Pisma, umowy, różnego typu akta są nieodłączną częścią każdej działalności gospodarczej. System do zarządzania dokumentacją, taki jak platforma Bricsys 24/7, może znacząco usprawnić i usystematyzować procesy związane z gromadzeniem, przetwarzaniem i udostępnianiem dokumentów.
Czym jest system zarządzania dokumentacją, jakie są jego zalety oraz jakie korzyści niesie ze sobą wykorzystanie platformy Bricsys 24/7? Na te pytania odpowiemy w dalszej części artykułu.
Czym jest system zarządzania dokumentacją?
System zarządzania dokumentacją, znany również jako DMS (Document Management System), to narzędzie, które umożliwia organizacjom przechowywanie, indeksowanie, wyszukiwanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów w sposób zautomatyzowany i uporządkowany.
Pozwala to na poprawę efektywności pracy, zminimalizowanie ryzyka błędów oraz oszczędność czasu i zasobów. System umożliwia przechowywanie dokumentów w bezpieczny sposób, zapewniając dostęp jedynie uprawnionym użytkownikom.
Dokumenty są indeksowane i kategoryzowane, co ułatwia szybkie wyszukiwanie i organizację. DMS pozwala na błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów na podstawie różnych kryteriów, co eliminuje konieczność przeszukiwania papierowych akt.
Zalety systemu zarządzania dokumentacją
Wykorzystanie systemu zarządzania dokumentacją oferuje wiele korzyści, które przekładają się na efektywność i konkurencyjność firmy. Do jego zalet zaliczyć można:
- Usprawnienie procesów – DMS automatyzuje wiele procesów związanych z dokumentacją, co przyspiesza pracę i redukuje koszty.
- Redukcja błędów – eliminacja ręcznego przetwarzania dokumentów zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.
- Łatwe zarządzanie informacjami – DMS umożliwia efektywne zarządzanie ogromną ilością informacji.
- Dostępność i mobilność – system zarządzania dokumentacją pozwala na dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.
- Bezpieczeństwo danych – wszelkie dane są właściwie zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych.
Zarządzanie dokumentacją za pomocą platformy Bricsys 24/7
Jeśli szukasz zaawansowanego i kompleksowego rozwiązania do zarządzania dokumentacją, warto przyjrzeć się platformie informatycznej Bricsys 24/7. Wykorzystuje ona środowisko Common Data Environment (CDE) oparte na chmurze (SaaS), które umożliwia nie tylko przechowywanie i zarządzanie dokumentami, ale także automatyzację przepływów pracy.
System zarządzania dokumentacją Bricsys 24/7 od Vector Software zapewnia bezpieczeństwo oparte na przydzielonych rolach. Masz pewność, że właściwy dokument znajduje się u odpowiedniej osoby we właściwym czasie. Obsługuje ponad 70 różnych formatów, eliminując konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania.
Ponadto system umożliwia tworzenie, edycję i zarządzanie przepływami pracy w prosty sposób. Pozwala również na pełny przegląd aktualnych stanów projektów w czasie rzeczywistym.
Dzięki Bricsys 24/7 Twoja firma może usprawnić procesy biznesowe, zwiększyć bezpieczeństwo danych oraz poprawić ogólną wydajność. Jeśli zależy Ci na efektywnym zarządzaniu dokumentacją, wybierz ten zintegrowany system zarządzania dokumentacją.