Przedsiębiorstwa muszą się liczyć z koniecznością sprawnej obsługi procesów w każdym obszarze działalności. Dotyczy to także obsługi dokumentów. Ich poprawny obieg to jedna z podstawowych kwestii
Firma bez sprawnych procesów przetwarzania dokumentów nie sprosta wymaganiom rynku. Wiąże się to z optymalnym przepływem informacji w obrębie przedsiębiorstwa, w którym, wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych zadań przybywa także dokumentów.
Duża ilość procesów = jeszcze więcej dokumentów
Mnogość i różnorodność działań w firmie generuje sporą ilość dokumentów. Od obszaru sprzedażowego czy produkcyjnego, przez handlowo – magazynowy po rozliczenia i kadry.
Aby zadbać o poprawność ich obsługi, warto zadbać o odpowiednie narzędzie. Takie, które usprawni pracę i wyeliminuje konieczność ręcznego procesowania dokumentów.
Inwestycja w nowoczesny system ERP i moduł DMS
W tej roli sprawdzi się moduł DMS (ang. Document Managment System). Polecanym systemem ERP wyposażonym w to narzędzie jest Streamsoft Prestiż dla firm produkcyjnych oraz handlowych i usługowych.
Wspólna baza danych i lepsza integracja
Dokumentacja jest w systemie Streamsoft starannie uporządkowana. Moduł DMS systemu ERP umożliwia ewidencjonowanie materiałów i ich klasyfikację na podstawie miejsca rejestracji czy daty modyfikacji. Integracja z OCR pozwala z kolei zeskanować fakturę i skonwertować ją do poziomu pliku, który z łatwością zarejestrujemy w module DMS.
Sprawna rejestracja dokumentów
Z DMS intuicyjne jest również wprowadzanie dokumentów w obieg. Dokumenty wewnętrzne mogą trafić do procesowania automatycznie z innych obszarów systemu, np. z modułu Handlowo – Magazynowego czy Rozrachunków.
Dokumenty zewnętrzne z kolei, rejestrujesz sprawnie dzięki predefiniowanym ‘’Rodzajom dokumentów’’- zapisanych w systemie – o określonych atrybutach do wypełnienia – część z nich może mieć status wymagalności. Gdy dokument trafi już w obieg, jego akceptacja przebiega wg wcześniej zdefiniowanej dla niego ścieżki akceptacyjnej. Na poszczególnych etapach ścieżki podlega on weryfikacji przez odpowiedzialne za to osoby. Na każdym z etapów, w razie potrzeby np. korekty, dokument może zostać cofnięty do poprzedniego poziomu lub przekazany w górę aż do uzyskania pełnej akceptacji. Oczywiście zdarza się, że trafiają do nas dokumenty dla których trudno jednoznacznie określić taką ścieżkę. Wówczas korzystasz z funkcji akceptacji dynamicznej lub ad hoc, w której procesowanie odbywa się bez wcześniejszego przypisania konkretnych osób, grup oraz zadań.
Moduł wyposażony jest również w rozbudowane repozytorium dokumentacji o dużych możliwościach katalogowania na podstawie typu oraz cech. Z łatwością nadasz sygnatury i opisy oraz jasno zdefiniujesz osoby z dostępem do dokumentów. Z kolei funkcja szablonów dokumentacji ułatwia obsługę powtarzalnie generowanych dokumentów, dając opcję utworzenia odpowiednich wzorów.
Zapewnij firmie profesjonalny obieg dokumentów – zainwestuj w ERP
DMS Streamsoft zapewnia profesjonalne procedury obsługi dokumentów. Pozwala optymalizować procesy i prowadzić spójne dla całej firmy zaplecze e-dokumentacji. Gwarantuje to optymalizację zarządzania dokumentacji i znacząco usprawnia transfer informacji w przedsiębiorstwie. Ważny dla komunikacji tak wewnętrznej, jak również z klientem.