Wejście na rynek zagraniczny: jak wybrać partnera prawnego, podatkowego i księgowego
Autorka: Natalia Hajkałowa, radczyni podatkowa, założycielka oraz Dyrektor Generalny Kancelarii Finansowo-Prawnej Finevolution
Działać na rynku międzynarodowym bądź wprowadzić swój biznes na rynek zagraniczny jest życzeniem jak najbardziej realnym. Owe życzenie wielu przedsiębiorców jest podyktowane teraźniejszością i warunkami współczesnymi. Mądrze się za to wziąwszy da się to łatwo osiągnąć. Najlepiej zacząć od przygotowań, które są podstawą udanego biznesu. Co na nie się składa i dlaczego należy uzyskać wsparcie prawników, doradców podatkowych i księgowych? Na co zwrócić uwagę, wybierając tych ostatnich? Odpowiedzi na te pytania przedstawiam poniżej.
Ryzyka i ukryte zagrożenia, których nie warto lekceważyć
Zazwyczaj, gdy się planuje wejście na rynek zagraniczny, sprawdza się go pod kątem konkurencji, zapotrzebowania etc. Niemniej jednak istnieją jeszcze pewne momenty na które warto zwrócić uwagę na samym początku drogi. Po wybraniu kraju, na rynek którego planuje się wejść, warto się go nauczyć: zapoznać się z ustawodawstwem, systemem podatkowym oraz stworzyć bardzo szczegółowy plan zadań.
Jeśli chodzi o nas, to zazwyczaj współpracujemy z firmami IT i zawsze uczulamy ich na to, że należy zanurzyć się w szczegóły podstawowe wybranego kraju, tj. kwestie związane z wynajmem pomieszczeń, ubezpieczeniem, infrastrukturą techniczną etc. Określić ilość pracowników, którzy będą zaangażowani, wyliczyć wysokość zaliczki na podatek dochodowy składek ZUS, zapoznać się z miejscowymi regułami sprawozdawczości etc. Dostosować swój mindset i procesy do nowych realiów, gdyż każdy kraj ma własne reguły gry.
Reasumując. Przed wejściem na rynek międzynarodowy należy starannie się przygotować. W tym miejscu ważną misję do spełnienia będą mieli partnerzy ds. prawa, podatków i księgowości.
Rola i obowiązki partnera prawnego
Przede wszystkim to konsulting. Jest to w swoim rodzaju intro do ustroju prawnego tego bądź innego państwa. Właśnie partner prawny doradzi ws. właściwego wyboru formy rejestracji firmy, przygotuje komplet dokumentów początkowych. W przypadku konieczności uzyskania dodatkowej licencji bądź pozwoleń – udzieli informacji dot. wysokości opłat oraz terminów ich uzyskania. To wszystko ma miejsce na etapie konsultingu.
Bardzo ważna jest też część dot. sporządzenia umów: adaptacja bądź aktualizacja umów z klientami, wykonawcami bądź pracownikami. Najlepszym rozwiązaniem jest dostosowanie wszystkich umów, które firma zamierza podpisać z kontrahentami, do ustawodawstwa kraju, na rynek którego wchodzi. Z tym może pomóc partner prawny w tym kraju.
Dlatego też warto pomyśleć o tym na samym początku. Sporządzić listę kwestii podstawowych, z którymi zmaga się każdy przedsiębiorca, mianowicie: opłat, zakresu obowiązków pracowników etc. Opracować szczegółową listę zadań i przedstawić ją partnerowi prawnemu w celu sporządzenia umów cywilnoprawnych.
Rola i obowiązki partnera podatkowego
Doradztwo podatkowe jest jednym z najważniejszych składników udanego biznesu. Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej należy sprawdzić jakie będą obciążenia podatkowe z tego tytułu, m.in. wysokość podatku dochodowego, podatku korporacyjnego, dywidenda, VAT, pensje – to wszystko pozwala obliczyć wysokość wydatków w innym kraju. Dokładnie tym się i zajmą doradcy podatkowi.
Z własnego doświadczenia wiem, że bardzo często przedsiębiorcy znajdują w Google informację o tym, iż w niektórych państwach opodatkowanie nie jest obowiązkowe, bądź wysokość podatku jest bardzo niska, w porównaniu do tej, którą spłacają obecnie. Prawie 80 proc. klientów udają się do mnie z pozyskaną przez wyszukiwarkę informacją i spodziewają się, że jest to dobra metoda na oszczędzanie. Np. po zarejestrowaniu działalności gospodarczej w USA nadchodzi okres sprawozdawczy i wtedy się okazuje, że amerykański księgowy naliczył 37 proc.podatku. Z tego tytułu wynika nieporozumienie.
Dlatego też warto już na etapie początkowym rozumieć obraz rzeczywisty oraz to, iż ustawodawstwo ma to do siebie, że czasem się zmienia.
Czym się kierować, wybierając zaufanych partnerów prawnych i podatkowych
Z własnego doświadczenia wiem, że to zagadnienie do najłatwiejszych nie należy. Niemniej jednak, po latach praktyki wiem, na co należy zwrócić szczególną uwagę i co pomoże przyśpieszyć i ułatwić poszukiwanie. Przede wszystkim należy:
- Nastawić się na to, że okres próbny jest konieczny. Wówczas się da ocenić profesjonalizm, szybkość reakcji (chodzi tu przede wszystkim o kontakt zwrotny) oraz poziom wykonywanej pracy. Na przykład można wykupić jedną konsultację próbną. Podobna praktyka jest w Europie bardzo popularna.
