Sieć sklepów, kilka magazynów, oddziały w różnych miastach albo ekipy pracujące u klientów: coraz więcej firm działa w kilku miejscach jednocześnie. Z punktu widzenia właściciela to wciąż jeden biznes, ale z punktu widzenia kadr to kilka osobnych światów, w których inaczej układa się grafiki, inaczej liczy obecności i inaczej rozlicza nadgodziny. Dopóki dane z każdej lokalizacji spływają w innym formacie i w innym terminie, zamknięcie miesiąca zamienia się w kilkudniowe składanie układanki. Poniżej opisujemy, skąd biorą się problemy rozproszonych zespołów i jak je uporządkować krok po kroku.
Dlaczego kilka lokalizacji oznacza kilka razy więcej pracy dla kadr
W firmie z jedną siedzibą kadrowa widzi wszystko: kto przyszedł, kto wyszedł, kto wziął wolne. W firmie rozproszonej ta wiedza jest podzielona między kierowników lokalizacji, a centrala dostaje ją z opóźnieniem. Najczęściej powtarzają się cztery problemy.
Różne narzędzia w różnych miejscach. Jeden kierownik prowadzi grafik w arkuszu kalkulacyjnym, drugi na kartce przy wejściu, trzeci w komunikatorze. Każdy format trzeba ręcznie przepisać do jednej ewidencji, a przy przepisywaniu pojawiają się błędy.
Brak bieżącego podglądu obecności. Centrala dowiaduje się o nieobecnościach, spóźnieniach i zastępstwach dopiero z raportu na koniec miesiąca. Wtedy jest już za późno, żeby zareagować, na przykład przesunąć pracownika między punktami.
Nadgodziny, które nikt nie kontroluje na bieżąco. W każdej lokalizacji kierownik dokłada godziny według własnych potrzeb. Nikt nie sumuje ich w skali firmy, więc roczny limit 150 godzin nadliczbowych (art. 151 § 3 Kodeksu pracy) oraz obowiązek oddania dni wolnych do końca okresu rozliczeniowego wychodzą na jaw dopiero przy rozliczeniu.
Niespójne zasady. W jednym punkcie przerwa trwa 15 minut, w drugim 30. W jednym spóźnienie o 10 minut jest odnotowywane, w innym nie. Przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wszystkie lokalizacje odpowiadają jako jeden pracodawca i według jednych przepisów.
Krok 1: jedna ewidencja czasu pracy dla całej firmy
Punktem wyjścia jest ujednolicenie źródła danych. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika, a rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa, co musi się w niej znaleźć: liczba przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, praca w nocy, dyżury, dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia oraz nieobecności. Przepisy nie rozróżniają lokalizacji: ewidencja jest jedna dla pracownika, niezależnie od tego, w ilu punktach pracował w danym miesiącu.
W praktyce oznacza to, że wszystkie lokalizacje powinny rejestrować czas pracy w jednym systemie, w jednym formacie i według tych samych zasad. Nie muszą to być identyczne urządzenia: w sklepie sprawdzi się czytnik kart przy wejściu, w magazynie wzmocniony czytnik na rampie, a u pracowników terenowych aplikacja w telefonie. Ważne, żeby wszystkie odbicia trafiały do tej samej bazy i od razu były widoczne dla kadr.
Krok 2: grafiki planowane centralnie, obsługiwane lokalnie
Układanie grafików dla kilku lokalizacji wymaga podziału ról. Centrala ustala ramy: systemy czasu pracy, okresy rozliczeniowe, limity godzin, zasady pracy w niedziele i święta, minimalne obsady. Kierownicy lokalizacji wypełniają te ramy konkretnymi nazwiskami i godzinami, bo to oni wiedzą, kiedy jest największy ruch i kto może zastąpić kogo.
Taki model działa tylko wtedy, gdy grafik jest w jednym miejscu, a nie w kilku arkuszach. System, który sprawdza grafik pod kątem Kodeksu pracy, od razu sygnalizuje kierownikowi brak 11 godzin odpoczynku dobowego (art. 132) lub 35 godzin odpoczynku tygodniowego (art. 133), przekroczenie wymiaru w okresie rozliczeniowym albo zaplanowanie pracownika w dwóch punktach w tym samym czasie. Centrala nie musi sprawdzać każdego grafiku ręcznie, bo błędy są wychwytywane, zanim grafik trafi do zespołu.
