu
W małych firmach powtarzają się podobne problemy:
- faktury są przechowywane w kilku miejscach,
- dokumenty papierowe nie są skanowane na bieżąco,
- przedsiębiorca nie ma stałego dnia na porządkowanie dokumentów,
- nazwy plików nic nie mówią o ich zawartości,
- potwierdzenia płatności są oddzielone od faktur,
- dokumenty trafiają do księgowości tuż przed terminem,
- właściciel firmy nie pamięta, które koszty już przekazał.
Każdy z tych problemów wydaje się mały. Razem tworzą sytuację, w której przedsiębiorca zaczyna tracić kontrolę nad własnymi dokumentami.
Zacznij od jednego miejsca na wszystkie dokumenty
Najprostsza zasada brzmi: dokumenty firmowe powinny trafiać w jedno ustalone miejsce. Nie chodzi o skomplikowany system. Na początek wystarczy dobrze opisany folder w chmurze, osobna skrzynka mailowa albo uporządkowany dysk firmowy.
Najgorszy wariant to przechowywanie dokumentów w przypadkowych lokalizacjach. Jedna faktura jest w mailu, druga w komunikatorze, trzecia na pulpicie, czwarta w papierowej teczce, a piąta w zdjęciach telefonu. Przy małej liczbie dokumentów da się to jeszcze opanować. Przy większej liczbie zaczyna się szukanie.
Jak nazwać foldery?
Dobry układ folderów powinien być prosty. Im bardziej skomplikowany system, tym większa szansa, że właściciel firmy przestanie go używać po kilku tygodniach.
Można zacząć od takiego podziału:
- faktury sprzedażowe,
- faktury kosztowe,
- umowy,
- ZUS,
- podatki,
- potwierdzenia płatności,
- dokumenty do księgowości.
W każdym folderze dobrze utworzyć podział na miesiące. Dzięki temu łatwiej sprawdzić, czy dokumenty za dany okres są kompletne.
Ustal stały rytm porządkowania dokumentów
Dokumentów nie trzeba porządkować codziennie. W wielu małych firmach wystarczy jeden konkretny dzień w tygodniu albo dwa stałe terminy w miesiącu. Ważne, żeby robić to regularnie.
Odkładanie dokumentów na koniec miesiąca często kończy się pośpiechem. Przedsiębiorca próbuje wtedy przypomnieć sobie, czego dotyczyła dana faktura, gdzie zapisał potwierdzenie przelewu i czy wszystkie dokumenty zostały już wysłane do księgowości.
Co zrobić raz w tygodniu?
Raz w tygodniu można wykonać krótki przegląd:
- pobrać faktury z maila,
- zapisać dokumenty z aplikacji i paneli dostawców,
- zeskanować dokumenty papierowe,
- sprawdzić płatności od klientów,
- opisać nietypowe zakupy,
- przenieść pliki do właściwych folderów.
Taki przegląd nie musi zajmować dużo czasu. Ważne, żeby nie czekać, aż dokumenty zaczną się piętrzyć.
Oddziel dokumenty sprzedażowe od kosztowych
Faktury sprzedażowe i kosztowe pełnią inną funkcję, dlatego dobrze przechowywać je osobno. Faktury sprzedażowe pokazują, co firma wystawiła klientom. Faktury kosztowe dokumentują zakupy związane z działalnością.
Mieszanie tych dokumentów w jednym folderze utrudnia kontrolę. Przedsiębiorca nie widzi od razu, ile faktur wystawił, które zostały opłacone i jakie koszty pojawiły się w danym miesiącu.
Prosta kontrola płatności
Przy fakturach sprzedażowych dobrze oznaczać, które zostały już zapłacone. Można to robić w programie do fakturowania, arkuszu albo w nazwie pliku, jeśli firma działa jeszcze bardzo prosto.
Najważniejsze, żeby przedsiębiorca nie musiał za każdym razem sprawdzać historii rachunku bankowego od zera. Brak kontroli płatności szybko wpływa na płynność finansową, szczególnie w firmach usługowych.
Opisuj dokumenty, których znaczenie nie jest oczywiste
Nie każda faktura mówi sama za siebie. Czasem dokument zawiera ogólną nazwę usługi, skrót, nazwę platformy albo produkt, który po kilku miesiącach trudno powiązać z konkretnym zleceniem.