- Należy zwrócić uwagę na „prasę” przyszłego partnera. Blogi, portale społecznościowe, wzmianki prasowe, publikacje na YouTube etc. Dzięki temu da się wyczuć, czy da się temu partnerowi zaufać i czy da się przy nim czuć komfortowo.
- Zwracać uwagę na rankingi. Oczywiście, można też się zwrócić do dużych firm, które są na rynku od dawna i mają dobrą opinię. Można też sporządzić TOP-10 najbardziej znanych dostawców internetu z różnych krajów, lecz absolutnie realne jest znalezienie oferty usług profesjonalnych w przystępnej cenie. W wielu krajach są portale, na których można zapoznać się z opiniami. Można też się zwrócić do zaufanych partnerów i poprosić ich o opinię ws. ew. partnerów.
- Dość ryzykowne jest poszukiwanie partnerów na platformach dla freelancerów bądź też na platformach specjalistycznych. Przeważnie są tam specjaliści, którzy już mają zatrudnienie lub po prostu są leadgenami.
- Chciałabym też wyodrębnić kwestię, związaną z komunikacją na przystępnym poziomie, gdy usługodawca w prosty i zrozumiały sposób jest w stanie wyjaśnić rzeczy skomplikowane. Zwłaszcza to dotyczy dziedziny prawniczej. Umiejętność przybliżenia problematyki i wyodrębnienia najważniejszych zagadnień jest świadectwem wysokiego profesjonalizmu. Jeśli, zaś, w czasie konsultacji ew. partner posługuje się językiem skomplikowanym, posługując się niezrozumiałym słownictwem, należy mocno się zastanowić nad możliwością dalszej współpracy.
- Komfort własny. Można znaleźć wspaniałego fachowca, lecz nie móc z nim się porozumieć w kwestiach komunikacyjnych. Czynnik ludzki jest istotnym elementem współpracy i jeśli w obecności ew. partnera ogarnia odczucie nieswojości, warto kontynuować poszukiwania nawet gdy spełnia on wszelkie wymogi profesjonalne.
Szczegóły współpracy z partnerami od księgowości
Rozdział ws. współpracy z księgowymi ma kilka wątków, dlatego rozpatrzymy go osobno. Są dwie możliwości współpracy z księgowymi. Pierwsza – zatrudnienie miejscowej księgowej, lecz nierzadko zdarza się tak, że ani przedsiębiorca, ani HR-owiec nie do końca się znają na miejscowych regułach wg których należałoby sprawdzić jego wiedzę i umiejętności. Wówczas istnieje ryzyko znaleźć się w nieprzyjemnej sytuacji, jeśli się zatrudni osobę, która działa w sposób niekorzystny dla firmy. Warto też pamiętać, że karą grzywny zostanie obciążona firma, a nie pracownik, który spowodował zamieszanie.
Kolejną możliwością jest outsourcing usług księgowych. Owe usługi księgowe nie są tak ryzykowne, gdyż firmy outsourcingowe mają ubezpieczenie z tego tytułu. Ponadto do umowy można dodać punkt, w którym będzie określona wysokość kary za popełnienie ew. błędu przez księgowego. Warto również podkreślić, iż firma outsourcingowa nie będzie poświęcać cały swój czas jednemu klientowi. Dlatego też warto się zastanowić czy taka opcja nie stanie się problemem, gdy biznes zacznie się rozrastać.
Kolejnym elementem jest język porozumiewania się. To również może spowodować problemy. Miejscowi księgowi zazwyczaj posługują się językiem lokalnym, gdy większość przedsiębiorców porozumiewa się w języku angielskim. Wówczas problem porozumiewania się jest nie do uniknięcia.
Wyjściem z tej sytuacji może być zatrudnienie kuratora-wykładowcy, który włada językiem i może się stać swoistym mostkiem do porozumiewania się. W małych i średnich przedsiębiorstwach dość rzadko spotykałam księgowych, którzy pięknie się posługiwali językiem angielskim. Przeważnie menedżer ds. komunikacji występował w postaci tłumacza. Warto przygotować się do takiej sytuacji jeszcze na etapie początkowym, bądź też zaczynać się uczyć języka.
Szybkość komunikacji jest kolejnym bolesnym podpunktem. Odpowiedzi na listy można oczekiwać przez 3-4 tygodnie, chociaż początkowo było powiedziane, że zajmie to 2-3 dni. Dlatego też warto podpisać umowę na okres próbny, gdyż bez niej nie da się tego zweryfikować.
W celu stworzenia fundamentu pod sukces w biznesie od początku należy: rzetelnie nauczyć się reguł gry, które obowiązują w wybranym kraju oraz skrupulatnie wybierać partnerów. Są to swoiste trzej wieloryby: prawnik, doradca podatkowy i księgowy. Wybierając każdego z nich na rynku krajowym bądź zagranicznym warto zwrócić uwagę na kilka ważnych momentów, które w perspektywie będą miały wpływ na pracę i współpracę.