Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to z pewnością wiesz, że Twoim obowiązkiem jest archiwizacja dokumentów dotyczących Twojej firmy. Dla większości z nich termin 5 lat od wydania jest terminem po którym możemy je zutylizować, jednak nie dotyczy on wszystkich rodzajów dokumentów. Jeśli zastanawiasz się, które pliki powinieneś zatrzymać przez dłuższy okres, to ten artykuł jest dla Ciebie!
Jakie dokumenty mają datę ważności powyżej 5 lat?
Przy obecnych przepisach dokumentami, które należy przechowywać dłużej niż 5 lat, to dokumentacja pracownicza. Ma ona dwukrotnie dłuższy termin, a więc jeśli zatrudniliście pracowników w roku 2022, to dokumentację dotyczącą ich zatrudnienia możecie zutylizować dopiero w 2032 roku. Reszta dokumentów takich jak faktury czy rachunki może być zniszczona w połowie tego okresu.
Jeśli jednak chcecie mieć porządek w plikach i nie martwić się o to, że potrzebne wam dane gdzieś znikną, to warto zastanowić się nad nawiązaniem współpracy z firmą archiwizacyjną.
Jak bezpiecznie pozbyć się niepotrzebnej dokumentacji?
Niezależnie od tego, czy dokumenty dotyczą pracowników, czy klientów, to powinniśmy zadbać o to aby po upłynięciu odpowiedniego czasu zostały one zutylizowane zgodnie z prawem.
Utylizowanie dokumentów to proces którym nie powinniśmy zajmować się wewnętrznie – urządzenia w firmie nie są przystosowane do odpowiedniego niszczenia dokumentacji, dlatego lepiej jest to zlecić profesjonalistom. Gwarantują oni odebranie przygotowanej dokumentacji z Twojego biura, bezpieczny transport do siedziby i niszczenie dokumentów pod okiem kamer z możliwością wydania nagrania – tak abyś miał pewność, że cały proces odbył się zgodnie z oczekiwaniami. Całość wieńczy certyfikat, który gwarantuje, że wszystkie powierzone im dokumenty zostały zutylizowane.
Pamiętajmy o tym, że głównym celem tego całego procederu jest uniemożliwienie rekonstrukcji danych z nośników – niezależnie czy to papier, czy dysk z komputera.
Komu powierzyć dokumenty do utylizacji?
Aby zapewnić sobie spokój i dobrze wykonaną usługę, to warto zdecydować się bezpieczne niszczenie dokumentów hsm-recycling. Jest to firma która od lat utrzymuje się na rynku i zapewnia szeroki wachlarz usług – od przenoszenia danych i zabezpieczania ich, aż po pewną i w stu procentach skuteczną utylizację plików. Jeśli Twoja firma potrzebuje kogoś, kto zajmie się przeniesieniem baz danych na nowe nośniki, to warto zapytać o wycenę. Hsm-recycling podchodzi do każdego klienta indywidualnie, tak aby zagwarantować mu najwyższą jakość usług w najlepszej cenie, dlatego nie czekaj i sprawdź co mają do zaoferowania Twojej firmie! Zadbaj o swój komfort i bezpieczeństwo!