Biuro bez papierowych dokumentów nie ma racji bytu. I nie ważne, jak szybka jest dzisiejsza transformacja cyfrowa w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentów. Papierologia jeszcze długo nie zniknie z naszej przestrzeni zawodowej. Permanentny porządek, nieustanne utrzymywanie porządku w dokumentach pozwala na dobrą organizację przepływu informacji, podnosząc tym samym efektywność pracy. Niezbędna w tym procesie jest odpowiednia organizacja dokumentów biurowych z wykorzystaniem właściwych narzędzi. Jakich? Sprawdźmy.
W uporządkowany i bezpieczny sposób
Nie jest żadną tajemnicą, że odpowiednia organizacja dokumentów biurowych w znacznym stopniu przyspiesza wykonywanie obowiązków zawodowych oraz pozwala lepiej zapanować nad projektami czy obsługą administracyjno-kadrową klientów. Co istotne i o czym warto pamiętać to to, że w wielu przypadkach przechowywanie dokumentów musi trwać latami, a więc ich organizacja i przechowywanie musi być uporządkowana i właściwie zabezpieczona.
Współczesny rynek artykułów papierniczych oferuje wiele możliwości przechowywania i archiwizowania ważnej dokumentacji. Przyjrzyjmy się bliżej funkcjom oraz możliwościom kilku z nich.
Koszulki
To doskonałe produkty do archiwizacji i porządkowania dokumentów, które przydają się szczególnie wtedy, gdy papierów jest naprawdę dużo. Koszulki foliowe skutecznie zabezpieczają dokumentację, zwłaszcza gdy niezbędne jest jej dłuższe przechowywanie. Dzięki nim niwelowane jest ryzyko uszkodzenia papieru, jego rozerwania, zagniecenia czy zalania.
Koszulki skutecznie chronią dokumenty przed blaknięciem lub powstawaniem nieestetycznych odcisków palców na papierze. Ważną funkcją jest również to, że koszulki na dokumenty w rozmiarach A4 i A5 zapewniają możliwość sprawnego chowania pism do skoroszytów czy segregatorów (najczęściej posiadają dodatkowe dziurki pozwalające na umieszczenie ich w segregatorach).
Teczki zawieszkowe i segregatory
Teczki zawieszkowe to przydatne i praktyczne rozwiązania, które sprawdzają się szczególnie w małych biurach. Wyposażone są w specjalne elementy umożliwiające ich zawieszanie, a na górze posiadają fiszki na opisy. Z kolei w środku teczki można bez żadnego problemu wpiąć koszulkę z dokumentami.
Sprawne porządkowanie dokumentacji archiwalnej wymaga użycia pewnych powszechnie używanych i cenionych w pracy administracyjnej narzędzi. Segregatory, bo o nich mowa, mają różne formaty i zróżnicowane szerokości grzbietów. Dostępne są również w szerokiej gamie kolorystycznej – można więc je dopasować np. do barw logotypu firmowego i stworzyć w ten sposób spersonalizowane wizualnie archiwum dokumentów organizacyjnych. Nie można zapomnieć także o przekładkach do segregatorów, które umożliwiają oddzielenie jednych dokumentów od drugich np. kolorami czy alfabetycznie.
Kartonowe pudełka
Pudełka to niezbędne akcesoria do przechowania segregatorów lub luźnych dokumentów, które nie są już w obiegu, lecz przepisy wymagają ich przechowywania. Pudełka archiwizacyjne skutecznie chronią wszelkiego rodzaju pisma przed zniszczeniem, a także pozwalają sprawnie ułożyć wszystkie takie dokumenty w magazynie sprawiając, że organizacja dokumentów biurowych jest logiczniejsza i nie zajmuje dużo miejsca.
Każde pudło archiwizacyjne powinno również posiadać własną etykietę z dokładnym opisem zawartości. Jeśli przestrzeń biurowa na to pozwala, warto rozważyć umieszczenie w niej większych pudeł na dokumenty, które chcemy mieć zawsze pod ręką. Pudła na dokumenty okazują się idealnym rozwiązaniem w przypadku wielostronicowych umów czy wszelkiego rodzaju protokołów.