Świat zmienia się z roku na rok. Ogromny wpływ na zmiany zachodzące w każdym aspekcie naszego życia mają nowoczesne technologie, których zadaniem jest je ułatwiać oraz usprawniać działania. Nowoczesne technologie wywierają ogromny wpływ nie tylko na codzienność, ale także na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Jednym z takich rozwiązań jest automatyzacja procesów biznesowych, z której obecnie z powodzeniem korzysta większość świadomych i podążających za duchem czasu firm.
Czym jest i na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?
Podstawowym zadaniem, które stoi przed wszystkimi nowoczesnymi systemami informatycznymi jest wspieranie organizacji pracy, kierowanie jej przepływem oraz usprawnienie wykonywana poszczególnych zadań. Automatyzacja procesów biznesowych polega na ograniczeniu lub zastąpieniu ludzkiej pracy poprzez oddelegowanie części zadań maszynom, w tym przypadku systemom informatycznym. Zastosowanie takiego rozwiązania wiąże się z licznymi korzyściami, wśród których warto wymienić m. in. zwolnienie pracowników od wykonywania żmudnych, monotonnych i mechanicznych czynności i co za tym idzie, wzrost wydajności funkcjonowania firmy oraz zminimalizowanie ryzyka popełniania błędów.
Współczesne firmy są coraz bardziej zorientowane na pracę sterowaną za pomocą procesów. Pod pojęciem procesu kryje się uporządkowana seria powiązanych ze sobą czynności, których zadaniem jest rozwiązanie konkretnego problemu lub doprowadzenie do osiągnięcia z góry założonego celu biznesowego. W skład procesu wchodzą zadania, czyli poszczególne aktywności, które muszą zostać wykonane, aby proces odniósł pożądany skutek. W tradycyjnym modelu zarządzania procesami biznesowymi zadania są wykonywane przez ludzi.
Automatyzacja procesów biznesowych pozwala natomiast na oddelegowanie części z nich (lub wszystkich, w zależności od rodzaju i stopnia skomplikowania procesu) systemom informatycznym, które zrealizują je w sposób automatyczny. W rezultacie, pracownicy zyskują cenny czas, który mogą poświęcić na zadaniach wymagających od nich specjalistycznych kompetencji, wiedzy i doświadczenia, przez co ich praca staje się wydajniejsza, bardziej jakościowa i satysfakcjonująca. Co ważne, optymalizacja procesu może bezpośrednio przełożyć się również na poprawę wyników sprzedażowych firmy oraz zredukować koszty jej działalności.
Najważniejsze korzyści związane z automatyzacją procesów biznesowych
Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych daje każdej aktywnie korzystającej z tego rozwiązania firmie liczne korzyści. W pierwszej kolejności systemy pozwalają na efektywne wykorzystanie czasu pracy pozwalając na wyeliminowanie zjawiska jego marnotrawienia, co często zdarza się w przypadku wykonywania wszystkich zadań w firmie wyłącznie przez jej pracowników. Korzystanie z automatyzacji pozwala zyskać nawet 98% oszczędności czasu. Ponadto, jej wdrożenie i efektywne wykorzystywanie w codziennej działalności pozwala zmniejszyć koszty prowadzenia firmy, podnieść ogólną wydajność jej funkcjonowania oraz usprawnić wszystkie zachodzące w przedsiębiorstwie procesy.
Udoskonalenie wewnętrznych procesów oraz podniesienie ich jakości i wydajności pozwala także poszerzyć grono zadowolonych z obsługi klientów, podnieść jakość usług oferowanych przez firmę oraz zwiększyć jej konkurencyjność w branży. Nowoczesne i idące za duchem czasu przedsiębiorstwa są lepiej postrzegane zarówno przez klientów, partnerów biznesowych i inwestorów, jak i konkurencję, co daje im większe szanse na rozwój oraz czyni swoistymi liderami w swojej branży. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych możliwe jest także skierowanie uwagi pracowników na najważniejsze kwestie, poprawa ogólnej atmosfery panującej w firmie oraz przywrócenie właściwych proporcji pomiędzy pracą administracyjną czy prostymi, powtarzalnymi czynnościami, a zadaniami ukierunkowanymi na kreatywność i produktywność.
Automatyzacja procesów biznesowych w firmie – od czego zacząć jej wdrażanie?
Jak widać, automatyzacja procesów biznesowych jest bardzo przydatnym rozwiązaniem, którego wprowadzenie daje firmie wiele wymiernych i długofalowych korzyści. Pomimo oczywistych plusów automatyzacji, wiele przedsiębiorstw nadal waha się z jej wprowadzeniem nie wiedząc, jak umiejętnie wdrożyć ją w swojej firmie. Zadanie to warto powierzyć wyspecjalizowanej firmie, która dostarcza nowoczesnych i sprawdzonych rozwiązań informatycznych w postaci platform do zarządzania procesami biznesowymi klasy BPM (Business Process Management) mających na celu usprawnienie procesów zachodzących w firmie.
Przebieg wdrożenia platformy BPM powinien być starannie zaplanowany i podzielony na cztery fazy: przygotowanie do projektu, analiza, konfiguracja, testy i uruchomienie. Wszystkie te etapy łączą się ze sobą oraz powinny zostać uwzględnione w całości, bez względu na to, jaki zakres ma obejmować automatyzacja procesów biznesowych. Wdrożenie automatyzacji powinno rozpocząć się do kontaktu z klientem oraz weryfikacji jego potrzeb, czyli zebrania szczegółowych informacjo na temat planowanego wdrożenia, jego celu oraz zakresu. Analizie poddawane jest także funkcjonowanie całej organizacji z uwzględnieniem jej celów biznesowych, pozycji na rynku oraz kultury pracy. Ważnym elementem jest także doprecyzowanie stosowanego słownictwa oraz jego ujednolicenie w ramach całej organizacji.
Kolejnym krokiem są testy, które mają znaczenie nie tylko techniczne (czyli wykrycie błędów i ich korektę), ale także psychologiczne, kształtujące stosunek względem systemu jego przyszłych użytkowników. Na tym etapie konieczne jest wyznaczenie określonej liczby testerów, czyli osób, które będą sprawdzały i oceniały funkcjonalność nowych rozwiązań według ustalonego harmonogramu. Pozwala to na nadanie systemowi funkcjonalności ściśle dostosowanej do potrzeb organizacji, która będzie wspierała jej działalność w każdym aspekcie.
Po wykonaniu wszystkich tych czynności przychodzi pora na uruchomienie wdrożenia. Wbrew pozorom, nie jest to jednak tożsame z zakończeniem całego projektu. Aby system klasy BPM właściwie spełnił swoje zadanie, jego użytkownicy muszą bowiem chcieć z niego korzystać oraz zdawać sobie sprawę z korzyści, jakie oferuje zarówno dla firmy, jak i ich samych. W tym celu warto zorganizować kompleksowe szkolenie, podczas którego omówione zostaną zalety nowego systemu, jego funkcjonalność oraz korzyści dla użytkowników. Pozwala to na rozwianie wszelkich wątpliwości związanych z wprowadzonymi zmianami oraz zachęcenie pracowników do korzystania z platformy.