Każdy sektor na rynku musi dysponować planem ratunkowym, na wypadek, gdyby coś poszło źle. Nie inaczej jest w świecie eventów online, które zyskują na znaczeniu z powodu pandemii. Czym jest szycie? Czy od konferansjera zależy to, jak widzowie zareagują na problemy techniczne?
Na kim spoczywa odpowiedzialność za event online?
Osoby, które nie znają branży, mogłyby odpowiedzieć, że trudno tu wskazać kogoś konkretnego. No bo przecież, w czym oświetleniowiec, który wywiązał się ze swojego zadania wzorowo, jest winien temu, że łącza internetowe nie wytrzymały?
Maciej Kautz, zawodowy konferansjer online, uważa, że to właśnie prowadzący powinien brać pełną odpowiedzialność za wydarzenie, które mu powierzono. To na nim spoczywa też troska o widzów i to, jak ocenią oni event, gdzie coś poszło nie tak.
-Nigdy nie wolno zwątpić w inteligencję widza. Jeśli coś poszło nie po naszej myśli, nie wolno udawać, że nic się nie stało. Nawet w profesjonalnie organizowanych eventach online złośliwość rzeczy martwych może dać się we znaki. Często okazuje się, że danego materiału nie da się wyemitować albo że kolejny prelegent jeszcze się nie połączył — mówi Maciej Kautz.
Czy przygotowanie merytoryczne konferansjera ma znaczenie?
Minęły już czasy, kiedy prowadzący musiał tylko uśmiechać się, chwalić mówców, recytować z pamięci dane o sponsorach tytularnych i przytakiwać. Nowoczesny konferansjer to osoba, która dysponuje ogromną wiedzą o evencie, jaki prowadzi.
Gdy pojawiają się problemy techniczne, to właśnie nabyta na etapie przygotowań wiedza, zmysł improwizacyjny i wieloletnie doświadczenie mogą sprawić, że widz nawet nie zorientuje się, że gdzieś w tle całego wydarzenia coś poszło nie tak.
Zawodowcy nie pozwalają sobie na przykład na to, by nie mieć kontaktu z reżyserką. Świetnie sprawdza się w tym celu słynne „ucho”, czyli mikrofon nagłowny, przez który ze studia mogą stale przychodzić informacje o tym, czy wszystko idzie zgodnie z planem.
Czasem trzeba też umieć dobrze szyć. Co to oznacza? Załóżmy, że konferencja dotyczy wprowadzenia na rynek nowego narzędzia analizy danych, a jednym z ekspertów ma być profesor wybranego uniwersytetu, który łączy się ze swojego biura. Na kilka chwil przed zapowiedzią, reżyser informuje konferansjera, że mówca się rozłączył i nie może nawiązać połączenia. Właśnie wtedy trzeba szyć, czyli improwizować.
Zawodowcy, którzy poświęcili swój czas na przeanalizowanie rynku i właściwości danego produktu — w tym przypadku sektora aplikacji do analizowania danych — będą w stanie przez kilka minut zająć publikę, by dać reżyserce czas na ponowne połączenie się z prelegentem. Osoby, które nie wykonają tego researchu mogą tylko przeprosić za kłopoty, uśmiechając się do widzów. Taka wpadka na pewno nie będzie odebrana dobrze.
Co robić, gdy wpadka jest tak oczywista, że widać ją dosłownie gołym okiem? Czasem zdarza się, że w studio przewróci się lampa, na moment zgaśnie oświetlenie lub jeden z mikrofonów przestanie działać. Najlepszym wyjściem z sytuacji jest rozbrajająca szczerość: przeproszenie za problemy.
Zawodowy konferansjer online nie może pozwolić sobie na „tuszowanie” widocznej gołym okiem wpadki, bo byłoby to szkodliwe zarówno dla niego, jak i dla organizatora. Z szacunku dla widza najlepiej będzie więc potwierdzić zaistniały problem i poprosić o wyrozumiałość.
Co jeszcze może zrobić konferansjer, by uratować wydarzenie?
Lista jest długa, jednak zawodowcy zawsze zalecają, by brać udział w próbach. Wielu wpadek dałoby się uniknąć, gdyby wszystkie strony zaangażowane w eventy online, a więc konferansjer, prelegenci, a nawet prezes firmy, poświęcili te kilka godzin swojego czasu.
Dobrym zwyczajem jest też zebranie wszystkich przed rozpoczęciem eventu — zwłaszcza gdy wiemy, że wcześniej te osoby nie przychodziły na próby — i szybkie przećwiczenie z nimi newralgicznych momentów wydarzenia, na przykład wręczenia nagród. Dzięki temu uda się uniknąć wielu wpadek: rozpoczynając od ustawienia wszystkich na scenie, a kończąc na tym, czy strona obdarowana może wygłosić krótką mowę.