Zarządzanie dokumentacją firmową z roku na rok staje się coraz prostsze i bardziej efektywne. Intensywny rozwój nowoczesnych technologii pozwolił na stworzenie specjalistycznego oprogramowania umożliwiającego wcielenie w życie wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów. Mowa tu oczywiście o systemach zarządzania dokumentami (DMS), które stanowią podstawowe narzędzie informatyczne pozwalające na zarządzanie firmą w prawdziwie nowoczesny, zgodny z najnowszymi standardami sposób.
Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania dokumentami w firmie?
System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) jest nowoczesnym rozwiązaniem informatycznym dla biznesu, które pozwala na praktyczne realizowanie koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów. Jego wdrożenie pozwala czerpać liczne korzyści z tego innowacyjnego podejścia do zarządzania zasobami dokumentów przedsiębiorstwa, do których należy chociażby usprawnienie codziennej pracy, oszczędność czasu, pieniędzy i energii pracowników oraz najwyższy poziom ochrony poufnych danych biznesowych, który ma szczególne znaczenie we współczesnym, bardzo konkurencyjnym świecie.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dedykowanym jego obsłudze systemem DMS pozwala firmie w pełni realizować swoje ekologiczne aspiracje, w tym promować ideę paperless office, czyli przyjaznego środowisku biura bez papieru, w którym dokumenty nie gubią się, są w prosty, szybki i bezpieczny sposób przekazywane między poszczególnymi uczestnikami procesu oraz wygodnie przechowywane w cyfrowym archiwum. Dodatkowe korzyści wiążą się z oszczędnością energii elektrycznej zużywanej do obsługi infrastruktury do drukowania oraz ograniczeniem zakupu i konsumpcji materiałów papierniczych.
System zarządzania dokumentami pozwala firmie sprawować pełną kontrolę nad zasobami dokumentacji oraz oferuje szybki dostęp do poszczególnych pism, co znacząco przyspiesza codzienną pracę oraz pozwala w pełni wykorzystać potencjał i energię pracowników. W efekcie firma nie tylko działa szybciej, sprawniej i bardziej efektywnie, ale jej codzienne działania są w pełni ukierunkowane na realizację istotnych celów biznesowych.
W jaki system zarządzania dokumentami obecnie warto zainwestować?
Z roku na rok coraz więcej firm jest świadomych korzyści, jakie płyną z pracy w oparciu o dokumentację elektroniczną. Aby możliwe było pełne wykorzystanie potencjału drzemiącego w elektronicznym obiegu dokumentów, konieczny jest właściwy i starannie przemyślany wybór oprogramowania informatycznego dedykowanego jego obsłudze. Dobrej jakości system zarządzania dokumentami powinien oferować wiele funkcjonalności (w tym sprawny system OCR), pozwalać na zarządzanie masowymi ilościami dokumentacji, być wyposażony w nowoczesne narzędzia do zarządzania workflow i automatyzacji procesów biznesowych oraz pozostawać przy tym rozwiązaniem prostym i intuicyjnym w obsłudze.
Wszystkie te cechy łączą w sobie nowoczesne, innowacyjne platformy low-code, które pozwalają na szybkie budowanie idealnie skrojonych na miarę każdej firmy, wysoko funkcjonalnych oraz w pełni ustandaryzowanych aplikacji biznesowych. Najlepsze z platform niskokodowych dostępnych obecnie na rynku pozwalają nie tylko na tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy, dając ponadto możliwość sprawnego i szybkiego wdrażania potrzebnych modyfikacji z natychmiastowym skutkiem. Taka innowacyjna funkcjonalność pozwala na sprawne dostosowywanie już istniejących obiegów dokumentów do zmieniających się w czasie potrzeb firmy, bez ryzyka naruszenia integralności działających procesów lub zaburzenia pracy wcześniej wdrożonych aplikacji biznesowych.