Ewolucja branży pocztowej. Janusz Konopka, prezes Speedmail, o 13 latach zmian technologicznych i konkurencyjności prywatnych operatorów
Jakie najważniejsze zmiany technologiczne zauważył Pan w branży pocztowej przez ostatnie 13 lat. Jak na tym tle wygląda Speedmail?
Janusz Konopka, prezes Speedmail: Rewolucja technologiczna branży pocztowej w Polsce zazwyczaj podążała śladem innowacji, które wcześniej pojawiły się w segmencie usług kurierskich. Publiczny operator pocztowy ma wiele możliwości, ale też, ze względu na swoją ogromną skalę trudno mu implementować nowe rozwiązania. Właśnie dlatego liderami w obszarze nowatorskich rozwiązań w segmencie przesyłek listowych byli i nadal są prywatni operatorzy. W Speedmail jako pierwsi w Polsce, już w 2012 roku wprowadziliśmy technologię umożliwiającą śledzenie każdej przesyłki, nawet listów zwykłych i korespondencji marketingowej, wykorzystując kody kreskowe, QR oraz urządzenia GPS. W kolejnych latach wdrożyliśmy systemy monitorowania oparte na lokalizacji GPS online, umożliwiające śledzenie trasy doręczenia w czasie rzeczywistym. Modernizacja sortowni, elektroniczne potwierdzenia odbioru oraz platformy do zarządzania procesem nadawczym to kolejne inwestycje, które podniosły standardy bezpieczeństwa i efektywności. Dla naszych klientów oznacza to pełną kontrolę nad przesyłkami, pewność terminowego dostarczenia oraz zaawansowane standardy bezpieczeństwa, stanowiące kluczowy atut w konkurencji z dominującym na rynku operatorem wyznaczonym.
Technologia to ważna sprawa, ale jak wiemy, ostatecznie i tak zwykle liczy się cena. Jak to możliwe, że prywatny operator pocztowy jest bardziej konkurencyjny od publicznego?
Szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe to jeden z głównych elementów sukcesu Speedmail. Nasza firma wykazuje się zdolnością do błyskawicznego dostosowywania się do dynamicznie ewoluującego otoczenia biznesowego. Ważna jest przy tym także elastyczna struktura kosztowa.
Jako niezależny operator pocztowy, mamy swobodę podejmowania szybkich decyzji, unikając przy tym uciążliwych procesów biurokratycznych, a efektywność operacyjna, innowacyjność i gotowość do reagowania na oczekiwania klientów pozwalają nam utrzymać konkurencyjne ceny.
Jak technologia wpływa na proces doręczania przesyłek listowych? Jakie ma ona znaczenie dla klientów?
W ciągu ostatnich lat Speedmail wprowadził szereg innowacji w dziedzinie IT, które mają na celu usprawnienie śledzenia przesyłek i zapewnienie klientom wyższej jakości usług logistycznych. Jedną z kluczowych inwestycji jest implementacja systemów monitorowania opartych na lokalizacji GPS online, umożliwiających śledzenie trasy przesyłek w czasie rzeczywistym. To narzędzie zwiększa transparentność procesu dostawy. Dodatkowo, firma wprowadziła nowoczesne technologie na etapie przyjmowania przesyłek. Eliminują one opóźnienia i minimalizują ryzyko pomyłek w procesie sortowania. Elektroniczne potwierdzenia odbioru oraz centralne sortownie dostosowane do rejonów doręczeń stanowią kolejne innowacje, które mają na celu podniesienie efektywności i przejrzystości całego procesu dostawy. Wszystkie te systemy na co dzień doceniane są przez naszych klientów, ale też ekspertów z branży. Nasz system śledzenia przesyłek oparty na lokalizacji GPS online został wyróżniony w 2021 roku w konkursie o nagrodę Polskiego Towarzystwa Logistycznego. Jest to potwierdzenie wysokiej jakości tego rozwiązania.
