Niewłaściwie zabezpieczenie procesu niszczenia dokumentów to prosta recepta na kłopoty. Jakie problemy mogą nas czekać podczas utylizacji i w jaki sposób się przed nimi uchronić? Z tym wskazówkami łatwiej będzie ci się wywiązać z tego ważnego obowiązku.
W jakich warunkach należy przeprowadzić niszczenie dokumentów?
Niszczenie to ostatni etap życia dokumentacji, ale to wcale nie znaczy, że możemy potraktować go po macoszemu. Podczas takich działań może pojawić się ryzyko wycieku danych. Wskazana jest więc najwyższa ostrożność. Powinniśmy zacząć od stworzenia odpowiedniego stanowiska. Nie wystarczy biurko z niszczarką, ustawione w tym samym pomieszczeniu, w którym przyjmujemy klientów. Jesteśmy zobowiązani do tego, żeby zminimalizować ryzyko, że ktoś zyska dostęp do informacji. Wydzielenie przestrzeni oddzielonej od reszty firmy to całkowita podstawa.
Ważne jest także to, żeby osoba odpowiedzialna za utylizację mogła skupić się tylko na tym zadaniu. Dlaczego to takie istotne? Masowe niszczenie dokumentów w warunkach biurowych bywa monotonne. Jeśli jednocześnie wykonujemy inne obowiązki, łatwo o pomyłki. Musimy więc liczyć się z tym, że rzetelna utylizacja może kosztować naszych pracowników i pracowniczki sporo czasu.
To jeszcze nie koniec, czyli produkt utylizacji
Nasza odpowiedzialność za informacje zawarte w dokumentacji nie kończy się w momencie, w którym przepuścimy kartkę przez firmową niszczarkę. Ważne jest także to, co zrobimy z takimi skrawkami. Czasem potrzebna jest jedynie cierpliwość, by krok po kroku odzyskać tajne dane. Nie możemy więc zapomnieć o kolejnym etapie. Przepisy nie mówią nam, co konkretnie mamy zrobić z takim produktem niszczenia. Ważne jest jedynie to, by nie dopuścić do wycieku informacji. Efekt? Wiele firm, nawet po skorzystaniu z profesjonalnych niszczarek, nie ma stuprocentowego komfortu, płynącego z pewności, że zawartość danych została dobrze zabezpieczona.
Zupełnie inaczej wygląda produkt utylizacji akt, jeśli skorzystamy ze specjalnych instalacji. To niezwykle wydajne urządzenia. Ich cena i koszty utrzymania sprawiają, że dysponują nimi jedynie przedsiębiorstwa, które zawodowo zajmują się niszczeniem dokumentów. Tacy usługodawcy podejmują się niszczenia:
- tradycyjnych akt papierowych
Chociaż stopień digitalizacji wzrasta, nadal w archiwach przeważa papier. Specjalistyczne instalacje doskonale się z nim rozprawiają.
- dokumentów zapisanych na nośnikach elektronicznych
Przedsiębiorstwa muszą w końcu poradzić sobie z dyskami, kartami pamięci, płytami CD i DVD. Na tym polu profesjonalne instalacje również nie zawodzą.
W przypadku takich urządzeń nie ma mowy o odzyskaniu danych ze zniszczonych nośników. Poziom ich przetworzenia jest zbyt duży. To stąd profesjonalne usługi cieszą się taką popularnością. Zaawansowane niszczenie dokumentów sprawia bowiem, że wreszcie możemy czuć się w stu procentach bezpiecznie.
Niszcz bezpiecznie, czyli utylizacja bez strachu o wyciek informacji
Eksperci, oferujący niszczenie dokumentów, przestrzegają procedur, dzięki którym cały proces jest szczelny i nie ma w nim miejsca na potknięcia. Oprócz zaawansowanej infrastruktury na sukces takich usługodawców wpływa także właściwe przeszkolenie załogi. Rzetelne podmioty mogą udowodnić swoje kompetencje nie tylko za pośrednictwem referencji – są w stanie też przedstawić przestrzegane normy i mogą pochwalić się certyfikatami, potwierdzającymi bezpieczeństwo niszczenia. Na takie usługi mogą liczyć m.in. klienci firmy Rhenus Data Office Polska.