Nie dziwi fakt, że dziś biznes wygląda zupełnie inaczej, niż jeszcze kilka lat temu. Szerokie wykorzystanie nowoczesnych technologii i stale rosnące inwestycje na nowe rozwiązania informatyczne z roku na rok zmieniają rynek nie do poznania. Trend, który na razie obejmuje przede wszystkim duże spółki, z czasem dotrze też i do mniejszych firm. Cyfrowa transformacja wydaje się więc nieunikniona – dlatego warto zastanowić się już teraz, jak się do niej przygotować. Na podstawie doświadczeń firmy informatycznej Hicron wskażemy, jakie pytania powinien zadać sobie przedsiębiorca, zanim zacznie planować metamorfozę swojego biznesu.
Jak dziś wyglądają procesy biznesowe firmy?
Zmiana, która nie jest poprzedzona dogłębną analizą stanu zastanego, ma niewielkie szanse na powodzenie. Celem cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa jest jego ulepszenie, nie zaś zmiana sama w sobie. By natomiast ulepszać, konieczna jest znajomość słabych i mocnych stron firmy, określenie funkcjonujących standardów i potrzeb, jakie należy zaspokoić.
W dogłębną analizę firmy powinny zostać zaangażowane wszystkie jej działy – nie tylko te przynoszące największy dochód czy też te, które generują największe problemy. Cyfrowa transformacja firmy obejmuje każdy jej element – jest szansą na ulepszenia wszystkich aspektów przedsiębiorstwa, nie warto więc zaniedbywać żadnej części składowej.
Dlaczego w danych obszarach zmiana jest potrzebna?
Może się wydawać, że powyższe pytanie to sztuczka odwróconej psychologii. Nie chodzi jednak o to, by przedsiębiorca przekonał samego siebie, że czas na metamorfozę sposobu zarządzania firmą. Celem jest zmuszenie umysłu, przyzwyczajonego do status quo, by dostrzegł faktyczne problemy trapiące firmę oraz ich wpływ na jej produktywność. Często zdarza się, że pozornie drobne niedogodności w skali miesiąca czy roku okazują się generatorami ogromnych strat – i to dla całego przedsiębiorstwa.
Może się na przykład wydawać, że konieczność manualnego księgowania transakcji za każdym razem, gdy końcowa wartość faktury odbiega od początkowej wartości wpisanej w umowę nie jest dużym problemem. Jak znacznym procentem wszystkich transakcji są te o wartości odmiennej, niż ta wprowadzona w system po raz pierwszy? Ile czasu zajmuje wykonanie fakturowania własnoręcznie? Gdy zdamy sobie sprawę ze skali problemu, to odkryjemy jedno z miejsc powodujących zastój przepływu finansowego w firmie, gdzie marnowane są każdego roku setki godzin, które można by spożytkować znacznie lepiej.
Cyfrowa transformacja – a więc sięgnięcie po rozwiązania oparte na oprogramowaniu biznesowym – pozwala wyeliminować cześć takich niedogodności. Mozolne, mechaniczne czynności, które specjalista tworzący software może łatwo zautomatyzować, przestaną być ciężarem dla zatrudnionych osób – zamiast tego ich wykonywaniem zajmie się oprogramowanie. Dzięki temu pracownicy zyskają czas, który będą mogli przeznaczyć na zadania wymagające kreatywności, otwartego umysłu czy też umiejętności personalnych: a więc wszystkim tym, czego maszyny jeszcze nie są w stanie robić. W ten sposób cyfrowa transformacja nie doprowadza do usunięcia miejsc pracy, a zamiast tego pozwala lepiej wykorzystywać potencjał ludzki.
Jak ma wyglądać efekt cyfrowej transformacji?
Zbyt często w strategicznym myśleniu biznesowym stosowane jest podejście życzeniowe. Najprościej można je zdefiniować jako założenie, że „będzie lepiej” – bez określania jakichkolwiek konkretów czy faktycznych źródeł poprawy sytuacji. Oczywiste jest, że podstawowym celem transformacji cyfrowej jest ulepszenie przedsiębiorstwa. Konieczne jest jednak zadanie sobie pytanie: jak taka ulepszona wersja ma wyglądać.
Przedsiębiorca musi więc określić, czego oczekuje po zmianie. Jakich zmian w procesach biznesowych się spodziewa, jak szacuje oszczędności po zmianie, jak wygląda minimum, które może zaakceptować, by określić metamorfozę jako udaną. W planowaniu efektów strategii pomocne są procenty – znacznie łatwiej zbadać wypełnienie celu „skrócenie o 25% czasu fakturowania” niż celu „szybsze fakturowanie”.
Jakie są koszty i zyski z prowadzenia firmy przed i po transformacji?
Biznes opiera się na liczbach, i to właśnie liczby najlepiej przemawiają do osób decyzyjnych. To zestawienie efektów prowadzenia biznesu w sposób niezmieniony i w sposób cyfrowy pokazuje, czy zmiana jest konieczna, a także – czy rezygnacja z postępu i stanie w miejscu naprawdę jest oszczędnością.
Pamiętajmy: to właśnie lęk przed nieudaną inwestycją najbardziej powstrzymuje firmy od zmian. Jednak w wielu przypadkach okazuje się, że znacznie kosztowniejsze jest prowadzenie firmy w sposób niezmieniony, niż inwestycja.
To ten etap okazuje się często najtrudniejszy dla przedsiębiorców do opracowania samodzielnie. Opieranie się na przypuszczeniach i założeniach wydaje się zbyt oderwane od rzeczywistości, by takim prognozom zawierzyć. W Hicron wielokrotnie przeprowadzaliśmy audyty przedwdrożeniowe firm, przygotowaliśmy także porównania prognoz kosztów utrzymania w scenariuszu z wdrożonymi rozwiązaniami informatycznymi i bez. Wykonujemy proof of concept – wdrożenie próbne, czyli testową wersję, która pokazuje, jak będą wyglądać procesy biznesowe po transformacji. Wszystkie te elementy pozwalają przedsiębiorcy poznać efekty zmian jeszcze zanim rozpocznie się metamorfoza firmy.
Jedyny pewnik to zmiana
Cyfrowa transformacja dotyczy nie tylko dużych firm – bardzo wiele startupów od samego początku swojego istnienia jest przygotowana do działania w nowej biznesowej rzeczywistości. Oznacza to, że presja, by dotrzymać kroku nowoczesności, ma swoje źródło nie tylko „z góry”, od strony najważniejszych graczy na rynku. Nacisk na przedsiębiorców wywierają także nowopowstające firmy. Należy więc odpowiedzieć sobie na najważniejsze pytanie – czy możemy sobie pozwolić, by zwlekać z cyfrową metamorfozą? Czas przeanalizować sytuację przedsiębiorstwa i podjąć decyzję.