Speedmail obsługuje różnorodne branże od banków po agencje marketingowe. Jakie wyzwania i korzyści niesie współpraca z tak zróżnicowanymi sektorami?
Jednym z głównych wyzwań jest potrzeba dostosowania się do różnych specyfik branżowych oraz indywidualnych wymagań klientów z każdego sektora. Każda branża ma swoje unikalne potrzeby logistyczne, bezpieczeństwa i czasu dostawy, co wymaga precyzyjnego dostosowania usług. Speedmail współpracuje z różnymi sektorami, takimi jak bankowość, administracja publiczna (zarówno JST, jak i spółki komunalne), e-commerce, działy procurement czy windykacja. W przypadku sektora bankowego, gdzie kluczowe są kwestie poufności, Speedmail zapewnia najwyższy standard bezpieczeństwa doręczeń, co jest szczególnie istotne w przypadku korespondencji wrażliwej. Dla administracji publicznej skuteczność doręczeń i terminowa dostawa są kluczowe z punktu widzenia efektywnej komunikacji z mieszkańcami oraz między instytucjami. Dla sektora e-commerce natomiast ważna jest przede wszystkim szybka dostawa i jej konkurencyjna cena, po to by spełnić wymagania klientów. Jednak współpraca z różnorodnymi sektorami przynosi także liczne korzyści. Dzięki temu Speedmail ma szansę zrozumieć i dostosować się do zróżnicowanych potrzeb rynku. Obsługa wielu branż umożliwia nam rozwijanie innowacyjnych rozwiązań, które mogą być skierowane do konkretnych sektorów. Ponadto, różnorodność klientów przekłada się na stabilność biznesową, ponieważ nie jesteśmy uzależnieni jedynie od jednej konkretnej branży. Wartością dodaną takiej zróżnicowanej obsługi jest również zdolność do dostarczania spersonalizowanych rozwiązań, co sprzyja budowaniu długotrwałych relacji z klientami i umacnianiu pozycji Speedmail jako wszechstronnego partnera pocztowego.
Jakie znaczenie technologia ma w kontekście współpracy z partnerami, m.in. drukarniami korespondencji i firmami konfekcyjnymi? Jakie technologie wykorzystuje w tym obszarze Speedmail?
Przede wszystkim konsekwentnie wykorzystujemy zaawansowane rozwiązania automatyzacyjne, co przyczynia się do znaczącej poprawy efektywności operacyjnej. Centralnym elementem tego procesu jest możliwość zintegrowanego zarządzania wszystkimi etapami wysyłki pocztowej, co sprawia, że nadawca może zarządzać każdym elementem procesu nadawczego w jednym miejscu. Automatyzacja wydruku wysyłek oraz konfekcjonowania korespondencji pozwala na szybkie i precyzyjne przygotowanie dużej liczby przesyłek, co z kolei wpływa na skrócenie czasu realizacji i dostawy. To istotne, zwłaszcza w kontekście wysyłek masowych, gdzie efektywność operacyjna ma kluczowe znaczenie. Dodatkowo, wykorzystanie zaawansowanych technologii automatyzacyjnych umożliwia minimalizację błędów, zwiększa precyzję i spójność procesów, co jest istotne zarówno dla Speedmail, jak i dla jego klientów. Współpraca z partnerami zajmującymi się drukiem i konfekcjonowaniem korespondencji czy też obsługą poczty hybrydowej pozwala nam na utrzymanie najwyższych standardów jakościowych i zapewnienie efektywnego wsparcia dla klientów w realizacji różnorodnych potrzeb.
Przesyłki, szczególnie takie, którymi zajmuje się Speedmail, zawierają wiele danych wrażliwych. Czy w obliczu rosnących zagrożeń, zabezpieczenie obrotu pocztowego i ochrona poufności przesyłek wymaga dodatkowych działań?