Istotny jest też termin przekazania rozkładu: co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Gdy grafik jest dostępny pracownikom w aplikacji, obowiązek ten jest spełniony dla wszystkich lokalizacji jednocześnie, a każda zmiana jest widoczna od razu.
Krok 3: pracownicy przechodzący między lokalizacjami
W sieciach handlowych i usługowych pracownik często pracuje w kilku punktach w ciągu miesiąca. Z punktu widzenia prawa pracy nic się nie zmienia: to jeden pracodawca, jeden wymiar czasu pracy, jeden limit nadgodzin. Problem pojawia się, gdy każda lokalizacja liczy jego godziny osobno. Suma w centrali bywa wtedy wyższa, niż zakładał którykolwiek z kierowników.
Rozwiązaniem jest ewidencja przypisana do pracownika, a nie do punktu. Odbicie w sklepie A i odbicie w sklepie B lądują na tej samej karcie ewidencji, a system sumuje je w ramach okresu rozliczeniowego. Jeśli firma rozlicza koszty na poszczególne lokalizacje, dodatkowo oznacza się miejsce wykonywania pracy, co pozwala później podzielić koszty wynagrodzeń między punkty bez ręcznego liczenia.
Krok 4: rozliczenia bez przepisywania danych
Na koniec miesiąca kadry potrzebują dla każdego pracownika tych samych liczb: godziny przepracowane, nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, praca w nocy, w niedziele i święta, nieobecności z podziałem na rodzaj. Jeśli dane z lokalizacji są już w jednym systemie, raport dla całej firmy albo dla wybranego punktu powstaje w kilka minut, a nie w kilka dni.
Warto przy tym ustalić jeden format eksportu do programu kadrowo-płacowego. Eksport do pliku XLSX lub CSV, a najlepiej bezpośrednia integracja, eliminuje najczęstsze źródło błędów w rozproszonych firmach, czyli ręczne przepisywanie godzin z raportów kierowników.
Krok 5: te same zasady w każdym punkcie
Ujednolicenie narzędzi nie zastąpi ujednolicenia reguł. Regulamin pracy albo obwieszczenie powinny jasno określać dla wszystkich lokalizacji: stosowane systemy i rozkłady czasu pracy, długość okresu rozliczeniowego, porę nocną, zasady rejestrowania obecności i przerw oraz sposób zgłaszania nieobecności. Kierownicy lokalizacji potrzebują krótkiej instrukcji, która mówi, co mogą ustalić sami, a co wymaga zgody centrali, na przykład zlecenie nadgodzin powyżej określonej liczby w miesiącu.
Jak wygląda to w praktyce
Firma z czterema sklepami i jednym magazynem zastąpiła pięć arkuszy jednym systemem rejestracji czasu pracy. W sklepach pracownicy odbijają karty przy wejściu, w magazynie używają wzmocnionego czytnika, a kierownik regionalny, który odwiedza wszystkie punkty, rejestruje czas w aplikacji. Centrala widzi na bieżąco obecność w każdym punkcie, sumę nadgodzin każdego pracownika od początku roku oraz dni wolne, które trzeba jeszcze oddać. Zamknięcie miesiąca sprowadza się do sprawdzenia raportu i wysłania pliku do biura rachunkowego.
Taką organizację pracy umożliwia RCPonline, system rejestracji i ewidencji czasu pracy, w którym wszystkie lokalizacje, czytniki i aplikacje pracują na jednej bazie danych, a grafiki są sprawdzane pod kątem Kodeksu pracy jeszcze na etapie planowania.
Podsumowanie
Rozproszony zespół nie musi oznaczać rozproszonych danych. Porządek w grafikach i rozliczeniach kilku lokalizacji opiera się na pięciu zasadach: jedna ewidencja dla całej firmy, grafiki planowane w jednym miejscu z podziałem ról między centralę i kierowników, ewidencja przypisana do pracownika, a nie do punktu, rozliczenia bez ręcznego przepisywania oraz te same reguły w każdej lokalizacji. Im wcześniej firma je wdroży, tym mniej kosztuje ją każdy kolejny otwierany punkt.