Portal biznesowy – Wiadomości / Informacje / Porady
Firma

Jak zorganizować obieg faktury w firmie?

obieg faktur w firmie

Wydajność każdej firmy zależy od wielu kluczowych czynników.

Jednym z najważniejszych jest właściwa organizacja pracy, a w szczególności sprawny przepływ informacji. Jak o niego zadbać? Optymalizację w tym obszarze można wprowadzić wykorzystując nowoczesne technologie, a konkretnie innowacyjne rozwiązanie, jakim jest elektroniczny obieg faktur oparty na systemie Ready OS. Więcej na jego temat możemy przeczytać na stronie Ready-os.com.

Jak powinien wyglądać obieg faktur w firmie?

Firmowe faktury poddawane są weryfikacji, klasyfikacji, księgowaniu i archiwizowaniu, a to oznacza, że muszą krążyć po biurze przechodząc przez ręce kolejnych pracowników, z których każdy odpowiedzialny jest za inne zadanie związane z ich przetwarzaniem. Jeśli faktura ma formę papierową, jej obieg staje się problematyczny, zabiera sporo czasu i niesie za sobą ryzyko przypadkowej utraty dokumentu w trakcie przekazywania go z jednego działu do drugiego. Elektroniczny obieg faktur jest znacznie bezpieczniejszy, a do tego przebiega szybciej i płynniej, ponieważ dokumenty mają postać cyfrowych plików przechowywanych w specjalnym systemie komputerowym (wspomnianym Ready OS), do którego uprawnieni pracownicy mają łatwy dostęp z każdego miejsca w biurze i poza nim. Zalogowanie się do systemu i wykonanie w nim wybranej operacji zajmuje dosłownie chwilę, co skraca wszystkie procedury związane z przetwarzaniem faktur i sprawia, że stają się one dużo wygodniejsze.

Jak wprowadzić elektroniczny obieg faktur w firmie?

Elektroniczny obieg faktur w firmie opiera się na współdzieleniu informacji, które zapewnia opisany wyżej system komputerowy. Jest to płatna platforma, którą użytkuje się w ramach abonamentu. Zanim jednak udostępni się ją pracownikom, trzeba skonfigurować jej środowisko tak, aby dostosować je do ich potrzeb i wymagań – w tej kwestii możemy oczywiście liczyć na pomoc specjalistów. Z ich wsparcia merytorycznego można skorzystać także później, na etapie nauki obsługi systemu. Z reguły przejście na nowy obieg faktur w firmie nie stanowi większego problemu dla pracowników, mimo wszystko warto przeprowadzić wśród nich szkolenie, by przyspieszyć i usprawnić ten proces.