Przede wszystkim koncentrujemy się na ścisłych procedurach, obejmujących zarówno etap odbioru przesyłki od nadawcy, jak i jej doręczenia adresatowi. Nasi listonosze przechodzą regularne szkolenia oraz podlegają kontrolom, a wykorzystywane przez nas sortownie są wyposażone w urządzenia rejestrujące proces sortowania i rejestracji przesyłek. W ramach środków bezpieczeństwa, wdrożyliśmy wcześniej wspomniany system śledzenia, który umożliwia monitorowanie trasy przesyłek w czasie rzeczywistym i skutecznie minimalizuje ryzyko pomyłek. Jednym z istotnych kroków w kierunku bezpieczeństwa przesyłek jest również wprowadzenie Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru, umożliwiającego składanie podpisu biometrycznego na urządzeniu mobilnym. To szczególnie istotne w przypadku przesyłek zawierających dane wrażliwe, umów, wezwań do zapłaty czy korespondencji biznesowej.
Jakie zmiany zauważył Pan w oczekiwaniach klientów wobec usług pocztowych w ciągu ostatnich lat?
Obserwujemy rosnące oczekiwania klientów zarówno jeśli chodzi o jakość doręczeń, jak i formaty przesyłek, co widać np. w obszarze e-commerce. Klienci e-sklepów poszukują sposobów dostawy, które będą nie tylko szybkie, ale i tanie. W Speedmail stale reagujemy na te zmiany poprzez wprowadzając odpowiednie rozwiązania. Jednym z nich jest np. listopaczka, która oferuje monitorowanie przesyłki i potwierdzenie doręczenia jak w przypadku paczki, a jej cena jest porównywalna do zwykłego listu.
Zarówno w przestrzeni publicznej, jak i w biznesie, coraz większą uwagę zwraca się na zrównoważone działania i zmniejszenie ingerencji w środowisko. Jakie działania podejmuje w tym obszarze Speedmail? ?
Wprowadzamy innowacyjne rozwiązania logistyczne, ale jednocześnie skupiamy się na zrównoważonych praktykach biznesowych. Nasze podejście obejmuje m.in. optymalizację tras dostaw, co przyczynia się bezpośrednio do redukcji emisji CO2 i efektywniejszego wykorzystania zasobów. Dążymy też do eliminacji nadmiernego zużycia paliwa poprzez monitorowanie procesu doręczeń za pomocą systemu GPS oraz odpowiednich lokalizacji sortowni regionalnych. Takie działanie pozwala na zminimalizowanie konieczności nadmiernego transportu, co przekłada się na znaczną redukcję śladu węglowego. Ponadto, podążając za eko-trendami, skupiamy się na ekologicznych praktykach pakowania. Odeszliśmy już częściowo od jednorazowych opakowań kartonowych na rzecz jednostek transportowych wielokrotnego użytku. Stosując eko-logistykę, nie tylko dostosowujemy się do zmieniających się przyzwyczajeń zakupowych, ale także angażujemy się w praktyki mające na celu zmniejszenie śladu środowiskowego. Inwestujemy również w nowoczesne technologie wspierające nasze działania proekologiczne. Przykładowo, centralna sortownia, monitoring GPS i standaryzowane systemy transportowe pomagają nam nie tylko redukować emisję CO2, ale także generować oszczędności w zakresie pracy zespołu oraz zużycia zasobów.
Jak będzie wyglądała najbliższa przyszłość branży pocztowej? Jakie są plany i perspektywy Speedmail, zwłaszcza patrząc na rozwój technologii, zmiany w oczekiwaniach klientów i ewentualne ekspansje na nowe rynki?
