Zakup nowego oprogramowania jest jak… ślub – potrafi związać Cię na długi czas z jego dostawcą. Dlatego, aby proces powstania i wdrożenia systemu przebiegł sprawnie, a dalsza współpraca była bezproblemowa, zwróć uwagę nie tylko na produkt „sam w sobie”, ale też na podejście producenta i proponowany przez niego model współpracy. Poniżej podpowiadamy, co warto wiedzieć, wybierając dostawcę oprogramowania na miarę.
Oprogramowanie wyjątkowe jak Twój biznes
Potrzebujesz programu, który usprawni pracę Twojej firmy? Myślisz o dedykowanym systemie CRM lub ERP? To świetny pomysł! Pamiętaj jednak, że wybór oprogramowania to ważna decyzja, która rzutuje na późniejsze funkcjonowanie firmy. Bez względu na to, w jakiej branży działasz, Twój biznes jest unikalny, a to oznacza, że potrzebuje unikalnej konfiguracji możliwości. Dlatego, zanim zaczniesz szukać odpowiedniej firmy IT, dokładnie określ swoje potrzeby, cele i oczekiwania względem funkcjonalności programu. To znacznie przyspieszy ustalenie szczegółów i dokonanie wstępnej wyceny. Nie poprzestawaj na jednym zapytaniu – wyślij maile do wielu firm i wybierz tę, która… No właśnie. Obietnica skrojonego na miarę oprogramowania z mnóstwem funkcji to trochę za mało, by związać się z kimś na lata. Czym więc kierować się, szukając dostawcy?
Sprawna komunikacja z dostawcą
Czas, w jakim firma odpisuje na Twoje wiadomości, czytelność komunikacji, obopólne zrozumienie i chęć współpracy. To te elementy są najistotniejsze z punktu widzenia płynności prac nad projektem. Z łatwością zweryfikujesz je już na początku rozmów. Jeśli czujesz się zrozumiany, a firma potrafi w klarowny sposób wyjaśnić Ci związane z projektem zawiłości, to dobry znak! Takie podejście znacznie ułatwi ewentualną pracę w przyszłości.
Jasny model współpracy
Model współpracy z dostawcą powinien być dopasowany do aktualnego etapu projektu. Wybierz firmę, która preferuje niską opłatę początkową, a następnie comiesięczny koszt za usługę, uzależniony od stopnia wykorzystania systemu. To rozwiązanie nazywa się w branży „Pay-as-You-go” i „Software as a service” i wykorzystuje je FlowDog – producent oprogramowania dla biznesu. Dowiedz się, czy – w zależności od przechowywanych danych – firma daje możliwość wykorzystania infrastruktury własnej lub Twojej. W modelu współpracy ogromnie ważne jest bieżące konsultowanie się i raportowanie prac nad projektem. Jeśli dostawca przesyła Ci prototypy, nakreślające kierunek, w jakim podążacie, to świetny sygnał, zwiastujący owocną współpracę.
Ochrona danych osobowych
Systemy CRM i ERP zawierają zwykle wiele danych wrażliwych, w tym dane adresowe firm, dane fakturowe, personalia klientów itp. Oprogramowanie musi więc spełniać określone wymogi, związane z RODO. Baza danych powinna być chroniona przy użyciu szeregu zabezpieczeń i dodatkowych funkcjonalności. Kluczowe są szyfrowanie danych i protokół SSL, stosowany podczas wysłania wiadomości e-mail. Jeżeli w systemie będą przetwarzane dane osobowe, ważne jest to, aby dostawca nie powierzał ich przetwarzania dalej (inny podmiot przetwarzający dane to tzw. podprocesor).
Możliwość rozbudowy funkcji i integracji z narzędziami zewnętrznymi
System dostarczony przez firmę IT powinien mieć otwartą architekturę, opartą na mikroserwisach. Pozwoli ona w przyszłości na łatwe integracje z narzędziami zewnętrznymi. Ważna jest również możliwość korzystania z REST API w ramach opłaty miesięcznej. Takie rozwiązanie stosuje firma FlowDog. Projektując oprogramowanie, bierze pod uwagę fakt, że klient może potrzebować w przyszłości nowych funkcji. Nie stosuje więc tzw. vendor lock-in, a tym samym nie uzależnia klienta od swoich usług, zapewniając mu swobodę i elastyczność. Migracja danych
Warto przemyśleć, co się stanie w razie Twojej rezygnacji z systemu. Czy będziesz mógł w łatwy sposób zastąpić go nowym, na przykład migrując znajdujące się na nim dane? Migracja oznacza przenoszenie dużej liczby danych z jednego systemu informatycznego do drugiego w taki sposób, by w nowej lokalizacji możliwe było dalsze realizowanie procesów. Koniecznie dowiedz się, czy producent oprogramowania pozwala na jej przeprowadzenie.
Bezpieczeństwo
Jeśli chodzi o oprogramowanie firmowe, kluczowe jest bezpieczeństwo. Producent systemu powinien więc korzystać z zaawansowanych technologii, umożliwiających kompleksową ochronę danych przed cyberatakiem, uszkodzeniem lub nieautoryzowanym dostępem. Idealnie, jeśli dostawca potrafi zastosować rozwiązania podnoszące jednocześnie bezpieczeństwo i wygodę korzystania z systemu. Jednym nich jest obsługa logowania jednokrotnego SAML, pozwalającego kontrolować dostępy do systemu z jednego, centralnego punktu.
Last but not least, czyli podejście do sytuacji kryzysowych
Trudne momenty w pracy nad systemami zdarzają się częściej niż można przypuszczać. Czy wiesz, jak dostawca radzi sobie w sytuacjach kryzysowych? Na pewno nie łatwo zweryfikować to na początku współpracy, ale zawsze możesz zwyczajnie zapytać. Prośba o portfolio wykonanych projektów i case study nie powinna nikogo zdziwić. Najbardziej wiarygodni dostawcy publikują swoje casy na stronach internetowych. Dzięki temu możesz przewidzieć, jak potoczy się współpraca z firmą, gdy pojawią się problemy.
– Bo tak, jak „prawdziwego przyjaciela poznaje się w biedzie”, tak samo dobrego dostawcę można poznać po tym, jak reaguje na swoje błędy i porażki, a one się zdarzają czasem częściej, niż myślimy – pisze Tomasz Brzozowski, Członek Zarządu FlowDog.