Automatyzacja procesów w HR – dlaczego warto?

Jak wskazuje raport „Barometr Rynku Pracy” Gi Group z maja 2022 roku, aż 52,2 proc. firm planuje wdrożenie automatyzacji do swojej codziennej pracy, a aż 30,7 proc. już ją wdrożyło i potwierdza, że ma bardzo duży, pozytywny wpływ na działanie firmy. Choć automatyzacja procesów może kojarzyć się przede wszystkim z takimi sektorami, jak produkcja, to w rzeczywistości równie wielką rolę odgrywa w działach HR – i to we wszystkich branżach. Na czym polega automatyzacja w HR i jakie korzyści daje? Wyjaśniamy!

Automatyzacja procesów w HR

Pracownicy działów HR każdego dnia mają ręce pełne powtarzalnej, często bardzo żmudnej pracy. Czas, który w idealnym świecie mogliby poświęcić na motywację pracowników do osiągania jeszcze lepszych wyników, spędzają na ręcznym przepisywaniu i archiwizowaniu danych. Podstawą stworzenia w firmie tego „idealnego świata” jest właśnie automatyzacja procesów w HR. A tę najłatwiej wprowadzić poprzez korzystanie z aplikacji HR dla pracowników, menedżerów oraz HRowców – tak zwany system HRM. Składa się z narzędzi usprawniających pracę firmy w wielu sektorach, takich jak rekrutacja, onboarding, zarządzanie rozwojem zatrudnionych, ewidencja czasu pracy i innych.

Wspomniana automatyzacja niesie ze sobą takie korzyści dla całego działu, osób zatrudnionych i ogólnej pracy firmy, jak:

• Zwiększenie efektywności pracy – im więcej zadań, nawet tych z pozoru szybkich do wykonania (jak np. przeklejanie treści komórek w Excelu) zostanie zautomatyzowanych, tym bardziej efektywna będzie każda godzina pracy HRowców. Dla przykładu: zamiast tworzyć ręcznie raport wydajności źródeł pozyskiwania CV w procesie rekrutacji, HRowiec może wygenerować go jednym kliknięciem i zaoszczędzony czas przeznaczyć na jego dokładniejszą analizę, a tym samym wyciągnięcie lepszych wniosków.
• Oszczędność środków – odciążenie pracowników działu HR z wykonywania powtarzalnych zadań przekłada się na ogromną oszczędność ich czasu, a tym samym firmowych pieniędzy. Szybko może okazać się, że zamiast całego szeregu HRowców firma będzie potrzebowała jednego, dwóch lub kilku (zależnie od jej wielkości oraz liczby zatrudnionych pracowników czy prowadzonych szkoleń i rekrutacji).
• Minimalizacja ryzyka wystąpienia tzw. błędu ludzkiego – wielogodzinne wklepywanie danych, przeglądanie i akceptacja wniosków pracowniczych, selekcjonowanie CV czy przewidywanie obłożenia pracy celem stworzenia idealnego grafiku pracy zatrudnionych, tworzy wiele „okazji” do popełnienia błędu. Nawet najlepszy księgowy od czasu do czasu się myli, nie sposób zatem wyobrazić sobie, by pracował w pełni efektywnie bez kalkulatora. Podobnie jest z HRowcami, którym automatyzacja pracy w ogromnej mierze pomaga zredukować ryzyko pomyłki, często bardzo kosztownej dla firmy, gdy dotyczy np. operacji na danych osobowych.
• Skupienie się na pracownikach – chcąc w kilku słowach opisać pracę HRowca, można powiedzieć, że zajmuje się rozwojem zatrudnionych oraz dbaniem o ich zadowolenie, a także czynnościami administracyjnymi. Te drugie są szeroko pojęte, obejmują bowiem procesy związane z naliczaniem wynagrodzeń, tworzeniem, archiwizacją i weryfikacją dokumentów pracowniczych, obrotem wniosków, rekrutacją, raportowaniem oraz wieloma innymi. Automatyzacja procesów w HR pozwala HRowcom w mniejszym stopniu zajmować się danymi i „papierologią”, a w większym – pracownikami. Dzięki niej mogą poświęcić więcej czasu na prowadzenie szkoleń miękkich, perfekcyjnego onboardingu czy spotkań „1 na 1” z zatrudnionymi.
• Poprawa wizerunku firmy – automatyzację procesów w HR widzą i odczuwają nie tylko HRowcy, ale również zatrudnieni oraz kandydaci do pracy. Firma, która odpowiada na nadesłane CV w ciągu kilku godzin, a nie tygodni (chociażby mejlem z podziękowaniem) już na wstępie wygląda na profesjonalną. Dotyczy to wielu innych elementów automatyzacji, takich jak sprawniejszy obieg wniosków pracowniczych, łatwiejsza komunikacja wewnętrzna czy dokładniejszy i dłuższy proces onboardingu. Wszystko to przekłada się na zwiększenie zadowolenia pracowników oraz kandydatów, a tym samym polepszenie wizerunku firmy.

