Tworząc profesjonalne szkolenie dla wybranej grupy musimy zadbać zarówno o wartość merytoryczną, materiały dydaktyczne, promocję, jak i… o odpowiednio przystosowaną salę. Jej aranżacja w dużym stopniu przypomina przygotowanie domu dla zaproszonych gości – w końcu chcemy, aby wraz ze zdobywaną wiedzą wszyscy uczestnicy czuli się pewnie i komfortowo. Ostatecznie przysłowiowe „dopięcie na ostatni guzik” to gwarancja zadowolenia i budowania wizerunku w pożądanym kierunku.
Tylko co zrobić, aby sala szkoleniowa spełniała najbardziej wyszukane wymagania? Co koniecznie powinno się w niej znaleźć, aby prowadzący mógł przedstawić cały materiał, a uczestnik mógł w pełni wykorzystać potencjał szkolenia?
Rada I: Pierwsze wrażenie.
Autoprezentacja w ujęciu psychologii bazuje na stworzeniu pożądanego wizerunku – tzw. „pierwszego wrażenia”. Ma to szczególnie duże znaczenie, bowiem raz wywarte negatywne odczucie niezwykle trudno jest zmienić – głównie przez ugruntowane już przekonanie na dany temat. Dlatego też przygotowując salę warto zadbać o jej najmniejszy szczegół – zwracając dużą uwagę na porządek, na przytulność i na uniwersalność pomieszczenia.
Organizując szkolenie nie możemy zapomnieć także o… zapachu, który wpływa na nasze emocje, na wspomnienia, przekonania i trwale zakorzenione stereotypy. Wiele zapachów kojarzy nam się z konkretną osobą, daną emocją lub datą. Wszystko to zasługa nerwów węchowych, które generują bodziec przekazywany do mózgu. Dzięki nim wykrywany jest zapach, który następnie jest przekazywany do obszarów zwanych układem limbicznym. Układ ten wpływa na nasze zachowania, stany emocjonalne, a nawet na proces zapamiętywania czy motywacji. Wybierając wiec zapach do sali szkoleniowej zdecyduj się na możliwie najbardziej uniwersalny i świeży aromat. Pamiętaj, że siedząc w pomieszczeniu przez kilka godzin uczestnicy szkolenia nie mogą narzekać na ból głowy lub alergię spowodowaną mdlącym lub drażniącym zapachem.
Rada II: Sprzęt.
W tym elemencie zasada jest prosta: najważniejsze, aby wszystkie niezbędne elementy znajdowały się w zasięgi ręki prowadzącego i uczestników, zapewniając tym samym komfort i minimalizując ryzyko problemów technicznych. Zwróć więc uwagę, czy sala posiada klimatyzacje, pilot do rzutnika, głośniki, odpowiednie oświetlenie punktowe, kontakty i gniazdka. Przed rozpoczęciem sesji szkoleniowej zamontuj (lub poproś o to przeszkoloną ekipę) niezbędny sprzęt, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z pierwotnie założonym planem.
Organizacja konferencji Wrocław powinna uwzględnić zarówno liczbę uczestników, jak i charakter przeprowadzonych warsztatów. Ma to szczególnie duże znaczenie, gdy wyposażać będziemy salę w odpowiednią ilość stołów i krzeseł. Na tym etapie zwróć uwagę, aby przestrzenie między biurkami były wystarczająco duże, pozwalając tym samym na swobodne przemieszczanie się, rozmawianie i wymienianie się materiałami. Najpopularniejszym ustawieniem krzeseł i stołu, które ułatwiają wszystkie te czynności, jest ustawienie szkolne lub ustawienie na kształt podkowy.
Rada III: Poczęstunek.
Podczas wielogodzinnego szkolenia warto zadbać zarówno o słodki, jak i wytrawny poczęstunek. Rolę przekąsek najczęściej pełnią kanapki, półmiski z owocami, dzbanek z sokiem i wodą oraz termos z kawą i herbatą.
Ponadto, dobrze jest zaplanować regularne przerwy co 1-2 godziny, aby uczestnicy mogli skorzystać z przygotowanego stołu szwedzkiego. Tworząc dłuższe – np. całodniowe szkolenia – zaplanuj przerwę obiadową, umożliwiając zamówienie ciepłego posiłku na wynos.
Tak zorganizowany dzień stworzy przestrzeń do integracji, rozmów, odpowiadania na pierwsze pytania i poznawania swojej grupy docelowej – co z kolei wiąże się z wieloma możliwościami i dodatkowymi zaletami.
Na koniec – zwróć uwagę na lokalizację lokalu – w końcu im większa swoboda komunikacyjna, tym większa szansa, że w szkoleniu wezmą udział również mieszkańcy spoza danego regionu. Przykładowo więc sala szkoleniowa Wrocław (https://dc.biz.pl/powierzchnie-biurowe/) powinna znajdować się w centrum miasta lub w dobrze skomunikowanej dzielnicy.