W takich sytuacjach najlepiej od razu dodać krótki opis. Wystarczy jedno zdanie: czego dotyczył zakup, do jakiego projektu był potrzebny albo z jaką częścią działalności się wiązał.
Kiedy opis jest szczególnie przydatny?
Opis przydaje się zwłaszcza przy zakupach takich jak:
- sprzęt i akcesoria do pracy,
- materiały reklamowe,
- narzędzia internetowe,
- usługi podwykonawców,
- szkolenia,
- wyposażenie miejsca pracy,
- przejazdy związane ze spotkaniami firmowymi.
Po kilku miesiącach właściciel firmy może nie pamiętać szczegółów. Krótka notatka przy dokumencie rozwiązuje ten problem.
Nie trzymaj dokumentów tylko w papierze
Papierowe dokumenty łatwo zgubić albo zniszczyć. Mogą zostać w samochodzie, w torbie, w segregatorze albo wśród prywatnych rachunków. Dlatego dobrze skanować je na bieżąco.
Nie trzeba mieć profesjonalnego skanera. W wielu przypadkach wystarczy aplikacja w telefonie, która zapisuje dokument w pliku PDF. Ważne, żeby zdjęcie było czytelne, obejmowało cały dokument i nie było zapisane wyłącznie w galerii telefonu.
Papierowy segregator nadal może się przydać
Segregator nie jest złym rozwiązaniem, jeśli działa razem z wersją cyfrową. Można przechowywać w nim dokumenty papierowe, ale ich skany powinny trafiać do ustalonego folderu. Wtedy przedsiębiorca ma dostęp do dokumentów również wtedy, gdy pracuje zdalnie albo musi szybko coś sprawdzić.
Ustal zasady przekazywania dokumentów do księgowości
Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nie wie, kiedy i jak przekazywać dokumenty. Część wysyła mailem, część dostarcza osobiście, część zostawia na później, a część dosyła po terminie.
Współpraca z księgowością działa sprawniej, jeśli od początku są jasne zasady. Przedsiębiorca powinien wiedzieć:
- do którego dnia miesiąca przekazywać dokumenty,
- w jakiej formie je wysyłać,
- jakie pliki są potrzebne,
- czy dokumenty mają być opisane,
- jak zgłaszać nietypowe sytuacje,
- kiedy zadawać pytania dotyczące faktur i kosztów.
Przedsiębiorcy z Elbląga, którzy chcą uporządkować obieg dokumentów już na początku działalności, mogą sprawdzić, jak pracuje biuro rachunkowe Elbląg NA OBCASACH. Jasne zasady współpracy pomagają uniknąć sytuacji, w której dokumenty trafiają do rozliczenia w ostatniej chwili.
Korzystaj z programów, ale nie komplikuj procesu
Program do fakturowania, dysk w chmurze, aplikacja do skanowania i konto firmowe mogą bardzo ułatwić pracę. Nie zastąpią jednak nawyku porządkowania dokumentów.
Wielu przedsiębiorców zaczyna od wyboru narzędzia, a pomija sam proces. Efekt jest taki, że firma ma kilka aplikacji, ale dokumenty nadal są rozproszone. Najpierw trzeba ustalić, co ma się dziać z dokumentem od momentu jego otrzymania do przekazania księgowości. Dopiero później warto dobrać narzędzie.
Dobry system jest prosty
Dobry system powinien odpowiadać na kilka pytań:
- gdzie trafia faktura po otrzymaniu,
- kto ją zapisuje,
- jak jest nazywana,
- kiedy jest przekazywana dalej,
- gdzie trafia potwierdzenie płatności,
- co zrobić z dokumentem papierowym,
- jak oznaczyć fakturę wymagającą wyjaśnienia.
Jeśli przedsiębiorca zna odpowiedzi na te pytania, dokumenty przestają krążyć przypadkowo.
Pilnuj umów, aneksów i potwierdzeń ustaleń
W małej firmie dokumenty to nie tylko faktury. Ważne są też umowy, aneksy, regulaminy, potwierdzenia przyjęcia zlecenia i korespondencja z klientami. Przy prostych usługach wiele ustaleń odbywa się mailowo. Takie wiadomości też mogą być potrzebne.
Dobrze przechowywać je w jednym miejscu, najlepiej w folderach powiązanych z konkretnym klientem lub projektem. Jeśli pojawi się pytanie o zakres usługi, termin wykonania albo cenę, przedsiębiorca szybko znajdzie potwierdzenie.
