Programy do fakturowania ułatwiają w znaczący sposób prowadzenie bieżącej dokumentacji w firmie i skracają czas spędzony na wystawianiu faktur czy paragonów. Te dostępne online, bazujące na solidnych serwerach nie tylko ograniczają ryzyko utraty danych, ale dzięki rozbudowanej funkcjonalności oferują znacznie więcej, niż prosty szablon faktury z możliwością zapisu danych kolejnych klientów. Dzisiaj na tapetę bierzemy program Melpe – nowość na rynku programów do fakturowania online. Czego można się po nim spodziewać?
Pierwsze kroki w Melpe
Melpe jest programem online, dlatego wystawianie faktur nie wymaga tu pobierania czy późniejszego aktualizowania oprogramowania na komputerach firmowych. Już pierwsza styczność z programem pokazuje, że będzie to program łatwy i przystępny nawet dla początkującego przedsiębiorcy – proces rejestracji (dostępny pod linkiem https://panel.melpe.pl/register/) oraz późniejszy panel logowania (https://panel.melpe.pl/) są czytelne, intuicyjne i wyjątkowo proste w obsłudze.
Patrząc dalej, w stronę pierwszego widoku w programie, wrażenia nie zmieniają się – wszystko jest czytelne, a niezbędne funkcje, w tym dodawanie nowych firm i zarządzanie już dodanymi profilami dostępne w zasięgu jednego kliknięcia.
W przeciwieństwie do faktur wystawianych ręcznie z pomocą Excela (wiele firm decyduje się jeszcze na takie rozwiązania), w Melpe istnieje możliwość zarządzania wieloma firmami z pozycji jednego użytkownika. Po dodaniu NIP’u firmy, system samodzielnie pobierze dane z GUS.
Po automatycznym wypełnieniu danych firmy wystarczy jedynie dodać wszelkie dane dodatkowe oraz dane księgowe – już na poziomie profilu firmy można dodać logo firmy oraz rachunek bankowy, co ułatwi późniejsze wystawianie i personalizowanie faktur.
Rejestracja w programie Melpe wymaga podania danych jednego użytkownika, ale dla ułatwienia administrowania danymi poszczególnych firm możliwe jest także zapraszanie kolejnych użytkowników i przyznawanie im określonych uprawnień.
Program pozwala ustalić wewnętrznie, osobno dla każdego użytkownika jego rolę, dostęp do wybranej serii numeracji oraz dostęp do poszczególnych funkcjonalności: Dokumenty, Rozrachunki, CRM. Program umożliwia też wybór języka (polski lub rosyjski).
Najważniejsze funkcjonalności Melpe
Po zalogowaniu się do profilu firmowego uzyskujemy dostęp do menu głównego z prostym dostępem do wszystkich funkcjonalności programu.
- FAKTUROWANIE – umożliwia szybkie wystawianie faktur online w różnych językach i walutach oraz innych dokumentów sprzedaży i zakupu. Program pozwala m.in. na przypisanie do kartoteki kontrahenta terminów i sposobów płatności, wprowadzanie zapłat oraz wysyłanie dokumentów bezpośrednio z systemu.
- KOSZTY – Melpe pomaga zachować pełną kontrolę w kwestii kosztów związanych z prowadzaniem firmy, w tym rejestrować dokumenty związane z zakupem towarów czy faktury kosztowe.
- ROZRACHUNKI – program ułatwia ewidencję i przegląd rozliczonych i nierozliczonych dokumentów z podziałem na należności (sprzedaż) i zobowiązania (zakupy, koszty).
- CRM – Melpe ułatwia lepszą organizację pracy w obrębie działu handlowego, w tym wprowadzanie i przypisywanie zadań, tworzenie szans i śledzenie realizacji zadań.
Faktury z Melpe – jak wystawić dokumenty w programie?
Jako dedykowany program do wystawiania faktur, Melpe posiada wiele rozbudowanych, ale prostych w obsłudze funkcji ułatwiających poruszanie się po różnego rodzaju fakturach. Wśród ważniejszych zalet programu należy wymienić tu przede wszystkim proste wystawianie wszystkich rodzajów dokumentów, możliwość dodawania i aktualizacji profilu kontrahenta z pomocą bazy GUS, czy przeglądanie historii działań. Samo wystawienie faktury w programie, przy stworzonym wcześniej profilu kontrahenta trwa zaledwie kilka sekund, a dzięki możliwości tworzenia katalogu produktów, produkty wystawione na fakturze mogą być z łatwością wyszukane z katalogu, bez konieczności ręcznego dodawania każdej pozycji.
Ważną i ciekawą funkcjonalnością Melpe jest możliwość wysłania faktury bezpośrednio z programu – dokumentu nie trzeba eksportować i dostarczać do kontrahenta innymi drogami. Co więcej, program w momencie odczytu faktury przez klienta zmienia status dokumentu z wysłanego na odczytany, co daje kontrolę nad faktycznym dostarczeniem faktury do odbiorcy.
Rozrachunki – jak kontrolować płatności firmowe?
Funkcja rozrachunków wprowadzona w ramach Melpe ma przede wszystkim ułatwiać ewidencję i przegląd dokumentów zarówno w kategorii należności, jak i zobowiązań. Program pozwala przeglądać dokumenty rozliczone i nierozliczone, monitorować należności, wystawiać wezwania do zapłaty, ustalać indywidualne terminy płatności dla kontrahentów, rozliczać częściowo dokumenty, wprowadzać wpłaty od klientów, a jeśli to konieczne, naliczać odsetki i ułatwiać windykację należności. Podobnie jak w przypadku fakturowania, Melpe umożliwia wysyłanie powiadomień o konieczności zapłaty bezpośrednio z programu, ułatwiając kontrolowanie należności i zobowiązań na bieżąco.
Dodatkową funkcjonalnością Melpe jest możliwość ustawienia automatycznego przypominana o zaległościach kontrahentów.
Ewidencja kosztów z programem online
Korzystając z funkcji ewidencji kosztów w programie Melpe można znacznie łatwiej zarządzać i kontrolować płatności związane z prowadzeniem firmy. System pozwala na rejestrowanie dokumentów związanych z zakupem towarów oraz faktur kosztowych, kontrolować statusy płatności, generować raporty, a także przydzielać i sortować dokumenty pod kątem konkretnych działów w firmie. Rozwiązanie takie to przede wszystkim oszczędność czasu i eliminacja konieczności kontaktowania się z księgową w sprawie sprawdzenia statusu każdej pojedynczej faktury i rachunku.
CRM – zarządzanie relacjami z klientami
CRM to rozwiązanie, którego nie spotyka się często jako standardowego dodatku do programu rozliczającego faktury. Wbudowany w Melpe CRM pozwala na łatwe zarządzanie i organizację pracy działu handlowego, dając dostęp do kalendarza zadań, ich etapów realizacji, czy szans sprzedaży przypisanych do każdego działania zespołu handlowego. Korzystając z CRM można między innymi przypisać jeden z pięciu etapów realizacji do każdego zadania (potencjalny, zainteresowany, analiza, ofertowanie, negocjacje), powiązać zadania z kontrahentami, definiować rodzaje sprzedaży czy ustalać wartość każdej szansy.
Biała lista podatników dostępna bezpośrednio w Melpe
Korzystanie z wykazu informacji o podatnikach i możliwość zweryfikowania kontrahenta są istotne z perspektywy każdego przedsiębiorcy, stąd istnienie tzw. białej listy podatników. Korzystając z Melpe można mieć tą listę pod ręką w każdej sytuacji, sprawdzając na bieżąco czy kontrahenci pozostają czynnymi podatnikami VAT i czy podane na fakturze rachunki bankowe widnieją na białej liście podatników. Zgodnie z przepisami, od 1 stycznia płatności powyżej 15 tyś zł na konto kontrahenta, które nie widnieje na białej liście, nie mogą być zaliczone jako wydatek do kosztów PIT/CIT – upewnienie się o obecności kontrahenta na białej liście ma znaczenie i dzięki Melpe stało się o wiele łatwiejsze.
Zalety programu Melpe – dlaczego warto korzystać z fakturowania online?
Melpe, dzięki rozbudowanej funkcjonalności i braku skupienia wyłącznie na fakturach oferuje wiele możliwości w jednym miejscu. Poza całodobowym, nieograniczonym dostępem do aplikacji programu z dowolnego miejsca i urządzenia oraz bezpieczeństwu jakie gwarantuje przechowywanie danych w bezpiecznej serwerowni, a nie na komputerze lokalnym, Melpe oferuje stałe aktualizacje programu, zapowiada rozwój funkcjonalności i oferuje wsparcie na każdym etapie użytkowania programu.
Melpe to między innymi:
- Możliwość wystawiania faktur online oraz innych dokumentów sprzedaży bezpośrednio z poziomu programu w przeglądarce.
- Możliwość dodawania i aktualizacji kontrahenta bezpośrednio z bazy GUS.
- Proste wprowadzanie terminów, sposobów płatności, cennika sprzedaży i waluty dokumentu do kartoteki kontrahenta.
- Wysyłanie faktur online bezpośrednio z systemu z możliwością sprawdzenia, czy zostały odebrane.
- Możliwość wyboru rachunku, na który ma być zrealizowana płatność faktury z listy dostępnych w systemie rachunków.
- Możliwość prowadzenia rozrachunków i kontrolowania kosztów z poziomu programu.
- CRM do organizacji i planowania pracy działu sprzedaży.
Korzystając z Melpe można mieć pewność prawidłowego i sprawnego rozliczenia wszystkich faktur na czas. Program jest na tyle prosty i uporządkowany, że po dłuższym czasie współpracy z tymi samymi kontrahentami wystawianie faktur ogranicza się do kilku kliknięć, czy to w małej czy dużej firmie.
Więcej na melpe.pl