Wprowadzenie cyfrowych rozwiązań w mikroprzedsiębiorstwie to inwestycja, która przynosi firmie wiele korzyści. Choć często kojarzona jest głównie z dużymi firmami, to właśnie w przypadku mniejszych przedsiębiorstw może okazać się szczególnie opłacalna i przyczynić się do zwiększenia ich konkurencyjności na rynku. Cyfrową rewolucję można przeprowadzić w kilka chwil w każdej, nawet jednoosobowej działalności, a jej efektem będzie bardziej świadome zarządzanie finansami przedsiębiorstwa oraz wygenerowanie oszczędności czasowych i finansowych.
Księgowość online to jedno z najbardziej innowacyjnych rozwiązań, które zostały wprowadzone na polskim rynku w ostatnich latach. Każdy przedsiębiorca, zwłaszcza ten, który dopiero rozpoczyna swoją działalność, coraz częściej potrzebuje dużo szerszego zakresu usług księgowych niż samo wyliczenie podatków, ponieważ pozwala mu to na prowadzenie swojego biznesu w bardziej świadomy, efektywny i wygodny sposób. W obecnych czasach umiejętność redukowania kosztów, skutecznego zarządzania finansami, ale także sam dostęp do bieżących informacji finansowych firmy nabiera szczególnego znaczenia, dlatego warto korzystać z dostępnych na rynku rozwiązań, które ułatwią codzienne zarządzanie biznesem.
Łatwe zarządzanie dokumentami w MSP
Jeszcze kilka lat temu, prowadzenie firmy wiązało się z koniecznością przechowywania w segregatorach papierowych faktur i złożonych deklaracji. Wszystkie te dokumenty na koniec miesiąca musiały trafić na biurko księgowej.
Dzisiaj wiele firm używa nowoczesnych rozwiązań, które umożliwiają łatwe przesyłanie online dokumentów między firmą a księgową. Wgrywanie plików PDF i zdjęć otrzymanych papierowo faktur, przechowywanie ich cyfrowo w eSegregatorze, dostęp do nich 24/7 zarówno dla księgowej, jak i przedsiębiorcy, a także bieżący podgląd podatków – to tylko kilka funkcji, dzięki którym można szybciej działać, łatwiej zarządzać dokumentami i poprawić wydajność pracy. Co ważne – nowoczesne narzędzia księgowe umożliwiają także samodzielne prowadzenie księgowości dzięki wielu automatyzacjom.
Internetowe systemy finansowo-księgowe to rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy, nawet początkującego, zwłaszcza gdy nie musi on prowadzić tzw. pełnej księgowości, a rozlicza się w ramach księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu. Systemy te są bardzo intuicyjne, a z ich obsługą poradzi sobie każdy. Ich niewątpliwą zaletą jest również cena – są dostępne nawet od kilku złotych miesięcznie.
Bieżące dane do kontroli i redukcji kosztów
Księgowość online to znacznie więcej niż tylko podatki. To nowoczesne narzędzia, które umożliwiają zarządzanie finansami firmy. Przedsiębiorcy mają możliwość kontroli kosztów, monitoringu spływu należności, śledzenia zobowiązań i płacenia za faktury jednym kliknięciem bezpośrednio z systemu, a także śledzenia zapotrzebowania na gotówkę. Tych zadań nie zrealizuje za przedsiębiorcę księgowa, która skupia się na wyliczeniu podatków. To na barkach właściciela firmy leży obowiązek pilnowania płynności, wystawianie i płacenie faktur oraz pilnowanie kosztów i rentowności.
Dodatkowo cyfrowa księgowość może być połączona z firmowym rachunkiem bankowym i automatycznie pobierać operacje bankowe, rozliczając je z fakturami. Rozwiązania te wprowadzają największe banki komercyjne, umożliwiając dostęp do sprawdzonych cyfrowych rozwiązań większej liczbie klientów. CashDirector współpracuje w tym zakresie z 6 wiodącymi bankami w Polsce. Nasz system zyskuje coraz większe grono zadowolonych użytkowników, co przekłada się na jeszcze większy rozwój i kolejne nawiązane współprace.