Nie odkładaj podpisanych dokumentów na później
Podpisana umowa powinna od razu trafić do właściwego folderu. Jeśli dokument został podpisany papierowo, dobrze go zeskanować. Jeśli podpis odbył się elektronicznie, warto zapisać finalną wersję pliku, a nie tylko link do systemu.
Link może wygasnąć, wiadomość może się zgubić, a dostęp do platformy może się zmienić. Plik zapisany w firmowym folderze daje większy porządek.
Oddziel finanse firmowe od prywatnych
Jednym z częstych źródeł bałaganu jest mieszanie wydatków firmowych i prywatnych. Dotyczy to zwłaszcza początkujących przedsiębiorców, którzy dopiero uczą się prowadzenia działalności.
Osobne konto firmowe pomaga szybciej sprawdzać płatności, odnajdywać przelewy i kontrolować wpływy od klientów. Ułatwia też porządkowanie dokumentów, bo większość operacji firmowych znajduje się w jednym miejscu.
Mniej mieszania oznacza mniej wyjaśnień
Jeśli przedsiębiorca płaci za firmowe zakupy z różnych kont i kart, później trudniej odtworzyć historię. Trzeba szukać potwierdzeń, sprawdzać rachunki i tłumaczyć, czego dotyczyły konkretne płatności.
Prosta zasada pomaga: firmowe wydatki powinny przechodzić przez firmowy rachunek, a dokumenty zakupowe powinny trafiać do jednego folderu.
Zrób krótką checklistę na koniec miesiąca
Checklista nie musi być długa. Ma przypominać o czynnościach, które powtarzają się co miesiąc. Dzięki niej przedsiębiorca nie musi za każdym razem zastanawiać się, czy o czymś zapomniał.
Przykładowa checklista
Na koniec miesiąca można sprawdzić:
- czy wszystkie faktury sprzedażowe zostały wystawione,
- czy faktury kosztowe są zapisane w jednym miejscu,
- czy dokumenty papierowe zostały zeskanowane,
- czy nietypowe wydatki mają krótki opis,
- czy płatności od klientów zostały sprawdzone,
- czy dokumenty są gotowe do przekazania księgowości,
- czy wiadomo, które sprawy wymagają wyjaśnienia.
Taka lista daje prostą kontrolę nad miesiącem. Nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale ogranicza chaos.
Kiedy porządkowanie dokumentów zaczyna wymagać zmiany zasad?
Są momenty, w których dotychczasowy sposób działania przestaje wystarczać. To normalne. Firma, która wystawia kilka faktur miesięcznie, może działać bardzo prosto. Firma, która obsługuje kilkunastu klientów, zamawia usługi od podwykonawców i ma więcej kosztów, potrzebuje lepszego porządku.
Sygnały ostrzegawcze
Zmianę zasad warto rozważyć, gdy:
- dokumenty są regularnie wysyłane po terminie,
- przedsiębiorca nie wie, które faktury zostały opłacone,
- księgowość często dopytuje o brakujące pliki,
- właściciel firmy traci czas na szukanie dokumentów,
- faktury kosztowe znajdują się w wielu miejscach,
- umowy i ustalenia z klientami nie są opisane,
- pod koniec miesiąca pojawia się nerwowe nadrabianie zaległości.
Jeśli takie sytuacje powtarzają się co miesiąc, problemem nie jest pojedyncze przeoczenie. Problemem jest brak systemu.
Porządek w dokumentach daje przedsiębiorcy więcej kontroli
Dobra organizacja dokumentów nie polega na tworzeniu skomplikowanych procedur. Chodzi o kilka prostych zasad, które są stosowane regularnie. Jedno miejsce na dokumenty. Stały termin porządkowania. Jasne foldery. Opisy przy mniej oczywistych zakupach. Regularne przekazywanie plików do księgowości.
Mała firma nie potrzebuje rozbudowanego systemu, żeby działać sprawnie. Potrzebuje porządku, który pasuje do jej skali. Im wcześniej przedsiębiorca go wprowadzi, tym mniej czasu będzie tracił na szukanie faktur, wyjaśnianie braków i nadrabianie zaległości.
Dokumenty same w sobie nie rozwijają firmy. Mogą jednak skutecznie zabierać czas, jeśli są prowadzone przypadkowo. Dlatego najlepiej ustalić zasady zanim bałagan zacznie przeszkadzać w codziennej pracy.