Krajowy System e-Faktur wystartuje już za niecały rok. Nowa, obowiązkowa platforma do fakturowania przyniesie nie tylko liczne korzyści, ale też zagrożenia dla przedsiębiorców. Podpowiadamy, jak dobrze wykorzystać pozostały czas i przygotować swoją firmę na obowiązkowy KSeF.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służy do odbierania, wysyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). Po wprowadzeniu danych do systemu dokument będzie weryfikowany przez KSeF z konkretnym wzorem, a następnie oznaczany numerem identyfikującym – dopiero wtedy faktura zostanie uznana za wystawioną i doręczoną. Dostęp do platformy będzie możliwy poprzez indywidualne konto z możliwością nadania do niego uprawnień swoim pracownikom. Do wygenerowania takiej faktury niezbędne zaś będzie odpowiednie oprogramowanie biznesowe.
Od początku 2022 roku podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z tej platformy i zgłaszać swoje uwagi do Ministerstwa Finansów. Natomiast od 1 lipca 2024 r. korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w naszym kraju. Innymi słowy, nie będzie możliwe skuteczne generowanie faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur.
KSeF a obowiązki podatników
Docelowo platforma ma przyspieszyć obieg dokumentów, uprościć procesy księgowe oraz uszczelnić system podatkowy, udaremniając tym samym oszustwa i nadużycia. Przesiadka na nowy standard będzie jednak wymagać niemało wysiłku po stronie przedsiębiorców. Przede wszystkim niezbędne okaże się dostosowanie swoich systemów finansowo-księgowych do nowego standardu. Mowa tu zarówno o funkcjonalnościach, jak i kwestiach związanych z procesami prawnymi. Podatnicy staną więc przed wyborem aktualizacji posiadanych systemów informatycznych lub wdrożeniem nowych rozwiązań od podstaw dedykowanych KSeF.
Krajowy System e-Faktur – jak przygotować się na zmiany?
Niezależnie od wyboru podatnik musi zadbać o wdrożenie mechanizmów niezbędnych do współpracy z KSeF. Dostosowanie takie może objąć programy dedykowane obsłudze sprzedaży lub zostać rozszerzone na systemy logistyczne i magazynowe. Głównym wymogiem jest możliwość generowania e-Faktury w wymaganym przez resort formacie XML oraz automatyzacja jej wysyłki i odbioru. Trzeba przy tym pamiętać, że faktury muszą być zaakceptowane w rządowej platformie, nim trafią do klienta. Nie zapominajmy też o konieczności generowania korekty faktury w przypadku błędu – od lipca 2024 nie będzie już można wycofać błędnego dokumentu lub go edytować.
Z całym tym procesem wiąże się konieczność przeszkolenia pracowników w obsłudze nowej platformy. Pomocne mogą okazać się cykliczne szkolenia i filmy instruktażowe. Dużym ułatwieniem procesu adaptacyjnego jest tzw. interfejs programistyczny (API) KSeF-u służący do integracji z nim zewnętrznych systemów informatycznych. Jest on dostępny na stronie rządowej dla wszystkich zainteresowanych. Dzięki temu integracja z KSeF powinna przebiec w możliwie bezbolesny sposób.
Kontakt z dostawcą oprogramowania to podstawa
Przedsiębiorca powinien możliwie jak najszybciej zorientować się, jak producent używanego oprogramowania biznesowego podchodzi do kwestii obsługi procesów związanych z KSeF. Warto śledzić informacje podawane na stronie dostawcy oraz pozostawać z nim w ciągłym kontakcie. Dzięki temu zyskamy czas na wybór innego rozwiązania, jeżeli obecne nie będzie dobrze rokowało. Przede wszystkim warto dowiedzieć się o takich kwestiach jak:
- stopień gotowości programów na współpracę z KSeF;
- lista funkcjonalności posiadanych przez oprogramowanie;
- rozszerzenia i nowe funkcjonalności planowane w przyszłości.
Obowiązkowy KSeF – nie czekaj do lipca 2024
Zakres zmian czekających firmy obejmie nie tylko działy finansowo-księgowe. W rzeczywistości Krajowy System e-Faktur wpłynie na niemal wszystkie struktury organizacji oraz jej pracowników. Właśnie dlatego warto dokonać przeglądu wewnętrznych procesów i rozpocząć testowanie KSeF możliwie jak najszybciej.