Przykłady automatyzacji w HR – 3 procesy, które można usprawnić

Możliwości automatyzacji w HR są równie ogromne, co zakres działań tego działu. W każdym sektorze pracy HRowców znajdzie się co najmniej jeden element, który można przestać wykonywać ręcznie. By przedstawić je jak najbardziej obrazowo, skupiliśmy się na trzech dużych procesach w HR obecnych we wszystkich firmach: rekrutacji, onboardingu pracowników i zarządzaniu czasem pracy, delegacjami oraz urlopami. Doskonałe przykłady możliwości, które w ich zakresie niesie automatyzacja procesów, daje system HRM tomHRM:

Rekrutacja

System rekrutacyjny ATS, który dostarcza firmom oprogramowanie tomHRM, można nazwać wirtualnym asystentem rekrutacyjnym działu HR. Umożliwia między innymi udostępnianie kandydatom formularzy aplikacyjnych, dzięki którym rekruterzy zdobywają pierwsze istotne informacje o zainteresowanych pracą (np. oczekiwania finansowe, poziom dyspozycyjności etc.), co pozwala z kolei na przeprowadzenie skutecznej wstępnej selekcji. Dzięki systemowi ATS HRowcy nie muszą też dodawać ręcznie ofert pracy na wszystkie portale społecznościowe – zrobią to jednym kliknięciem. W kilka sekund wygenerują też raporty dotyczące np. efektywności źródeł pozyskania aplikacji, udostępnią CV do wglądu menedżerom bez konieczności wysyłania ich mejlem – a to tylko kilka z opcji automatyzacji zadań.

Onboarding pracowników

Wdrażanie nowych osób do pracy to niezwykle czasochłonny, a przy tym bardzo ważny element rekrutacji. Bo choć pracownicy zostali już wybrani, a umowy podpisane, to źle przeprowadzony onboarding może sprawić, że nowe osoby nie zostaną w firmie na dłużej – i znów wystąpi rotacja. Automatyzacja procesów HR w ramach onboardingu pozwala pracownikom działu HR skupić się na pełnym zaopiekowaniu się nowymi osobami.

tomHRM daje w tym zakresie między innymi możliwość tworzenia i zapisywania konkretnych ścieżek onboardingowych w systemie, dzięki czemu nie będą musieli każdorazowo przedstawiać ich menedżerom czy na nowo ustalać. Aplikacja może automatycznie przydzielać zaplanowane zadania do nowego pracownika czy jego przełożonego lub buddiego, wysyłać powiadomienia i alerty do osób zaangażowanych w cały proces czy na bieżąco aktualizować postęp realizacji ścieżki onboardingowej.

Rozliczanie czasu pracy, delegacji i urlopów

TomHRM udostępnia również dwie aplikacje usprawniające zarządzanie czasem pracy, a także nieobecnościami zatrudnionych: Ewidencja Czasu Pracy oraz Urlopy i Delegacje. Dają one dostęp do narzędzi, które automatycznie naliczają godziny pracy i przerw każdego pracownika oraz nanoszą je na wirtualny grafik. Wystarczy zatem jeden rzut okiem, by stwierdzić, kto jest w pracy, kogo nie ma, kto się spóźnił, a kto przebywa na przerwie. Menedżerowie mogą otrzymywać alerty o nieprawidłowościach, czyli np. powiadomienia o spóźnieniach. Jednym kliknięciem wygenerują raporty obecności i nieobecności, a także równe sprawnie zaakceptują lub odrzucą wniosek o urlop czy delegację.

Systemy HRM i związane z nimi możliwości automatyzacji procesów w HR to zatem ogromne wsparcie dla całej firmy. Z pewnością warto je przetestować, szczególnie że najlepsze oprogramowania, takie jak wspomniane tomHRM, dają dostęp do bezpłatnych okresów próbnych, które nie wiążą się z żadnymi zobowiązaniami.