Bez odpowiednich informacji wiedza, jak przechowywać firmowe dokumenty, może okazać się myląca. Czy powinno przechowywać się je w domu, biurze, czy wynająć jednostkę samoobsługową? Postanowiliśmy wyjaśnić wszelkie półprawdy związane z tym tematem! Oto cztery popularne mity dotyczące przechowywania dokumentów.
Mit 1: Dokumenty przechowywane w biurze są bezpieczne
Niewiele organizacji posiada protokoły bezpieczeństwa, które chronią poufne dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem. Ich przechowywanie poza siedzibą w centrum dokumentacji zabezpiecza informacje umożliwiające identyfikację osób (PII) oraz chronione informacje zdrowotne (PHI). Centrum dokumentacji chroni Twoje dokumenty przed klęskami żywiołowymi i nieautoryzowanym dostępem. Do obiektu mogą wchodzić tylko upoważnieni specjaliści ds. zarządzania dokumentacją, którzy mają wgląd w tło i są do tego upoważnieni. Co więcej, na Twoje życzenie dostarczają pliki w pojeździe śledzonym przez GPS.
Mit 2: Dokumenty muszą być przechowywane „na zawsze”
Nie każdy dokument musi być przechowywany na zawsze. W rzeczywistości większość dokumentów ma ograniczoną żywotność. Przechowywanie ich dłużej niż to konieczne zwiększa ryzyko kradzieży tożsamości, oszustw biznesowych i odpowiedzialności prawnej. Dzięki usłudze przechowywania danych Twój dostawca pomaga zarządzać zapasami przechowywania, dzięki czemu nie przechowujesz niczego dłużej niż to konieczne.
Mit 3: Przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy jest zbyt skomplikowane
Przeszukiwanie kartotek może zająć kilka minut na jeden dokument, a straconego czasu nigdy się przecież nie odzyska. Przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy zapewnia porządek w dokumentach i usprawnia procesy wyszukiwania. Przedsiębiorstwo archiwizacyjne przesyła dokumenty do centrum danych i śledzi je za pomocą kodów kreskowych. Wystarczy jedno kliknięcie, aby dokumenty zostały dostarczone do Ciebie ręcznie tego samego dnia lub przesłane do Twojego komputera za pomocą usługi „skanowanie na żądanie”. Innymi słowy, oddelegowywanie tego procesu poza siedzibą firmy jest wbrew pozorom znacznie łatwiejsze i bezpieczniejsze.
Mit 4: Zgodność przechowywania rekordów nie ma znaczenia
Wiedza o tym, jakie zapisy należy przechowywać i jak długo, jest niezbędna do zapewnienia zgodności z prawem i przepisami. Usługa przechowywania dokumentów chroni Twoje rekordy i zarządza nimi przez cały okres ich archiwizowania. Otrzymujesz kompleksową ścieżkę audytu swoich działań związanych z przechowywaniem, odzyskiwaniem i ostateczną dyspozycją.
Zrozumienie tych zależności ostatecznie przyczyni się zarówno do zaoszczędzenia czasu, jak i pieniędzy.
Podsumowanie
Mity bagatelizujące skuteczność i zasadność korzystania z archiwizacji dokumentów sprawiają, że wiele osób zniechęcą do ostatecznego skorzystania z tego typu usługi. W żadnym razie nie należy się nimi sugerować, tylko zweryfikować prawdziwe informacje i skontaktować się z doświadczonym w tej branży podmiotem. Doskonałym przykładem jest PIKA – firma z wieloletnim doświadczeniem w archiwizacji i digitalizacji dokumentów.