Faktura to podstawowy dokument rozliczeniowy niemal każdego przedsiębiorstwa. To na jej podstawie uzyskujesz pieniądze za wykonane przez siebie usługi. Co jednak w sytuacji, gdy wystawiona przez Ciebie faktura ulegnie zniszczeniu lub się zgubi? Z tego tekstu dowiesz się, czym jest duplikat faktury i dlaczego jest bardzo ważny w kontekście rozliczeń Twojej firmy.
Porządek w dokumentach musi być
Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany do przechowywania swoich dokumentów na wypadek kontroli skarbowej. Większość firm realizuje ten obowiązek poprzez swoich księgowych, którzy zajmują się pełną dokumentacją oraz rozliczeniem podatkowym przedsiębiorstw. Jeśli jednak zależy Ci na pewności, że wszystko jest w porządku, dobrze byłoby, gdybyś również na własny użytek stworzył swoistego rodzaju archiwum. Nie będziesz w ten sposób zależny od rzetelności innych osób lub firm.
Duplikat faktury – co to takiego?
W powszechnej opinii duplikat faktury stanowi jej kopię, ale wbrew pozorom nie jest to prawidłowa definicja istoty tego dokumentu. Otóż duplikat faktury jest dokumentem księgowym, który został wystawiony na podstawie wcześniej sporządzonej faktury. Zgodnie z prawem powinien więc zawierać identyczne dane oraz informacje, które znajdują się na oryginale. W odróżnieniu od kserokopii ten rodzaj faktury musi zawierać w nazwie słowo „duplikat”. To właśnie jest element, który sprawia, że nazywanie duplikatu kopią jest nie do końca poprawne. Prawidłowo wystawiony dokument ma taką samą wartość skarbową, co w praktyce oznacza, że może być podstawą do odliczenia podatków.
Kto może wystawić duplikat faktury?
Ustawa od podatku od towarów i usług jasno precyzuje, kto może wystawić duplikat faktury. Według przepisów wyłącznie przedsiębiorca ma możliwość wystawienia duplikatu oryginalnego dokumentu księgowego i powinien to zrobić na wniosek nabywcy jego towarów lub usług. Prawo nie mówi jednak, w jakiej formie ma być wniosek. W praktyce wystarczy więc prośba wystosowana bezpośrednio, telefonicznie lub poprzez e-mail. Warto, żebyś też wiedział, że jeśli na prośbę nabywcy nie wystawisz duplikatu faktury, grozi Ci odpowiedzialność za przestępstwo skarbowe.
Jak wystawić duplikat faktury?
Wystawienie duplikatu faktury VAT zazwyczaj odbywa się w tym samym programie, co generowanie oryginalnych dokumentów księgowych. Dostępne na rynku aplikacje pozwalają na automatyczne stworzenie duplikatu bez konieczności wprowadzania ponownie danych lub zmian stawek. W przypadku, gdy wystawiasz faktury ręcznie, całą procedurą również nie jest skomplikowana. Bardzo ważne jest jednak to, byś dodał w polu nazwy słowo duplikat. W innym wypadku dokument nie będzie prawidłowy.
Jeśli Twój kontrahent straci duplikat, ma prawo do zawnioskowanie o kolejny. Zgodnie z przepisami masz obowiązek przesłać mu tego typu dokument. Zmienia się wtedy jedynie data wygenerowania duplikatu od duplikatu.
Co powinien zawierać duplikat faktury?
Istnieje kilka elementów, które koniecznie musi zawierać duplikat dokumentu księgowego:
- data ponownego wystawienia,
- numer oryginalnej faktury,
- użyte w nazwie słowo „duplikat”,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- spis towarów lub usług oraz ich cena i stawka podatku VAT,
- kwota brutto,
- sposób i termin zapłaty,
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu (w przypadku faktury drukowanej).
Zadbaj o finanse swojej firmy dopasowanym faktoringiem
Jeśli mowa o fakturach warto też wspomnieć o usłudze faktoringu, która pozwala przedsiębiorstwom borykającym się z problemami z płynnością finansową pokonać przeciwności. Dzięki tej usłudze będziesz mógł „odsprzedać” faktorowi należności, na których uregulowanie czekasz. W zamian natychmiastowo otrzymasz środki na swoje konto i będziesz mógł spokojnie realizować usługi lub rozwijać firmę. Co więcej, faktoring jest tani i nieskomplikowany. Zapomnij więc o długich umowach i niejasnych zapisach. W przypadku finansowania faktur wszystko jest proste jak to tylko możliwe. Sprzedajesz faktury, otrzymujesz zapłatę i spokojnie prowadzisz działalność. Egzekucją należności od Twoich kontrahentów zajmuje się firma faktoringowa. Finansowanie faktur jest więc dobrym rozwiązaniem dla stabilności biznesu.
Duplikat faktury podsumowanie
Jak widzisz, duplikat faktury VAT nie jest jego wierną kopią, ponieważ wymaga zmiany w nazwie. Oprócz tego dane znajdujące się na dokumencie nie różnią się od tego, co zostało wpisane w oryginalnej fakturze. Pamiętaj też o tym, że na wniosek nabywcy Twoich produktów lub usług musisz wystawić duplikat pod rygorem konsekwencji prawnych.
Sama procedura wystawiania duplikatu jest prosta i przy pomocy odpowiedniego programu całkowicie pozbawiona formalności. W zasadzie wystarczy tylko, że zaznaczysz rodzaj dokumentu i zmienisz jego nazwę. Nie potrzebujesz więc fachowej pomocy oraz wyjątkowych umiejętności. Z pewnością dasz sobie radę i szybko wystawisz duplikat faktury.