Fundacja może wystawiać niewiele faktur, a mimo to potrzebować rozbudowanej obsługi księgowej. Darowizna na konkretny cel, dotacja rozliczana według budżetu projektu i wynagrodzenie osoby pracującej przy kilku działaniach wymagają różnych informacji. Sama liczba dokumentów niewiele mówi o nakładzie pracy.
Wybierając biuro rachunkowe, warto więc sprawdzić, czy pomoże ono zarządowi odpowiedzieć na trzy pytania: skąd pochodzą środki, na co można je przeznaczyć i jak wykazać ich wykorzystanie. Dopiero później można rzetelnie porównać ceny.
Zacznij od sposobu działania fundacji
Przed wysłaniem zapytania o wycenę przygotuj krótki opis organizacji. Powinien obejmować cele statutowe, źródła finansowania, rodzaje prowadzonych działań, zatrudnienie oraz planowane projekty. Dołącz statut i informację o obecnym sposobie prowadzenia księgowości.
Innej obsługi potrzebuje fundacja utrzymująca się z kilku darowizn, a innej organizacja, która realizuje równolegle trzy granty, zatrudnia pracowników i prowadzi odpłatne zajęcia. W drugim przypadku znaczenie ma nie tylko zaksięgowanie wydatku, lecz także przypisanie go do właściwego działania i źródła finansowania.
Na początku trzeba również ustalić właściwą formę ewidencji. Część organizacji spełniających ustawowe warunki może wybrać uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Mała liczba dokumentów sama w sobie nie daje jednak takiego uprawnienia. Biuro powinno sprawdzić sytuację fundacji, zanim zaproponuje konkretny model obsługi.
Sprawdź doświadczenie na przykładach
Ogólna deklaracja „obsługujemy fundacje” nie wyjaśnia, z jakimi rozliczeniami biuro pracuje na co dzień. Więcej powie rozmowa o sytuacjach podobnych do tych, które występują w twojej organizacji.
Możesz zapytać:
- Jak będzie ewidencjonowana darowizna przeznaczona wyłącznie na określony program?
- Jak zostaną rozdzielone koszty wspólne kilku projektów?
- Jakie zestawienie otrzyma zarząd przed przygotowaniem rozliczenia dotacji?
- Kto sprawdzi finansowe wymagania nowej umowy grantowej?
- Jak będzie wyglądało przekazanie dokumentacji przy zmianie biura?
Dobra odpowiedź powinna wskazywać potrzebne dokumenty, sposób działania i podział odpowiedzialności. Nie musi zawierać gotowego rozstrzygnięcia bez poznania umowy czy statutu. Pytania doprecyzowujące są w takiej rozmowie bardziej wartościowe niż obietnica, że „wszystko da się rozliczyć”.
Uporządkuj dokumenty przed pierwszym księgowaniem
Księgowy widzący fakturę za wynajem sali nie zawsze wie, czy odbyło się w niej szkolenie finansowane z dotacji, spotkanie wolontariuszy czy odpłatne wydarzenie. Tę informację musi przekazać osoba odpowiedzialna za działanie.
Warto uzgodnić prosty opis dokumentu, zawierający:
- cel zakupu i jego związek z działalnością fundacji;
- projekt oraz pozycję budżetu, jeśli wydatek dotyczy projektu;
- źródło finansowania;
- sposób podziału kwoty, gdy koszt dotyczy kilku działań;
- osobę zatwierdzającą wydatek.
Zakres opisu trzeba dopasować do zasad obowiązujących w danej organizacji i wymagań finansującego. Nie każdy dokument potrzebuje rozbudowanej adnotacji, ale każdy powinien dać się jednoznacznie powiązać z rzeczywistą operacją.
Ustal także termin przekazywania materiałów, miejsce ich przechowywania oraz sposób zgłaszania braków. Wspólna lista dokumentów oczekujących na wyjaśnienie zwykle ułatwia pracę bardziej niż kilka równoległych rozmów e-mailowych.
Darowizny wymagają informacji o celu
Przelew opisany jako „darowizna” potwierdza wpływ pieniędzy, lecz może nie wyjaśniać wszystkich warunków ich wykorzystania. Jeśli darczyńca wskazał konkretny cel, do księgowości powinny trafić również dokumenty pozwalające go ustalić, na przykład umowa lub odpowiednia korespondencja.
Przy darowiznach rzeczowych trzeba ponadto ustalić sposób udokumentowania przekazania i wartości otrzymanych rzeczy. Warto omówić to z biurem przed przyjęciem większego daru, zamiast odtwarzać informacje dopiero przy zamknięciu roku.
Istotne są również rozliczenia podatkowe. Fundacja jest podatnikiem CIT, a społeczny charakter działalności nie oznacza automatycznego zwolnienia wszystkich dochodów. Możliwość zastosowania zwolnienia zależy od spełnienia warunków ustawowych, w tym — przy odpowiednim zwolnieniu — przeznaczenia i wydatkowania dochodu na wskazane w ustawie cele. Brak podatku do zapłaty nie oznacza też automatycznie braku obowiązku złożenia CIT-8.