Jak te rozwiązania pomagają w redukcji kosztów?
Po pierwsze, cyfrowa księgowość jest tańsza niż tradycyjna, więc już na początku mamy pierwsze oszczędności. Po drugie, na bieżąco śledzimy wynik finansowy i poziom kosztów, przez co możemy reagować, jeśli wydatki są wyższe niż planowaliśmy. Po trzecie, co jest szczególnie ważne, widzimy na bieżąco stan rozliczeń z klientami (kto nam nie zapłacił) i możemy szybko podejmować niezbędne działania, aby ściągnąć zaległe płatności. W ten sposób kontrolujemy płynność finansową, bardzo ważną dla dobrego funkcjonowania firmy.
Kontrola i redukcja kosztów dla spółek z o.o.
Księgowość online przeznaczona jest nie tylko dla jednoosobowych działalności, może być także połączona z wirtualnym obiegiem dokumentów oraz budżetem. Dlatego nawet spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, dzięki prostemu definiowaniu budżetu, może w godzinę zaplanować swoje finanse na rok do przodu, a potem na bieżąco sprawdzać czy przychody i koszty są zgodne z planem. W dużych firmach taki proces nazywa się kontrolingiem i wymaga zatrudnienia kontrolera finansowego. Dzięki cyfrowej księgowości z wirtualnym obiegiem dokumentów, skuteczną kontrolę i weryfikację kosztów może przeprowadzać właściciel, prezes lub wyznaczona przez nich osoba.
Cyfrowy księgowy – korzyści dla biur rachunkowych i ich klientów
Cyfrowej księgowości potrzebni są cyfrowi księgowi pracujący na systemie online, najlepiej zintegrowanym z bankiem. Taki księgowy przetwarza dokumenty klientów codziennie (a nie raz w miesiącu), dzięki czemu klienci mogą na bieżąco śledzić swoje wyniki finansowe, kontrolować koszty, sprawdzać podatki do zapłaty, czy łatwo opłacać faktury wykorzystując dane przetworzone przez system i księgowych. E-księgowi mają mniej pracy niż tradycyjni (system cyfrowej księgowości automatyzuje wiele księgowań i zadań), więc mogą zaoferować niższe ceny usług i obsłużyć więcej klientów. Cyfryzacja sprawia, że obie strony są zadowolone – przedsiębiorca otrzymując bardziej nowoczesną usługę za niższą cenę, a księgowy zarabiając więcej i obsługując większą liczbę klientów dzięki automatyzacji.
KSeF – obowiązkowa cyfrowa rewolucja dla księgowych i firm
Już niedługo nadejdzie koniec czasochłonnego i generującego błędy wprowadzania danych z faktur, czy to ręcznie czy przez system odczytywania danych OCR. Wszystkie dane faktury zostaną pobrane z KSeF i od razu zarejestrowane w cyfrowej księgowości.
Przedsiębiorcy nie będą mogli przekazywać dokumentów do księgowych w tradycyjny sposób. Będą musieli skorzystać z cyfrowych rozwiązań – dlatego warto wybrać sprawdzony serwis księgowości online, który zagwarantuje integralność z rządowym systemem KSeF. Co więcej, jeśli będą korzystać z cyfrowej księgowości, to ich dokumenty będą codziennie i na bieżąco księgowane, a dane posłużą do kontroli kosztów, wykonywania płatności i śledzenia płynności. Taniej też zapłacą za nowoczesne usługi księgowe.
Cyfrowa rewolucja księgowa już trwa, a dzięki naszemu doświadczeniu możemy zaoferować klientom sprawdzony i nowoczesny system, który wesprze każdego przedsiębiorcę w codziennym prowadzeniu biznesu.
Autorem artykułu jest Rafał Strzelecki, Prezes Zarządu CashDirector SA.