Firmy w Polsce coraz częściej współpracują ze specjalistami z Ukrainy, Białorusi i Gruzji, którzy nie mają własnej działalności. Pojawia się pytanie praktyczne: kto wystawi fakturę i kto odpowiada za składki. Odpowiedź zwykle brzmi: inkubator przedsiębiorczości. Wyjaśniamy, na czym polega ten model i jak wygląda z perspektywy obu stron.
Czym jest inkubator w polskim rozumieniu?
To nie fundusz inwestycyjny ani akcelerator startupów. To operator, który udostępnia własną osobowość prawną: specjalista podpisuje z nim umowę o dzieło lub umowę zlecenie, faktura dla klienta wystawiana jest z danych inkubatora, a rozliczenia prowadzi operator.
Model nosi nazwę Employer of Record. Nie ma tu inwestycji, udziałów ani programów mentoringowych. Jest osobowość prawna, księgowość i sprawozdawczość. Dla obcokrajowca oznacza to legalny dochód bez zakładania działalności, a dla zleceniodawcy zwykłą fakturę od polskiego podmiotu. Tak działa między innymi inkubator przedsiębiorczości dla cudzoziemców Łatwy Start, który obsługuje klientów po rosyjsku i ukraińsku oraz prowadzi sprawy związane z legalizacją pobytu.
Kto korzysta z tego rozwiązania?
Najczęściej trzy grupy: specjaliści IT, freelancerzy z branż kreatywnych oraz osoby, które dopiero układają sobie pobyt w Polsce i nie chcą zaczynać od wizyty w urzędzie.
Kto | Dlaczego nie zakłada JDG | Co daje inkubator |
| Programista z Ukrainy | przyjechał na kilka miesięcy, nie wie, czy zostanie | legalne faktury od pierwszego zlecenia |
| Grafik lub copywriter | dochód nieregularny, składki ZUS byłyby stałe | brak własnych składek przedsiębiorcy |
| Osoba w trakcie legalizacji | potrzebuje udokumentowanego dochodu | dochód jako podstawa do karty pobytu |
| Specjalista testujący rynek | nie chce zamykać firmy po pół roku | wejście i wyjście bez likwidacji |
Źródło zasad dotyczących form działalności: serwis biznes.gov.pl.
Tyle teorii. Jak to wygląda z perspektywy firmy, która zamawia usługę?
Co to zmienia dla polskiego zleceniodawcy?
Praktycznie nic poza tym, kto widnieje na fakturze. Rozliczacie się z polskim podmiotem, dostajecie fakturę z polskim NIP, a kwestie składek i podatku wykonawcy pozostają po stronie operatora.
Warto jednak sprawdzić dwie rzeczy przed podpisaniem umowy. Po pierwsze, czy przeniesienie praw autorskich jest zapisane poprawnie, jeśli zamawiacie kod, projekt graficzny albo tekst. Po drugie, czy umowa jasno określa, kto odpowiada za jakość i terminy: inkubator jest stroną formalną, ale pracę wykonuje konkretna osoba.
Rada eksperta: «Najczęstszy błąd po stronie zleceniodawcy to traktowanie takiej współpracy jak zatrudnienia. Jeśli specjalista pracuje w waszych godzinach, pod waszym nadzorem i na waszym sprzęcie, urząd może uznać to za stosunek pracy niezależnie od tego, kto wystawił fakturę. Zapiszcie w umowie samodzielność wykonawcy».
Ile to kosztuje specjalistę?
Dwa modele: stały abonament miesięczny albo prowizja od wypłacanej kwoty. Pierwszy opłaca się przy regularnym, wyższym dochodzie, drugi przy nieregularnych zleceniach.
Przykład z praktyki. Specjalistka od grafiki współpracowała z dwiema agencjami w Krakowie i miała nierówne wpływy: w jednym miesiącu dwa tysiące złotych, w innym osiem. Przy stałym abonamencie w chudszych miesiącach oddawałaby znaczną część dochodu. Wybrała prowizję i płaciła proporcjonalnie do tego, co faktycznie zarobiła. Po roku, gdy zlecenia się ustabilizowały, przeszła na abonament, bo przy stałym wyższym dochodzie wychodził taniej.
Druga strona medalu: prowizja liczona jest od obrotu, nie od zysku. Przy wysokich i stabilnych przychodach własna działalność na ryczałcie wypada korzystniej niż jakikolwiek procent. To naturalny moment przejścia, a nie porażka modelu.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze operatora
Trzy pytania wystarczą, żeby odrzucić większość wątpliwych ofert:
- Czy operator oczekuje udziałów albo prowizji od przyszłych zysków. Jeśli tak, to nie jest inkubator w opisanym tu sensie, tylko akceleratora lub fundusz.
- Ile faktur mieści się w cenie i ile kosztuje każda kolejna. Przy kilkunastu zleceniach miesięcznie ta pozycja potrafi podwoić koszt.
- W jakim terminie wypłacane są środki po opłaceniu faktury przez klienta i w jakich walutach.
Sygnały ostrzegawcze przy wyborze operatora:
- brak jasnej informacji o tym, kto wystawia fakturę klientowi końcowemu;
- opłaty, które pojawiają się dopiero po podpisaniu umowy;
- obietnice inwestycji lub udziału w zyskach zamiast prostej obsługi administracyjnej.
Dodatkowo warto sprawdzić:
- czy operator prowadzi obsługę w języku zrozumiałym dla wykonawcy, bo pisma z urzędów przychodzą po polsku;
- czy wsparcie przy legalizacji pobytu jest w cenie, czy jako osobna usługa;
- jak wygląda wyjście z umowy w momencie zakładania własnej firmy.
Rada eksperta: «Przed podpisaniem poproście o wzór umowy z klientem końcowym. To tam widać, czy przeniesienie praw autorskich zostało opisane poprawnie, a od tego zależy stawka podatku wykonawcy».
Podsumowanie
Inkubator przedsiębiorczości w Polsce sprzedaje administrację, nie rozwój: osobowość prawną, faktury i rozliczenia dla osoby, która nie chce albo jeszcze nie może założyć własnej działalności. Dla zleceniodawcy to zwykła współpraca z polskim podmiotem, dla wykonawcy legalny dochód od pierwszego zlecenia. Granica opłacalności przebiega tam, gdzie prowizja od obrotu zaczyna przewyższać koszt własnej firmy.