Jedną z większych przeszkód w rozwoju firmy może być brak szczegółowej wiedzy na temat zasobów, wydatków i błędów. To, co może temu problemowi zapobiec, to zintegrowane bazy danych, umożliwiające zacieśnienie współpracy między poszczególnymi działami i oddziałami. W ten sposób można znacznie usprawnić wiele procesów, od produkcyjnych po te związane z finansami. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw na rynku decyduje się na to, by wdrożyć system ERP – Enterprise Resource Planning. To zaawansowane oprogramowanie biznesowe, które pozwala na sprawniejsze zarządzanie. Jak to właściwie działa, co możesz zyskać i jaki jest przebieg wdrożenia systemu?
Czym jest system ERP?
Przedsiębiorstwa z różnych branż mogą skorzystać z tego udogodnienia, choć najbardziej pomaga w usprawnianiu procesów związanych z produkcją i dlatego najczęściej z systemów ERP korzysta się w branży produkcyjnej. Warto jednak mieć na uwadze, że każdy system jest skrojony na miarę potrzeb konkretnej firmy, czyli zgodnie z jej wyzwaniami, problemami i celami.
System ERP to swego rodzaju baza danych, na którą składają się informacje z różnych działów w przedsiębiorstwie – produkcja, magazynowanie, logistyka, sprzedaż, obsługa klientów, CRM, a także finanse i księgowość. Wszystkie te dane są w jednym miejscu, jednak – co istotne – można w zaawansowany sposób przydzielać dostęp do danych funkcjonalności. Dzięki temu masz pewność, że konkretne dane dotrą wyłącznie do odpowiednich pracowników. Nie musisz się martwić o to, czy wrażliwe informacje (na przykład dane osobowe klientów) wpadną w niepowołane ręce. Ponadto system automatyzuje i optymalizuje procesy w przedsiębiorstwie. Przekłada się to na lepsze zarządzanie, ograniczenie niepotrzebnych wydatków i redukcję błędów.
Kiedy system ERP może się przydać?
- Jest niezwykle użyteczny, gdy poszczególne działy i oddziały przedsiębiorstwa mają problemy komunikacyjne, na przykład ze względu na rozproszoną strukturę firmy.
- Warto z niego skorzystać, gdy brakuje aktualnych, zintegrowanych i przede wszystkim zsynchronizowanych danych w firmie.
- Sygnałem, że warto zainwestować w ERP, może być częste występowanie błędów i opóźnień, co przekłada się niejednokrotnie na podejmowanie niewłaściwych decyzji i straty finansowe.
- Wykorzystanie ERP pozwala na automatyzację powtarzalnych procesów, których efektywność do tej pory była zbyt niska.
Korzyści z oprogramowania ERP
ERP pozwala zintegrować różne elementy działalności przedsiębiorstwa, od produkcji przez CRM po księgowość, dzięki czemu zarządzanie staje się łatwiejsze. Konkretni pracownicy mają dostęp do niezbędnych informacji, co zdecydowanie zwiększa ich wydajność. Możesz opierać się o jedno rozwiązanie technologiczne lub łączyć je z innymi – na przykład zintegrować system z narzędziami MES, stosowanymi w branży produkcyjnej. Kontrola zasobów przedsiębiorstwa jest łatwiejsza dzięki usystematyzowaniu wszystkich informacji.
ERP przydaje się w obsłudze zamówień. Pozwala na przykład na zebranie w jednym miejscu informacji z różnych kanałów sprzedaży. Dzięki temu planowanie dostaw i wysyłek staje się prostsze i efektywniejsze. Usprawnia także politykę kredytową. Jedna baza danych zamiast kilku rozproszonych pozwala na sprawdzanie informacji w czasie rzeczywistym.
Exact, ekspert w zakresie systemów ERP, zwraca uwagę na to, że oprogramowanie jest skalowalne – wraz z rozwojem przedsiębiorstwa można dodawać nowe funkcje, w zależności od możliwości i oczekiwań. Do obsługi systemów wystarczy krótkie szkolenie dla konkretnych pracowników, odpowiedzialnych za dane obszary zarządzania.
Warto też mieć na uwadze, że systemy są regularnie aktualizowane w związku z wchodzeniem w życie kolejnych przepisów prawnych – takich jak RODO czy struktura JPK VAT.
Jak wygląda wdrożenie?
Pierwszym krokiem do wdrożenia jest analiza przedwdrożeniowa, podczas której określa się potrzeby firmy. Następnie powstaje projekt wdrożeniowy. Wdrożenie to instalacja i konfiguracja techniczna (parametryzacja), migracja danych, a następnie testy systemu i przeszkolenie użytkowników. Exact podkreśla, że po implementacji rozwiązań pracownicy nie są pozostawieni sami sobie i mogą liczyć na kompleksowe wsparcie techniczne.
ERP wpływa na efektywność zarządzania wieloma procesami w firmie. Może być nieocenioną pomocą w rozwoju biznesowym, a jego popularność na całym świecie nieustannie rośnie. Optymalizacja, synchronizacja danych, automatyzacja i kontrola wydatków – wszystko to możesz zyskać w jednym specjalistycznym programie.
Czym jest system EPR?
System ERP to swego rodzaju baza danych, na którą składają się informacje z różnych działów w przedsiębiorstwie – produkcja, magazynowanie, logistyka, sprzedaż, obsługa klientów, CRM, a także finanse i księgowość. Ws