Pandemia i kolejne lockdowny w sposób szczególny odbiły się na branży eventowej. Odwołane koncerty, bankiety, festiwale i inne imprezy to cios dla artystów, firm i wszystkich osób związanych z organizacją wydarzeń. Wiele przedsiębiorstw upadło, inni przebranżowili się, jeszcze inni wykorzystują sytuację i świetnie radzą sobie w organizacji eventów online, które przeżywają obecnie prawdziwy boom.
Sytuacja związana z koronawirusem oraz koniecznością społecznej izolacji, a także niepewna przyszłość ekonomiczna wymusiły przeniesienie wielu usług do sieci. Dotyczy to nawet branż, w których działalność internetowa była do tej pory pobocznym i symbolicznym zjawiskiem. Początkowo wydawało się, że brak możliwości organizowania stacjonarnych eventów będzie się wiązał wyłącznie ze stratami. Szybko okazało się jednak, że lockdown wpłynął na wzrost zainteresowania wydarzeniami online. Wszystko wskazuje na to, że zostaną one z nami na stałe.
Event online i jego aspekty technologiczne
Podstawowym problemem, z jakim trzeba się zmierzyć podczas organizacji wydarzenia w internecie, jest jego streaming. To właśnie jakość transmisji bywa największą przeszkodą wskazywaną przez uczestników tego typu spotkań. Produkcja eventu online nie obędzie się bez trzech kluczowych elementów: narzędzi umożliwiających realizację i transmisję, serwera umożliwiającego dystrybucję oraz odtwarzacza, czyli miejsca, gdzie event będzie emitowany.
Najlepszym rozwiązaniem będzie w tym przypadku korzystanie z wirtualnej platformy. Warto pamiętać, że ogólnodostępne rozwiązania, jak np. YouTube, ciągną za sobą zagrożenia związane z bezpieczeństwem, np. uczestnictwem osób niepowołanych.
Istotną kwestią będzie także przeszkolenie ewentualnych prelegentów, dla których obsługa narzędzi może okazać się kłopotliwa.
Event online – największe wyzwania
Największym wyzwaniem podczas organizacji eventu online jest wzbudzenie i utrzymanie zaangażowania uczestników. Nic dziwnego, bo pod kątem psychologicznym, specyfika tego wydarzenia jest zupełnie inna od eventu stacjonarnego, który spokojnie (np. jako szkolenie) może trwać osiem godzin. W internecie to trudne do pomyślenia. Dużo łatwiej nacisnąć klawisz „escape” niż wyjść z sali, na której trwa konferencja. Dlatego najważniejsze jest zaplanowanie dynamiki i elementów imprezy tak, aby dawała poczucie prawdziwego uczestnictwa. W przypadku wielu wydarzeń nie obejdzie się bez scenariusza i reżyserii oraz różnych przydatnych opcji, takich jak quizy, ankiety, udzielanie głosu, zadawanie pytań na czacie. Dobrym rozwiązaniem jest także udostępnianie „pokoi” oraz podział na mniejsze grupy, w których można dyskutować.
Aktualizacje strony www wydarzenia i informacje o nowościach z nim związanych nabierają szczególnego znaczenia. Ciekawą opcją jest umożliwienie uczestnikom realnego wpływania na agendę i zawartość eventu. Ułatwi to organizatorom dobór programu, który będzie stanowił dla użytkownika prawdziwą wartość.
Artykuł powstał we współpracy z firmą https://emtg.pl/