Portal biznesowy – Wiadomości / Informacje / Porady
Firma

Dlaczego systematyczne przeprowadzanie audytu w firmie jest takie ważne?

przeprowadzanie audytu w firmie

Systematyczność, dokładność, analiza potrzeb i realizacja założonych celów pozwala firmie porządkowej na świadczenie usług na wysokim poziomie. Dział kontroli wewnętrznej z regularnie przeprowadzanymi kontrolami jakości wewnątrz firmy oraz sprzątanych placówkach wpływa na poprawę jakości usług porządkowych.

Czym jest AUDYT w firmie sprzątającej?

Audyt jest systematyczną i niezależną od danej organizacji, projektu lub produktu jednostką. Audytu dokonują wyłącznie osoby z odpowiednimi kwalifikacjami.

Wynikiem audytu jest raport, przygotowany w formie bezosobowej, ze wskazaniem pozycji do poprawy jak i punktów, które uzyskały pozytywną ocenę. Podstawowym narzędziem wykorzystywanym podczas audytu w firmie porządkowej jest WYWIAD z pracownikami i kierownictwem, w celu poznanie prawdy i faktycznej sytuacji panującej w firmie oraz pomiędzy firmą a klientem u którego świadczona jest usługa porządkowa. Sprawowanie wybiórczych audytów podczas świadczenia usługi (np. nad myciem okien, czy praniem wykładziny) pozwoli na ocenę, czy usługa realizowana jest ściśle z normami jakie ustaliła firma sprzątająca.

AUDYTOR

Jest wykwalifikowanym pracownikiem przeprowadzający kontrolę w firmie. Praca w audycie wymaga zrozumienia celów organizacji, specyfiki ryzyka biznesowego, operacyjnego oraz finansowego, w którym działa firma, zewnętrznych uregulowań oraz różnych potrzeb reprezentowanych przez akcjonariuszy, zarząd i pracowników. Audyt ma na celu wychwycić błędy jakie występują na płaszczyźnie usługowej, wskazać jak można ulepszyć i usprawnić działania w strefie świadczenia usług porządkowych (np. inne godziny pracy ekipy porządkowej, inne środki do sprzątania, dodatkowe godziny pracy, skuteczniejsza koordynacja nad obiektem, szybszy przepływ informacji).

ZADANIA AUDYTORA

Zadania audytora są dokładnie sprecyzowane i polegają głównie na:

  • Uczestnictwie w projektach audytorskich i wykonywaniu prac założonych w planie audytu.
  • Przeprowadzeniu badania pod względem zgodności z określonymi standardami, wzorcami w firmie.
  • Analizie kluczowych procesów i zasobów w organizacji pod kątem zainstalowanych kontroli wewnętrznych i ewentualnych możliwych ryzyk.
  • Odpowiedzialności za projekty jednorazowe (np. audyty śledcze).
  • Uczestnictwie w projektowaniu nowych systemów kontroli wewnętrznej.
  • Niezależnej ocenie przedsiębiorstwa, systemu, procesu, produktu, której celem jest wskazanie czy firma działa zgodnie z wyznaczonymi założeniami.
  • Sprawowaniu nadzoru, przeprowadzaniu badania i sporządzaniu raportów.
  • Skrupulatnej analizie wszystkich sprawozdań firmy dotyczących założonego celu.
  • Kontroli czy dane przedstawione w sprawozdaniach są prawdziwe i rzetelnie, czy oddają obraz działalności firmy.
  • Audytor nie weryfikuje całej dokumentacji firmy i jej zapisów, a jedynie jej wybraną część, koncentruje się na konkretnym problemie np. braku skutecznej komunikacji pomiędzy koordynatorem a klientem i poddaje pomysł jak skutecznie wdrożyć rozwiązania.

Przykładowe pytania jakie może Wam zadać audytor:

  1. Na czym polega usługa porządkowa u danego klienta (w jakich godzinach świadczony jest serwis, czy klient ma wyjątkowe potrzeby i wymagania, jak pracownicy radzą sobie z nimi)?
  2. Jaka jest odpowiedzialność i jakie pracownicy posiadają uprawnienia?
  3. Jakie są cele i jak są mierzone (np. wydajność a zakres obowiązków)?
  4. Czy znana jest pracownikom treść polityki jakości i czy została ona w odpowiedni sposób zakomunikowana?
  5. Czy powstałe problemy są zgłaszane (np. zbyt mało czasu względem zakresu obowiązków, brakujące środki chemiczne), jeśli tak, to komu (kierownik, koordynator, dyrekcja) i kiedy (jaki jest czas na uzyskanie odpowiedzi zwrotnej?

JAKI RODZAJ AUDYTU WYBRAĆ?

To firma decyduje jaki audyt chciałaby przeprowadzić w firmie. W zależności od potrzeb i problemów z jakimi boryka się przedsiębiorstwo, firmy można przeprowadzić audyt jakości, marketingowy, operacyjny, personalny czy wiedzy.

Audyt jakości to nic innego jak badanie mające stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości np. usługi porządkowej, są zgodne z wyznaczonymi ustaleniami ale także, czy są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie uzgodnionych celów.

Audyt marketingowy, to sprawozdanie z badania otoczenia, czy podjęte działania w celu wypromowania firmy są wystarczające lub jakie kroki można podjąć, by było więcej odwiedzin na stronie, więcej leadów, więcej klientów, by dotrzeć do tych klientów, którzy stricte potrzebują skorzystać z usług porządkowych świadczonych przez firmę zewnętrzną.

Audyt operacyjny bada skuteczność systemów firmy dotyczących efektywności zarządzania działalnością operacyjną. Dzięki realizacji audytu przeprowadzana jest obiektywna ocena skuteczności, gospodarności i wydajności w firmie.