Postępująca cyfryzacja, wprowadzana na podstawie kolejnych przepisów i zmiany nawyków konsumentów, bez wątpienia w dłuższej perspektywie wpłyną na branżę pocztową. Jednak całkowitym zanikiem zapotrzebowania na usługi pocztowe nie musimy się martwić. Planujemy rozwijać Speedmail, skupiając się na dwóch kluczowych obszarach. Po pierwsze, intensyfikacja inwestycji w rozwój technologii, aby utrzymać naszą pozycję jako innowacyjnego lidera w branży pocztowej. Planujemy rozbudowę naszych usług o nowe opcje, dostosowane do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego i konsumenckiego, m.in. w zakresie obsługi segmentu e-commerce. Będziemy też kontynuować pracę nad elastycznością cenową, aby sprostać różnorodnym potrzebom klientów. Mimo że rynek pocztowy ewoluuje w związku z rosnącą popularnością korespondencji elektronicznej, wierzymy, że odpowiednio dostosowane usługi, oparte na nowoczesnych technologiach, nadal będą cieszyć się popytem. Naszym celem jest utrzymanie konkurencyjności poprzez stałe doskonalenie oferty i świadczenie usług odpowiadających na bieżące wyzwania rynkowe.
Speedmail obecne jest na rynku od 13 lat. Może się to wydawać niedużo, ale gdy spojrzymy na to co wydarzyło się w tym czasie zarówno w gospodarce, jak i w polityce, to jednak całkiem sporo. Jak zmienił się model biznesowy przez te 13 lat?
Przez ostatnie lata model biznesowy Speedmail przeszedł istotne zmiany, dostosowując się do dynamicznego otoczenia rynkowego. Nasza adaptacyjność wynika z kilku kluczowych czynników. W odpowiedzi na postępującą cyfryzację i zmieniające się preferencje klientów, intensywnie rozwijaliśmy technologiczne aspekty naszych usług. Wprowadziliśmy nowoczesne systemy, zoptymalizowaliśmy procesy operacyjne przy użyciu automatyzacji, a także dostosowaliśmy się do nowych standardów bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Oferujemy rozwiązania, które wspierają naszych klientów w obszarze zarządzania korespondencją, a jednocześnie odpowiadają na rosnące oczekiwania w zakresie szybkości i efektywności operacji. Zauważamy również zmiany w strukturze rynku, związane z malejącymi wolumenami tradycyjnych przesyłek listowych. Świadomi tego trendu, skoncentrowaliśmy się na dostarczaniu usług, które nadal cieszą się zainteresowaniem i rentownością. Nasza elastyczność cenowa i innowacyjne podejście pomogły nam utrzymać silną pozycję na rynku. Ważna w tym kontekście jest struktura Speedmail, która opiera się na sieci agencji pocztowych zlokalizowanych w ponad 100 największych miastach kraju. Dodatkowo istotnym elementem jest utrzymanie wysokich standardów usług pocztowych. Pomimo zmieniającego się otoczenia biznesowego, zawsze kładliśmy nacisk na jakość obsługi klienta, terminowość dostaw oraz bezpieczeństwo przesyłek. To elementy, które stanowią fundament naszego modelu biznesowego, niezależnie od zmieniających się trendów.
—————————————
Speedmail to największy w Polsce niezależny operator pocztowy. Firma doręcza przesyłki listowe i marketingowe poprzez sieć ponad 100 placówek zlokalizowanych w większości dużych i średnich miast kraju. Oferta Speedmail adresowana jest do firm takich jak: banki, operatorzy telekomunikacyjni, telewizje kablowe, firmy ubezpieczeniowe, ale też do agencji marketingowych, fundacji, samorządów oraz spółek miejskich. Jej konkurencyjną przewagę stanowią zarówno elastyczność cenowa, jak i najnowsze rozwiązania IT: śledzenie wszystkich przesyłek, monitoring listonoszy on-line czy aplikacja do zarządzania korespondencją. Dzięki zintegrowaniu z największymi drukarniami korespondencji i firmami konfekcyjnymi, Speedmail zapewnia pełną automatyzację wysyłek masowych. Działalność firmy wyróżnia zastosowanie sprawdzonych rozwiązań logistycznych, ale także dbałość o bezpieczeństwo obrotu pocztowego. Marka Speedmail budowana jest w oparciu o najlepsze praktyki i doświadczenia rynków europejskich.
Zobacz także: