Życie przedsiębiorcy wiąże się z wieloma czasochłonnymi procesami. W zależności od branży, w której pracuje, właściciel firmy musi stawiać czoła większym i mniejszym problemom. Niektóre z nich są nużące i powtarzalne. Warto więc część z nich zostawić komuś kompetentnemu. Specjaliście, który nie będzie mieć problemu z powierzonym zadaniem
Wystawianie faktur online
Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, czy jednoosobową działalnością gospodarczą, aby uzyskać zapłatę za pracę, którą wykonałeś, musisz wystawić fakturę. Często zdarza się, że co miesiąc wystawiasz dokument na tę samą kwotę do tego samego kontrahenta. Nie jest to zadanie, które zajmuje dużą ilość czasu, ale jest ono na tyle upierdliwe, że często niektórzy z właścicieli firm po prostu o nich zapominają. A co, jeśli istnieje sposób, żeby oddelegować te zadanie komuś innemu? Niekoniecznie osobie, które jest u ciebie zatrudniona lub znajomej księgowej?
Aplikacja faktura.pl to – jak sama nazwa wskazuje – wystawiarka dokumentów online. To jednak nie jest jedyna funkcja tego programu. Jej twórcy przekonują, że jest ona stworzona przez przedsiębiorców dla przedsiębiorców, głosząc przy tym często hasło o tym, że „czas jest najcenniejszą walutą przedsiębiorcy”. To są jednak tylko słowa, więc warto zobaczyć, jakie są czyny, które mogą potwierdzają powyższe tezy.
Jeżeli chodzi o proces wystawiania tych samych faktur co miesiąc, to w faktura.pl możesz skorzystać z funkcji „faktury cykliczne”. Dzięki niej raz ustawiasz wszystkie dane, na które wystawiasz cyklicznie dokument, a następnie aplikacja za ciebie wystawia dokument i wysyła go we wskazane miejsce bez twojej ingerencji. Jakie dane trzeba ustawić, żeby taka faktura była wystawiana cyklicznie? Trzeba na pewno podać:
- Schemat numeracji faktury
- Okres, w którym chcemy wystawiać takie dokumenty
- Częstotliwość wystawiania (miesięcznie lub tygodniowo)
- Dzień, w którym dana faktura ma być wystawiana
Jeżeli jesteś typem przedsiębiorcy, który lubi mieć wszystko pod kontrolą i budzi w tobie niepokój to, że jakiś program robi coś poza twoją ingerencją, to warto wspomnieć o tym, że dzień przed wystawieniem takiego dokumentu, program wysyła do ciebie maila z informacją o tym, że następnego dnia program wykona za ciebie fakturowanie. Masz dzięki temu czas na reakcję, kiedy chciałbyś coś zmienić w ustawieniach takiego dokumentu lub zrezygnować z takiego zlecenia.
Kontakt z klientem podstawą funkcjonowania przedsiębiorcy
„Klient – nasz pan!” – to powiedzenie bardzo często powtarzane przez przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy specjalizują się w usługach. Może nie do końca warto jest sobie je brać do serca przy relacjach biznesowych, aczkolwiek niewątpliwe jest to, że kontakt z klient bardzo często okazuje się kluczowy dla rozwoju firmy. Nie wszyscy jednak mogą sobie pozwolić na dobrą relację z kontrahentami z powodu małej ilości czasu. Szczególnie może na tym ucierpieć kontakt z klientem, który na razie przynosi mało zysku, ale nie jest powiedziane, że w przyszłości będzie tak samo. Wysyłka maila czy SMS-a to czynności, które z pozoru nie zajmują dużo czasu, jednak przedsiębiorcy w nawale obowiązków często o nich zapominają.
Po wystawieniu dokumentu w dobrym tonie jest wysyłka maila z załącznikiem do kontrahenta. W faktura.pl możesz to zautomatyzować. Od razu po wystawieniu faktury będzie ona wysłana na wskazany przez ciebie adres z taką treścią, jaką sobie zażyczysz. To powoduje, że nie musisz pobierać faktury na komputer, a następnie otwierać swojego maila, żeby wpisać adres, temat, wiadomość i załączyć dokument. Wszystko możesz zrobić wewnątrz aplikacji bez niepotrzebnych czynności.
Możesz nawet rozszerzyć ten kontakt do wysyłki SMS. Analogicznie jak przy wysyłce mail, możesz też wysłać SMS-a na numer klienta z przypomnieniem o wystawionym dokumencie. Dzięki tym dwóm funkcjom kontrahent może odnieść wrażenie, że po drugiej stronie ma do czynienia z profesjonalistą, a wiadomo, że profesjonalizm wpływa na znaczenie Twojej marki.
Oczywistym jest, że klient klientowi nierówny i zawsze znajdzie się taka jednostka, która niekoniecznie będzie się spieszyć z dokonywaniem płatności.
Co z niewypłacalnymi kontrahentami?
Kontrahenci mogą opóźniać się z płatnościami z różnych powodów. Jednym z nich może być szeroko rozumiane nierozgarnięcie. Po prostu, kontrahent dostał fakturę, wie, że ma ją opłacić, postanawia to zrobić później, a następnie o tym zwyczajnie zapomina. Wiąże się to z tym, że najzwyczajniej w świecie nie chce mu się logować do banku i wpisywać wymaganych danych do przelewu. Może wydać się to tobie śmieszne, ale to jest podobny przypadek do wyżej wymienionych czynności fakturowania oraz wysyłki maila i SMS. To się zdarza i o takich przypadkach również pomyśleli twórcy faktura.pl.
Można znacznie skrócić proces płatności dla klientów stosując jeden prosty zabieg. Wystarczy na dokumencie umieścić przycisk płatności online. Co on oznacza w praktyce? Kiedy kontrahent kliknie w ten przycisk zostanie automatycznie przeniesiony do bramki płatniczej, w której może dokonać natychmiastowej zapłaty za dany produkt lub usługę. Nie musi on otwierać aplikacji swojego banku, wpisywać danych wymaganych do przelewu itp. Wszystko to za niego zrobi aplikacja przez co i klient będzie natychmiast „mieć problem z głowy”, a ty dostaniesz bardzo szybko środki za wykonaną pracę. Zdecydowanie jest to funkcja użyteczna dla obu stron transakcji.
Drugim z powodów dlaczego klient może się opóźniać z opłatą faktury jest pospolite cwaniactwo. Ogólnie odradzamy wchodzenie w układy z takimi jednostkami, jednak nie zawsze jesteśmy rozpoznać, jaki człowiek znajduje się po drugiej stronie. Czy lepiej dla niego zastosować „marchewkę” w postaci rabatu przy kolejnym zakupie, czy może kij w postaci…? Właśnie, jak można zagrozić takiemu kontrahentowi?
Według faktura.pl najlepszym rozwiązaniem, które może przeciwdziałać takim praktykom, jest umieszczenie pieczęci prewencyjnej na fakturze. Słowo „prewencja” wskazuje nam na to, że mamy do czynienia z działaniem, które przeciwdziała wykroczeniu, zanim ono nastąpi. Tak samo jest w wypadku wspomnianej pieczęci. Jest ona informacją dla klienta, że w razie nieuregulowanie należności w terminie czeka go windykacja. Możecie nam wierzyć lub nie, ale już sama taka informacja sprawia, że kontrahenci poważniej traktują zawartą transakcję.
Dobrze jest dobrze żyć z księgową
Powyżej bardzo dużo miejsca poświęciliśmy na wytłumaczenie, dlaczego warto mieć dobry kontakt z klientem. Niektórzy z przedsiębiorców uważa jednak, że lepiej mieć dobry kontakt z księgową niż z kontrahentem i trudno im nie przyznać racji. Z drugiej strony, kto powiedział, że nie można mieć jednego i drugiego?
Do aplikacji faktura.pl można zaprosić swoją księgową lub biuro rachunkowe. Jest to o tyle wygodne, że można przy tym zmienić znaczenie aplikacji ze zwykłej wystawiarki faktur online na centrum dowodzenia firmą. Wszystko dzięki między innymi dzięki takiej funkcji, jak segregator. Możesz w nim umieścić dosłownie wszystkie dokumenty, jakie mają związek z prowadzoną przez ciebie działalnością. Dzięki temu nie dość, że masz wszystkie potrzebne dokumenty w jednym miejscu, to jeszcze za pomocą dwóch kliknięć możesz wygenerować raporty JPK. A jeżeli dasz dostęp księgowej do programu, to równie dobrze ona może to wszystko robić za ciebie, a ty nie musisz się przejmować tym, że czegoś zapomniałeś jej dostarczyć.
Nie tylko fakturowanie
Artykuł zaczęliśmy od stwierdzenia tego, że faktura.pl ma dużo wspólnego ze swoją nazwą. Jednak im więcej przekazujemy informacji o tej aplikacji, tym bardziej nie możemy się oprzeć wrażeniu, że mamy do czynienia z centrum dowodzenia firmą z prawdziwego zdarzenia. A powyższe funkcje, które wymieniliśmy to nie są wszystkie, jakie ma do zaoferowania program. Jednak, żeby poznać całe spektrum możliwości, jakie ma do zaoferowania faktura.pl najlepiej założyć darmowe konto. Co więcej, jeśli chciałbyś na początku skorzystać z planu premium, to przez pierwsze 3 miesiące za darmo możesz sprawdzić, czy funkcje, które są w nim zawarte faktycznie odpowiadają twoim potrzebom. Proces rejestracji trwa około minuty, ponieważ jedyne co jest potrzebne do założenia darmowego konta to adres e-mail oraz hasło.