Rozliczanie projektu zaplanuj przed pierwszym wydatkiem
Umowę o dofinansowanie i zatwierdzony budżet najlepiej przekazać księgowości przed rozpoczęciem projektu. Pozwala to uzgodnić sposób identyfikowania operacji oraz przygotowywania zestawień potrzebnych do rozliczenia.
Warunki konkretnego programu mogą określać między innymi okres ponoszenia wydatków, zasady ich dokumentowania, limity kategorii kosztów oraz wymagania dotyczące wyodrębnionej ewidencji. Samo poprawne zaksięgowanie faktury nie przesądza, że wydatek zostanie zaakceptowany przez instytucję finansującą.
Załóżmy, że fundacja płaci 3000 zł za salę wykorzystywaną przez dwa projekty. Podział po 1500 zł nie powinien wynikać wyłącznie z wygody. Potrzebna jest uzasadniona metoda, odpowiadająca rzeczywistemu wykorzystaniu sali i dopuszczalna w warunkach finansowania — na przykład oparta na udokumentowanym czasie zajęć.
Przy wyborze zewnętrznego wsparcia, takiego jak obsługa księgowa fundacji w UKDN, warto ustalić, czy umowa obejmie również ewidencję i zestawienia projektowe. Zakres tych prac powinien być opisany konkretnie, zwłaszcza gdy organizacja rozlicza kilka źródeł finansowania.
Oddziel księgowanie od przygotowania sprawozdań
Pod hasłem „pełna obsługa” mogą kryć się różne pakiety. Dlatego przed podpisaniem umowy trzeba ustalić, kto przygotowuje roczne sprawozdanie finansowe, zeznanie podatkowe, dane do rozliczeń grantowych oraz informacje potrzebne do sprawozdania z działalności.
Są to różne dokumenty. Przygotowanie jednego nie zastępuje pozostałych.
Fundacja prowadząca księgi rachunkowe powinna mieć uzgodniony harmonogram sporządzenia, podpisania, zatwierdzenia i przekazania sprawozdania finansowego. Sposób jego złożenia zależy między innymi od wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. Organizacja, która prawidłowo wybrała uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, nie sporządza sprawozdania finansowego na zasadach ustawy o rachunkowości.
Zarząd powinien otrzymać z wyprzedzeniem informację, jakie czynności należą do niego. Przekazanie księgowości zewnętrznemu biuru nie usuwa odpowiedzialności kierownika jednostki za obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości, w tym za nadzór.
Porównaj pełny koszt współpracy
Cena miesięcznego abonamentu jest przydatna dopiero wtedy, gdy wiadomo, co obejmuje. Poproś o wycenę opartą na rzeczywistym modelu działania fundacji i sprawdź, które czynności są dodatkowo płatne.
| Obszar | Co ustalić przed podpisaniem umowy |
|---|---|
| Bieżąca księgowość | Limit dokumentów, sposób ich liczenia i koszt przekroczenia |
| Projekty i dotacje | Zakres ewidencji, częstotliwość zestawień i pomoc przy rozliczeniu |
| Zamknięcie roku | Cena sprawozdania finansowego, CIT-8 i ewentualnych korekt |
| Kadry i płace | Koszt obsługi pracownika lub umowy oraz dokumentów dodatkowych |
| Konsultacje | Dostępny zakres, czas odpowiedzi i zasady dodatkowych rozliczeń |
| Zakończenie współpracy | Termin oraz format przekazania ksiąg, zestawień i dokumentów |
Zapytaj również o osobę prowadzącą fundację, zastępstwo podczas jej nieobecności, aktualną polisę OC oraz zasady ochrony danych. Dostęp do dokumentów powinien pozostać uporządkowany także wtedy, gdy zmienia się pracownik biura lub członek zarządu.
Przed decyzją poproś o przykład miesięcznego raportu
Praktycznym testem jest prośba o pokazanie przykładowego, zanonimizowanego zestawienia dla zarządu. Powinno być czytelne dla osoby, która nie zajmuje się zawodowo rachunkowością.
Użyteczny raport może obejmować przychody i koszty poszczególnych działań, stan rozrachunków, wykonanie budżetów projektów oraz listę brakujących dokumentów. Przyda się też rozróżnienie pieniędzy dostępnych na bieżące potrzeby od środków przeznaczonych na określony cel.
Na końcu rozmowy warto zadać jedno pytanie: „Po czym w kolejnym miesiącu poznamy, że nasze rozliczenia są kompletne?”. Konkretna odpowiedź — wskazująca raport, termin i osobę odpowiedzialną — pomaga ocenić, jak współpraca będzie wyglądała w praktyce.