Audyt personalny polega na przeanalizowaniu, ocenie kompetencji oraz potencjału zawodowego danej grupy w firmie w odniesieniu do planów i potrzeb działalności firmy.

Audyt wiedzy ma na celu zbadanie stanu firmy w danym momencie z zakresu dostępności wiedzy i potrzeb jej przepływu oraz wykorzystania w procesach biznesowych przez pracowników. Czy zasoby wiedzy są właściwie zarządzane, przyporządkowane i/lub jakie narzędzia i rozwiązania mogą przyczynić się do poprawy funkcjonalności firmy i uzyskania maksymalnych korzyści.

CELE AUDYTU

Audyt to nie kontrola!! Audyt nie stwierdzi czy system zarządzanie jest dobry czy zły. Audyt ma określić czy system zarządzania obowiązujący w firmie, jest zgodny z tym co:

  • wymaga norma;
  • wymaga Klient;
  • wymaga prawo;
  • określają listy kontrolne;
  • wymaga sama organizacja;
  • określają przepisy wewnętrzne organizacji (polityki, procedury);
  • czy działa poprawnie, czyli pozwala osiągnąć firmie jej cele.

RODZAJE AUDYTÓW

Wyróżnić można dwa rodzaje audytu – zewnętrzny i wewnętrzny.

Audyt zewnętrzny jest badaniem przeprowadzonym przez audytorów niezależnych od badanej jednostki, a jego Audyt wewnętrzny jest stałym elementem firmy. Stanowi źródło niezależnych ocen. Jego zadaniem jest przynosić wymierne korzyści lub mniej wymierną wartość dodaną. Jest pomocny dla organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i metodyczne podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i zarządzania organizacją.

Każda firma czy instytucja, która posiada system zarządzania jakością, jest zobowiązana wykonywać audyty wewnętrzne. Zgodnie z najlepszymi wzorcami światowymi, istniejąca w przedsiębiorstwie niezależna komórka audytu wewnętrznego odpowiada za nadzór i monitoruje proces usprawniania systemu kontroli wewnętrznej. Prowadzi kontrolę zapobiegawczą i bada ryzyko wystąpienia zjawisk o negatywnych efektach. Koncentruje się na najważniejszych problemach i na obszarach o największym ryzyku. Stała kontrola może jedynie pozytywne wpłynąć na rozwój firmy.

SPRAWNIE DZIAŁAJĄCA KOMÓRKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO OZNACZA KORZYŚCI DLA FIRMY.

Przeprowadzanie stałych, cyklicznych audytów w poszczególnych komórkach (jakość usług porządkowych, nadzór kierownika, skuteczność działań działu operacyjnego) w przedsiębiorstwie przynosi widoczne pozytywne zmiany w prosperowaniu firmy.

Audyt pozwala na:

  • Wdrożenie racjonalnych, efektywnych procedur wewnętrznych oraz usprawnianie procesów funkcjonowania (szybsza reakcja na zgłoszenie w przypadku reklamacji, lepszej jakości środki czystości i materiałów pomocniczych).
  • Zmiany nieefektywnych rozwiązań.
  • Uniknięcie/ograniczenie potencjalnych strat, mogących powstać w wyniku wystąpienia niekorzystnych zjawisk, jeśli nie ma odpowiednich procedur kontrolnych.
  • Pomoc kierownictwu w sprawowaniu efektywnej kontroli nad realizacją projektu.
  • Każdy audyt (zewnętrzny, wewnętrzny) kończy się spotkaniem podsumowującym, w którym przedstawia się dobre praktyki w firmie, ale również wskazuje niezgodności i potrzebę podjęcia działań naprawczych.

KORZYŚCI Z SYSTEMATYCZNIE PRZEPROWADZANYCH AUDYTÓW.

Każdy audyt przyniesie niewymierne korzyści dla firmy, odkryje mankamenty w niepoprawnym funkcjonowaniu firmy, ale również:

  • Zwiększy odpowiedzialność wśród pracowników zarówno w kadrze zarządzającej (dyrektorzy, kierownicy), jak również wśród pracowników niższego szczebla (serwis sprzątający)
  • Zobliguje do przestrzegania przyjętych norm i zasad
  • Zwiększy powodzenia w funkcjonowaniu firmy
  • Audyt ma służyć jako środek do doskonalenia procesów wewnątrz organizacji, która by zachować konkurencyjną pozycję musi się rozwijać i doskonalić oraz unikać błędów i kosztownych reklamacji.
  • Pozytywny wynik audytu pomaga i jest niezbędny w kształtowaniu wizerunku wiarygodnego partnera, który potrafi we właściwy sposób wykorzystywać powierzone środki finansowe lub rzeczowe. Audyt powinien stanowić szansę na niezależną weryfikację tego, co dzieje się wewnątrz firmy.

Warto przeprowadzać audyt w firmie. Aby nie był on zbyt uciążliwy dla pracy, a zarazem przynosił największe korzyści, zakres jednego audytu powinien być zawężany, natomiast zwiększona ich częstotliwość.

Audytu nie jest kontrolą, karą, personalnym atakiem, czy problemem. Raczej należy go postrzegać jako okazję do usprawnień i uczenia się, ocenę funkcjonowania system, zapobieganie wystąpieniu błędów, czy okazję do wyeliminowania błędów.

Powiązane artykuły

Nie każdy przedsiębiorca musi przeprowadzić obowiązkowy audyt. I nie chodzi tylko o liczbę pracowników

teoriabiznesu.pl

Kampania Społeczna Biała Lilia – gwarancja bezpieczeństwa w lokalu gastronomicznym

teoriabiznesu.pl

Audyt IT – dlaczego jest taki ważny dla Twojego biznesu?

teoriabiznesu.pl